36 uur, maximaal € 3.831,00 (schaal 7)
Ben jij op zoek naar een uitdagende functie binnen een kleine en overzichtelijke organisatie, maar waar wel van alles gebeurt? Dan ben je bij ons aan het juiste adres! Er is namelijk genoeg te doen om jou al snel onmisbaar te maken. Zie jij organiseren en alles er omheen als uitdaging? Dan drinken wij op korte termijn graag een kop koffie met jou om elkaar beter te leren kennen.
WAT GA JE DOEN ALS MANAGEMENTASSISTENT?
Is plannen en organiseren jou niet vreemd? Zie jij het als een uitdaging om dat ene gaatje te vinden voor een overleg in die overvolle agenda’s van de wethouders? Lees dan snel verder, want misschien zoeken wij jou!
In deze afwisselende functie voer je secretariaatswerkzaamheden uit en ben je hét aanspreekpunt voor de bestuurders en managers die je ondersteunt. Complex agendabeheer en het plannen van complexe afspraken is een greep uit de werkzaamheden waar je dagelijks mee te maken krijgt. Je beheert op een zorgvuldige manier de agenda’s en regelt afspraken. Ook bewaak je het telefoonverkeer, neem je boodschappen aan en je verstrekt algemene informatie. Verder ondersteun je bij het ontvangen van bezoekers, de verwerking en behandeling van post.
Je organiseert, begeleidt en bereidt afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen voor. Je beheert het bestuurlijke besluitvormingsproces, waarbij je in charge bent van een goede aanlevering en afwikkeling van dossiers in het zaaksysteem. Je zorgt ervoor dat stukken op tijd en kwalitatief goed worden aangeleverd. Je neemt als logboekschrijver deel aan Bevolkingszorg Regio Leiden (BRL). Ook voer je verschillende administratieve ondersteunende werkzaamheden uit, zoals het verweken van facturen en het aanmaken van orders. Het secretariaat is het centrale punt wat betreft het regelen van attenties, bloemen en in- en uitdiensttreding van medewerkers.
Kortom, een functie in een dynamisch team dichtbij het bestuur van de mooie gemeente Leiderdorp.
DIT KRIJG JIJ
Aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 3.831,00 bruto per maand (schaal 7), o.b.v. een 36-urige werkweek. Dit is het maximale salarisbedrag vanaf 1 oktober 2024 door de CAO-verhoging van 1,25%. Verder bieden wij jou:
- Een contract van 36 uur per week voor de periode van één jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst. (Heb je bij de gemeente Leiderdorp een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dan behoud je je arbeidsrecht.)
- Een organisatie met korte lijnen, waar veel wordt gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid.
- Sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners.
- Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling. We hebben een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.
- Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
- Opname in het ABP-pensioenfonds en een jaarlijkse tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
- We werken hybride, waarbij het uitgangspunt is dat je een deel van je werktijd in overleg ook thuis kunt werken.
- Een mobiele telefoon en laptop krijg je ter beschikking.
DIT NEEM JIJ MEE
Je bent een enthousiaste teamspeler die goed kan samenwerken met verschillende disciplines. Schakelen tussen verschillende niveaus is voor jou geen probleem. Daarnaast ben je flexibel, zorgvuldig, proactief en stressbestendig. Je gaat planmatig te werk, bent omgevingsbewust en resultaatgericht. Je kunt heel goed prioriteiten stellen en overzicht houden. En als het werk een keer afgemaakt moet worden na werktijd, is dat voor jou geen probleem. Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat, er is dus ruimte voor groei en kansen. Hiernaast neem je de volgende kennis en ervaring mee:
- Minimaal mbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding als managementassistent/directiesecretaresse.
- Kennis en ervaring in of affiniteit met een gemeentelijke organisatie op secretarieel gebied.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.
- Ruime ervaring met Microsoft Office.
Het team is in ontwikkeling. Dat houdt in dat we met elkaar kijken naar ieders talenten en interesses en daarop het werk verdelen. Dat kan ook betekenen dat de inhoudelijke werkzaamheden in de toekomst nog kunnen veranderen. Hierbij kan gedacht worden aan een andere verdeling van portefeuilles, maar ook aan het beheren van kabinetszaken, zoals de koninklijke lintjes, jubilerende bruidsparen etc.
ONS TEAM
Je werkt samen met drie collega’s op het bestuurssecretariaat. Dit team is onderdeel van team Bestuur en Organisatie Ondersteuning dat uit 15 medewerkers bestaat en zich bezighoudt met bestuurs- en managementondersteuning, directieadvies, regiocoördinatie, communicatie en arbo & verzuim.
WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE
Solliciteer zo snel mogelijk, maar uiterlijk 5 september ter attentie van Esther Fien (manager Bestuur en Organisatie). Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de functie, neem dan contact op met Esther via 06 4104 4264.
Heb je vragen over het sollicitatieproces, neem dan contact op met Bianca van der Weide (recruiter) via 06 4348 6757 (via Whatsapp kan uiteraard ook). Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt.
De gesprekken staan gepland op 10 september in de ochtend en 12 september in de middag.
Voor deze vacature werven wij in- en extern tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.
GEMEENTE LEIDERDORP
Stimuleert de kennis van onze inwoners, instellingen en ondernemers. Wij werken bevlogen en zijn behulpzaam. Onze nieuwsgierige instelling biedt ruimte om met oplossingen te komen. Zo kan iedereen tot bloei komen. Vertrouwen en verbinding zijn altijd ons vertrekpunt. We luisteren en handelen vanuit sterke betrokkenheid bij onze omgeving. Op onze polders zijn we bijzonder trots, we willen die voor iedereen in de regio beter toegankelijk maken. Vanuit een energieke en toegankelijke zelforganiserende werkomgeving is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en nieuwe kansen. Wendbaar en flexibel werken zit ons in het bloed waardoor we met een open en kritische blik onze dienstverlenende taken kunnen volbrengen. We moedigen nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen aan. Initiatieven met lef. Mede daarom wonen, werken en leven mensen hier graag. Onze ambitie is actief verbinden en blijvend vernieuwen in een kansrijke omgeving.
We zoeken mensen die ons daarbij helpen. Mensen met een hart voor dienstverlening en maatschappelijke betrokkenheid. Want die maken het verschil.
Geef een reactie