36 uur per week
Ben jij als proactieve ondersteuner de oren en ogen van onze managers?
Over ons
Je werkt binnen het domein Fysieke Leefomgeving van gemeente Velsen. Een domein met enthousiaste, ervaren collega’s die zich inzetten voor de ruimtelijke ontwikkeling van de gemeente. De lijnen binnen het domein zijn kort en collega’s werken nauw samen om elkaar verder te helpen. Jouw directe collega’s zijn de medewerkers van team ondersteuning en de managers die je ondersteunt.
Wat ga je doen?
Samen met de andere managementassistent verzorg je de dagelijkse ondersteuning van het managementteam van het domein Fysieke Leefomgeving. Je functie omvat het beheren van agenda's, mailboxen en het organiseren van evenementen. Ook de on- en offboarding van medewerkers, het fungeren als vraagbaak bij uiteenlopende vragen van medewerkers en waar nodig notuleren bij vergaderingen behoren tot de werkzaamheden. Je zult te maken krijgen met drukke situaties waarin je snel en efficiënt moet handelen. Goede communicatievaardigheden zijn essentieel, evenals een proactieve houding en het vermogen om goed te plannen en organiseren. Tot slot draag je bij aan de professionalisering van het secretariaat.
- Agendabeheer: zorgen voor een overzichtelijke, up-to-date en proactieve agendaplanning;
- Mailboxbeheer: beheren van inkomende en uitgaande e-mails, inclusief het prioriteren en (deels) beantwoorden van e-mails;
- Organiseren evenementen: plannen en coördineren van bijeenkomsten en evenementen van teams of het domein;
- De on- en offboarding van onze medewerkers;
- Notuleren bij project- en teamvergaderingen, waarbij de aandacht vooral ligt op het vastleggen van belangrijke acties;
- Bieden van proactieve ondersteuning waar nodig bij het teams, zoals het managementteam.
Wat vragen wij?
Jouw proactieve houding zorgt ervoor dat je ziet wat er moet gebeuren en actie onderneemt zonder af te wachten. Je kunt goed plannen en organiseren, en behoudt het overzicht in drukke situaties. Met uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden ben je communicatief sterk. Je denkt in oplossingen en weet problemen snel en efficiënt aan te pakken. Als teamspeler werk je graag samen en ondersteun je je collega's waar nodig.
Wat breng je in elk geval mee?
Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau. Je hebt bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie en met bestuurlijke dynamiek.
Wat bieden wij?
We zijn een overzichtelijke organisatie, daardoor zijn de lijnen kort. Jouw bijdrage wordt dus gezien en gehoord en we geven je daarbij al ons vertrouwen. Gecombineerd met de persoonlijke, prettige sfeer in het domein en collega's die ruimte geven en graag meedenken. Dit alles levert jou een interessante en verantwoordelijke functie op.
Waar kun je verder op rekenen?
- Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, waarbij we de intentie hebben deze om te zetten in een vast dienstverband.
- Een salaris van maximaal €3.831,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7).
- Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, dat je naar eigen behoefte kunt besteden.
- Een hybride manier van werken, waardoor je zelf voor een groot deel bepaalt waar, wanneer en hoe je je werk doet.
- Vergoedingen voor reiskosten en thuiswerken, een prima pensioenvoorziening bij het ABP en de mogelijkheid om deel te nemen aan collectieve verzekeringen.
- Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, want we vinden het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten groeien.
- En niet onbelangrijk…borrels, gezellige team- en afdelingsuitjes en allerlei leuke activiteiten met de personeelsvereniging.
Meer informatie
Wil je meer informatie over deze functie, bel gerust met Daan Hendriks, Manager Team Ondersteuning, op zijn 06-40573859. Informatie over de gemeente Velsen kun je vinden op Bestuur en Organisatie | Gemeente Velsen.
Of ben je al enthousiast? Solliciteer vóór 4 januari 2024 via de sollicitatiebutton.
Geef een reactie