Niet iedereen die een brief van de gemeente ontvangt, begrijpt wat daarin staat. Daarom loopt in Arnhem een proef met een terugstuurservice. Onduidelijke brieven mogen terug naar de gemeente, inwoners ontvangen daarna een verbeterde versie.
De gemeente Arnhem start de service Dit kan duidelijker! voor het terugsturen van de brieven. Wethouder publieke dienstverlening Maurits van de Geijn: ‘We willen als gemeente onze inwoners zo goed mogelijk informeren en dus zo helder mogelijke brieven schrijven. Alleen lukt dat nog niet altijd.’
Inwoners krijgen nog te vaak gemeentebrieven die ze niet begrijpen, licht de Arnhemse bestuurder toe. ‘Daarom roepen we inwoners op het ons te laten weten als zij een onduidelijke brief krijgen.’
10 dagen voor verbetering
Wie niet begrijpt wat er in het gemeentelijke schrijven staat, mag het terugsturen per post of via e-mail. De afdeling communicatie gaat vervolgens terug naar de schrijftafel en stuurt binnen 10 dagen een betere versie van de brief. De terugstuurservice loopt sinds 13 januari en wordt na een half jaar geëvalueerd.
Markeren met een stift
Voor het terugsturen gelden wel richtlijnen, zoals het markeren met een stift van de onduidelijke delen en doorhalen van persoonlijke gegevens. Wie een brief terugstuurt, moet ook een foto of kopie van het origineel maken. Sommige gemeentelijke enveloppen vermelden de terugstuurservice, maar elke onbegrijpelijke brief van de gemeente kan kosteloos worden geretourneerd.
Geen bezwaar of uitstel
Arnhem benadrukt dat het terugsturen niet betekent dat een ontvanger bezwaar maakt. ‘Ook krijgt u geen uitstel van het besluit en de bezwaartermijn. Wij herschrijven het deel van de brief dat u onduidelijk vindt om onze dienstverlening te verbeteren. Dat zegt niets over de rechtmatigheid van het besluit.’
Privacy
In het kader van de privacy schrijft de gemeente dat de gegevens van wie een verbeterde brief terug wil ontvangen, slechts bekend zijn bij 4 medewerkers van de afdeling communicatie. Anoniem terugsturen kan ook. In dat geval wordt de medewerker die de onduidelijke brief opstelde, gevraagd om te werken aan duidelijke brieven.
Brievenwasmachine
Arnhem volgt overigens het voorbeeld van andere gemeenten met een vergelijkbaar initiatief. Zo heeft Haarlemmermeer een meldpunt voor betere brieven. Net als de gemeente Waalwijk. De gemeente Wijchen roept eveneens op onduidelijke taal te melden. Daarbij kan het gaan om brieven maar ook om berichten op sociale media of een nieuwsartikel op de gemeentelijke site.
In de gemeente Leeuwarden mogen inwoners die een onduidelijke brief kregen, deze in een brievenbus doen in de hal van het gemeentehuis. De gemeente neemt vervolgens contact op, om samen te kijken hoe de brief beter en duidelijker kan. De gemeente Smallingerland gebruikte hiervoor een kartonnen ‘brievenwasmachine’ waar moeilijke brieven in mochten.
Geef een reactie