Afdelingssecretaresse Mobiliteitstransitie en Bereikbaarheid – Gemeente Eindhoven

Jouw rol:
Het is je taak om “jouw” managers te ontzorgen en overzicht te houden in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit doe je vooral op secretarieel, maar ook op administratief vlak. Jij zorgt ervoor dat de afdelingshoofden goed voorbereid en met de juiste informatie op pad kunnen. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je beheert, bewaakt en zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden. En brengt daar structuur in aan en schrikt er niet voor terug dat de agenda regelmatig aan verandering onderhevig is.
• Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, verzorgt de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
• Je ondersteunt de afdelingshoofden door het bijhouden van personeelsinformatie, het (digitaal) registreren en archiveren van stukken en zorgt ervoor dat (nieuwe) medewerkers hun plek snel weten te vinden en zich thuis voelen op de afdeling.
• Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.
• Binnen deze redelijk nieuwe afdeling ben jij de spin in het web en zie jij het als een uitdaging mee te bouwen aan de verschillende afdelingen.

Met wie doe je dat?
Je komt te werken binnen de sector RBO. Deze sector bestaat uit 9 afdelingen, waarbij jij in je rol als afdelingssecretaresse de afdeling Mobiliteitstransiste & Bereikbaarheid gaat ondersteunen. Binnen de afdeling werk je met het afdelingshoofd. Jij en je collega secretaresses zorgen voor de structuur in het dagelijks werk van de afdelingshoofden van de sector, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat de managers kunnen doen waarvoor ze zijn aangesteld: sturen op de opgaves waarvoor ze staan en leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende experts om dit allemaal in goede banen te leiden.

Wat breng je mee?

• Je hebt een relevante afgeronde studie op mbo-niveau.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het Office-pakket (met name Outlook, Word, Excel, Powerpoint en teams) en hebt aantoonbare ervaring met digitale personeelsinformatiesystemen (YouForce is een pré).
• Je vindt service, klantgerichtheid en ontzorgen belangrijk en bent pas tevreden als jouw inspanningen hebben gezorgd voor meer efficiëntie en effectiviteit.
• Je bent een verbinder, werkt graag samen met anderen in een hectische omgeving waar elke dag anders is en draagt daarbij graag zorg voor een goede sfeer op de afdeling.
• Je bent pro-actief, dit toon je door actie te ondernemen zonder dat andere mensen je daartoe aanzetten.

Wat bieden wij?
Een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen €2.316,- en €3.524,- (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een jaarcontract, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
• 27 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
• 17,05 % Individueel Keuzebudget (IKB), te besteden aan bijvoorbeeld verlofdagen, fietsvergoeding of uitbetalen. Dit houdt in dat er elke maand 17,05% van je bruto maandsalaris voor jou wordt gereserveerd.
• Reiskosten: Openbaar vervoer? Volledige OV-vergoeding. Auto? Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km (woon-werkafstand) vanaf 7.5 km t/m 40 km enkele reis. Fiets/e-bike of te voet? Vergoeding van € 0,23 per km zonder maximum.
• Hybride werken: een balans tussen flexibele werkplekken op kantoor en thuiswerkfaciliteiten met een thuiswerkvergoeding.

Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk deze hier.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven barst van de energie. Onze stad is de laatste jaren flink gegroeid en blijft groeien. Elk jaar komen er meer mensen om te wonen, leren, werken, verblijven en recreëren. Dat brengt veel moois met zich mee. En ook uitdagingen. We ontwikkelen een stad voor alle Eindhovenaren, van nu en de toekomst. Een stad waarin iedereen een plek heeft en zich thuis voelt, waar je ook vandaan komt. Waarin ondernemers hun dromen kunnen waarmaken en kennis, innovatie en design alle ruimte krijgt. Want mensen maken de stad. Het vraagt veel van onze organisatie om dat waar te kunnen maken. We versterken daarom onze organisatie en maken ‘m samen toekomstbestendig voor de grote opgaven waar we als stad en regio voor staan. Eindhoven, werk waar je voor staat.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dit betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en inclusie vinden we heel belangrijk. Bij ons is ruimte voor iedereen. We zijn blij met de verschillen tussen onze medewerkers. Die hebben we het liefst net zo groot als die in onze stad en regio. Want juist doordat we verschillend zijn, maken we samen onze grote plannen waar. Wil je weten hoe het is om bij ons te werken? Lees dan de verhalen van onze medewerkers op www.werkenvooreindhoven.nl.

Geïnteresseerd?
Wij zijn benieuwd naar jou! Reageren kan tot en met 25 februari.

Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met onze recruiter Ronald Dankers via 0653956083. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Ingeborg Brouwer, Afdelingshoofd Mobiliteitstransitie & Bereikbaarheid via 06 42199154

In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.”

Selectieproces
Om onze enorme ambities voor de korte- en lange termijn te realiseren zijn we op zoek naar extra versterking. Daarom zetten we alles op alles om ook ons selectieproces te optimaliseren en te versnellen. Heb je interesse in deze functie? Wacht dan niet tot de sluitingsdatum, maar solliciteer zo snel mogelijk!

Wordt jouw cv geselecteerd? Dan starten we direct de sollicitatieprocedure op. Dit kan zelfs vóór de sluitingsdatum zijn.

Let op: Bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.

De gesprekken worden in onderling overleg gepland.

Acquisitie stellen we niet op prijs.