Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein – Gemeente Leeuwarden

Wat ga je doen
Draag jij met je secretariële, organisatorische en administratieve kwaliteiten graag bij aan een krachtige inclusieve (lokale) samenleving, waarin iedereen meetelt en meedoet? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als project assistent & secretaresse ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.

1. Verzorgen vergaderingen

• Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
• Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij indien gewenst faciliteiten;
• Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelen van bijbehorende stukken en delen met de deelnemers van de betreffende vergadering;
• Bewaken van actielijsten.

1. Frontdienst

• Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;
• Afhandelen van fysieke poststukken van het Sociaal Domein;
• Afhandelen van facilitaire verzoeken, zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc.

1. Agendabeheer

• Bijdragen aan het agendabeheer van managers en teamleiders;
• Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
• Interne afspraken inplannen indien het gaat om complexe agenda’s.

1. Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein

• Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;
• Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
• Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen.

Wie ben jij
Jij bent een representatief en verantwoordelijk type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je vindt het leuk om snel en veel te schakelen, hebt talent op het gebied van plannen & organiseren, hebt ervaring met notuleren en bent proactief en nauwkeurig. Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel).

Wij vragen iemand met een secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau en werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken.

Waar ga je werken
Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden, in de sector Bedrijfsvoering en Advies. De sector Bedrijfsvoering & Advies Sociaal Domein levert ondersteunende en adviserende diensten aan de andere sectoren binnen het sociaal domein, het MT en de directie.
Deze ondersteuning en advisering wordt geleverd vanuit de volgende aandachtsgebieden: strategisch, financieel, juridisch, secretarieel, backoffice WMO/Jeugd en het datacenter.

Het secretariaat bestaande uit 8 leden zorgt er gezamenlijk voor dat de managers en medewerkers van het Sociaal Domein worden ondersteund. Hoewel iedereen zijn eigen werkzaamheden en aandachtsgebieden heeft, helpen we elkaar als het moet en ook als het kan. Het team werkt in teamverband en uit één e-mail box. Wij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en betrouwbaar mogelijk te kunnen leveren aan onze (interne) klanten.

Wat bieden wij
Wij bieden een uitdagende, afwisselende en verantwoordelijke baan met een enthousiast team van collega’s. Deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Bij de gemeente Leeuwarden worden je ideeën en initiatieven op prijs gesteld en krijg je ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.

Contractvorm en salaris
Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega, met een beschikbaarheid van tenminste 28 uur per week en beschikbaarheid op de vrijdag.
Je krijgt eerst een jaarcontract, met de intentie tot een vaste aanstelling.

Wij bieden een salaris van maximaal € 3.831,- (functieschaal 7, Salaristabel 1-10-2024 Cao Gemeenten) bruto per maand bij een 36-urige werkweek.

Een extra aantrekkelijke voorwaarde is het gebruik kunnen maken van 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) boven op het bruto jaarsalaris. Naast een goed salaris biedt de gemeente Leeuwarden meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan flexibele werktijden, een laptop, mobiele telefoon, gunstig pensioenfonds, kortingen op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement. Daarnaast investeren we in jouw persoonlijke ontwikkeling, we horen graag hoe jij dit ziet. Je ideeën en initiatieven worden op prijs gesteld en je krijgt ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.

Belangstelling
Herken jij jezelf in bovenstaand profiel en wil jij de sector Sociaal Domein komen versterken als Project assistent/Secretaresse? Reageer dan via de sollicitatiebutton door jouw motivatie en recent cv in te dienen! De sluitingsdatum voor deze vacature is dinsdag 11 maart. De sollicitatiegesprekken staan gepland op woensdag 19 maart.

Heb je vragen over de inhoud van de functie, dan kun je contact opnemen met Eelkje Nicolai, Teamleider Secretariaat Sociaal Domein, telefoonnummer 06 5005 0468 of per mail eelkje.nicolai@leeuwarden.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Annemarie van der Weerd, Corporate Recruiter via 06-43365567 (ook Whatsapp) of per mail annemarie.vanderweerd@leeuwarden.nl.

Wil je meer weten over hoe het werken bij de gemeente eraan toe gaat? Kijk dan eens op www.werkenbijleeuwarden.nl.

Gemeente Leeuwarden wil een inclusieve organisatie zijn en staat open voor kandidaten onafhankelijk van herkomst, religie, leeftijd, beperking, seksuele oriëntatie of gender.

Om in dienst te kunnen treden bij de gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.