Als afdelingsassistent zorg je ervoor dat het dagelijkse werk op de afdeling soepel verloopt. Dit doe je door afdelingsmanagement en beleidsadviseurs te ontzorgen. Ben jij proactief en heb jij ervaring in een ondersteunende functie? Kan je goed zelfstandig werken en bewaak jij overzicht tussen alle verschillende taken? Dan is de functie van afdelingsassistent bij de gemeente Gouda misschien jouw nieuwe uitdaging. Nieuwsgierig? Lees verder voor meer informatie en solliciteer!
Wat ga je doen?
Als allround afdelingsassistent ga je pro-actief aan de slag met de (administratieve) begeleiding van beleids-, afdelings- en beheerprocessen. Je hebt niet alleen een belangrijke rol, maar ook een afwisselende. Zo ben je onder andere betrokken bij het voorbereiden, uitzetten, vastleggen en beheren van processen, documenten en rapportages. Ook help je collega’s door actiepunten te bewaken, overleg te organiseren en verslaglegging te doen.
Je werkzaamheden zijn heel afwisselend en kunnen bestaan uit de volgende taken:
- Ondersteuning van de secretaris van de Adviescommissie Omgevingskwaliteit (ca. 16 uur per week). Denk hierbij aan het samen voorbereiden van de vergaderingen, het aanleveren van gegevens voor het doorbelasten van leges etc.
- Secretaris van het (bestuurlijk) portefeuillehoudersoverleg Bouw- en woningtoezicht-erfgoed. Dit is het werkoverleg met de wethouder, waar de verschillende dossiers besproken worden. Jouw taak is onder andere het verzamelen van de agendapunten, bespreekmemo’s en bijbehorende stukken, het vastleggen en bewaken van de actiepunten
- Plaatsvervangend secretaris van de intaketafel. Op deze tafel worden elke week nieuwe complexe initiatieven besproken. Jouw taak is om als plaatsvervanger zo nu en dan in te springen. Je stelt dan de agenda op en doet de verslaglegging.
- Voorkomende werkzaamheden op de afdeling, bv. Administratieve werkzaamheden, lange termijnagenda.
Met wie ga je werken?
Als afdelingsassistent maak je deel uit van de afdeling Ruimtelijk Beleid en Advies (RBA). De afdeling heeft vier teams: Ruimtelijk beleid, Duurzame leefomgeving, Omgevingskwaliteit en Stadseconomie, cultuur Campus Gouda.
Jouw functie valt binnen het team Omgevingskwaliteit dat bestaat uit de disciplines Stedenbouw en openbare ruimte, Ruimtelijke ordening, Cultuurhistorie-monumenten, secretariaat Adviescommissie Omgevingskwaliteit & tafels en de accounthouder BWT. Hier werken momenteel 26 medewerkers. Gezamenlijk staat het team voor de ruimtelijke kwaliteit en de ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Afhankelijk van de projecten die je daarnaast gaat ondersteunen werk je ook voor collega’s uit de andere teams van de afdeling Ruimtelijk Beleid en Advies.
Waarom is dit de baan voor jou?
Het is een baan met veel contacten binnen en buiten de afdeling op het snijvlak met het bestuur. Open hands-on mentaliteit binnen de afdeling waarbij je er echt bij hoort. Je bent een spil binnen de afdeling ,een echte aanpakker die het leuk vindt om op meerdere vlakken actief te zijn en je zoekt een plek om jouw ondersteunende kwaliteiten in te zetten voor het team.
Wat zegt je collega?
Ik vind deze functie zo leuk omdat er veel interessante wetenswaardigheden over de gemeente Gouda zijn. De historie en de bouwwerken (achtergronden, architectuur, bouwwijze, etc). Daarnaast is er een prettige sfeer, werk ik met vriendelijke collega’s en vind ik de gemeente een zorgzame werkgever.
Wat heb jij in huis?
- MBO opleiding, passende werkervaring;
- Kennis van digitale systemen of je maakt nieuwe systemen snel eigen, zoals Teams, sharepoint, zaaksysteem, cognos, naast de gebruikelijke officepakketten.
Competenties die goed bij je passen:
- Initiatief: je draagt uit eigen beweging oplossingen aan of onderneemt ongevraagd extra acties naast wat oorspronkelijk gevraagd is.
- Zelfstandigheid: Vertrouwd op zichzelf bij het maken van keuzen, vraagt feedback waar nodig.
- Plannen en organiseren: Prioriteiten stellen, Plant eigen werkzaamheden en stemt deze af met anderen, toetst voortgang.
- Nauwkeurigheid: je werkt nauwkeurig, ordelijk en systematisch zodat je niets vergeet en echt ontzorgt.
- Drukbestendig/stressbestendig : je blijft constant prestaties leveren onder veelvuldige afwisseling van taken of een deadline.
Dit bieden wij:
Gouda is van oudsher de stad van kaas en stroopwafels. Smaakvol en divers! Een leuke, middelgrote stad met grootstedelijke uitdagingen; want Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Daarom zijn we ook zoek naar #smaakmakers, want jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken! Welke smaak voeg jij toe aan Gouda?
Wat bieden wij naast smaak?
- Als je werk het toelaat behoort hybride werken tot de mogelijkheden, waarbij we een goede werk-privé balans centraal stellen;
- Ons Huis van de Stad met #smaakvol bedrijfsrestaurant en pal naast het treinstation;
- Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken;
- Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
- Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
- Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
- Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP;
- Een eigen ontwikkelbudget om jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren/vorm te geven;
- Groot aanbod op het gebied van jouw ontwikkeling en vitaliteit via de GoudAcademie, zoals opleidingen, (online)trainingen, e-learnings, webinars, masterclasses en e-books;
- < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.
Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl
Salaris en contract
Het gaat om een functie voor 32-36 uur, waarbij we altijd met een contract voor een jaar starten. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en betreft maximaal € 3.831,– bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal 7, cao gemeenten oktober 2024).
Voor een uitgebreide toelichting op ons ruime aanbod arbeidsvoorwaarden klik hier. Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl
Enthousiast?
Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Solliciteer dan meteen via de button of het onderstaande sollicitatieformulier. Dit kan tot en met woensdag 19 maart as. De gesprekken worden aansluitend ingepland.
Heb je vragen over de functie, wil je eens bellen of koffie drinken met een toekomstige collega? Neem dan contact op met Jacqueline van Galen, Teamleider Omgevingskwaliteit van de afdeling Ruimtelijk Beleid en Advies, via jacqueline.vangalen@gouda.nl.
Voor meer informatie over het werken bij de gemeente Gouda of de wervingsprocedure kun je contact opnemen met Alexandra Snouck Hurgronje, recruiter afdeling HRM, via 06-43385523.
Sollicitatieprocedure:
Na de sluitingstermijn van de vacature krijg je zo snel mogelijk een reactie op jouw sollicitatie. Na een eerste selectie benaderen we de kandidaten voor een sollicitatiegesprek. We houden maximaal 3 sollicitatiegesprekken, deze gesprekken kunnen zowel fysiek als via Teams plaatsvinden. Eventueel maken we gebruik van een referentieonderzoek en/of (online) assessment. Ben jij onze #smaakmaker, dan krijg je nog een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Van al onze nieuwe collega’s vragen we een verklaring omtrent gedrag (VOG).
Geef een reactie