Facilitair coördinator – gemeente Hilversum

Als Facilitair Coördinator (0,8 – 1,0 fte) bij de Gemeente Hilversum bouw je mee aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair. Jij gaat ervoor zorgen dat de facilitaire- en huisvestingsprocessen efficiënt en effectief verlopen. Daarin ben jij vraagbaak voor en ontzorg graag je collega’s. Tijd om te reageren!

Wat houdt de functie in?

In deze rol zorg je voor tijdige terugkoppeling van (ver)storingen en successen, en zorgt ervoor dat facilitaire- en huisvestingsprocessen efficiënt verlopen. Als vraagbaak voor collega’s van verschillende afdelingen binnen de Gemeente Hilversum ben je proactief en initiatiefrijk, met een focus op verbetervoorstellen en het behalen van het gewenste serviceniveau.

Daarnaast ben je contractbeheerder van facilitaire contracten zoals Mobiliteit, Business Continuïty Management, Exploitatie ruimtes, E/W onderhoud en nutsvoorzieningen ambtenaren huisvesting. Je beheert contractdossiers, monitort leveranciersprestaties en voert contractmanagement gesprekken met leveranciers. Als onderdeel van je takenpakket houd je je ook bezig met het verduurzamen van de organisatie. Gemeente Hilversum is gecertificeerd volgens de CO2 prestatieladder – niveau 3. Voor meer informatie hierbij de link naar de CO2 prestatieladder. 

Je gaat werken aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair bij de Gemeente Hilversum. De afdeling is ingericht als een regie-organisatie, wat betekent dat je verantwoordelijk bent voor de regie over de dienstverlening en leveranciers. Je stemt de gewenste dienstverlening af met leveranciers op operationeel en tactisch niveau, verzorgt de financiële sturing en werkt samen met collega’s.

Wat ga je concreet doen?

• Je beoordeelt (complexe) verzoeken/klantwensen en vervolgens bedenk je hier een adequate aanpak op en brengt deze tot uitvoering;
• Adviseren en ondersteunen van de senior coördinator en operationele medewerkers in de bedrijfsvoering;
• Aansturen van leveranciers (contractmanagement) op operationeel en tactisch niveau;
• Ondersteunen bij grote projecten en aanbestedingen;
• Het bewaken van de uitvoering van klachten, wensen, informatieverzoeken, storingen en onderhoudswerkzaamheden;
• Rapporteren over de voortgang van meldingen, verstoringen, besluiten en acties;
• Je ondersteunt bij budgetbewaking, codeert en handelt facturen af;
• Verzamelen van data die de basis kan vormen voor rapportages en besluitvorming en voert analyses uit op bestaande rapportages om deze te verbeteren;
• Verder behoor je tot het 2e lijns escalatieniveau voor operationele problemen en/of verstoringen.

Wat breng je mee?

• Een MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Aantoonbare kennis en ervaring van facilitair en huisvesting;
• Bekend met een FMIS (TOPDesk) systeem en goede kennis van Office 365 waaronder Excel en MS TEAMS.
• Je hebt kennis van projectondersteuning en projectmanagement of brengt voldoende ervaring mee met het uitvoeren van projecten;
• Kennis van en inzicht in contract- en leveranciersmanagement op operationeel en tactisch niveau (CATS-CM contractmanagement methode of bereid om dit te halen);
• Kennis van duurzaamheidsvraagstukken en hebt ervaring met werken in een regie-organisatie;
• Je hebt kennis of bent in bezit van certificaten voor LEAN Management of bent bereid dit te behalen;
• In het bezit van BHV/ Ploegleider certificaat of staat ervoor open om dit te halen.

Wie ben je?

Je hebt een positieve instelling en denkt in mogelijkheden. Je bent je bewust van de doelstellingen en zet je volledig in om deze tot een goed einde te brengen. Je weet de wensen en behoeften van klanten goed te achterhalen, je handelt hier ook naar en je vindt het belangrijk om kwaliteit te leveren. Je hebt een goed gevoel voor teamverhoudingen en neemt actief deel aan overleggen en activiteiten. Een situatie, probleem of vraagstuk weet je vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en je bedenkt daarvoor een passende oplossing. Je hebt zin om in een dynamisch en gedreven facilitair team te werken in een gemeente met ambitie en brengt een gezonde dosis humor mee.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je komt te werken op de afdeling Interne Dienstverlening in het team Facilitair. Dit team is onderverdeeld in drie onderdelen: Facilitaire Services (Soft Services), Huisvesting (Hard Services) en Informatiebeheer waarbij jij de facilitair contractbeheerder bent van het onderdeel Services.

• Services zorgt voor de “soft” facilitaire dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan schoonmaak, catering, binnen beplanting, drukwerk, kantoorartikelen, leaseauto’s, vergaderfaciliteiten en AV-middelen.
• Huisvesting is verantwoordelijk voor de “hard” facilitaire dienstverlening. Denk onder andere aan al het huurdersonderhoud aan E/W installaties, beveiliging en technische beveiliging, meubilair, preventiemedewerker/ ARBO middelen, BHV organisatie, facilitaire- en huisvestingsprojecten, verhuizingen en energie / duurzaamheid.
• Informatiebeheer verzorgt de post-intake, het scanproces en aanbieden van digitale post in zaaksysteem.

Team Facilitair heeft een hoge uitbestedingsgraad waarbij de dienstverlening ingericht is met single service management contracten waarbij de ontwikkeling ingezet is naar Multi service dienstverlening. De bode dienstverlening en informatiebeheer worden uitgevoerd door eigen medewerkers voorzien van een flexibele schil.

Voor alle onderdelen geldt dat zij proces-verbonden zijn met één of meerdere teams/afdelingen binnen onze organisatie. Het team werkt nauw samen met team Vastgoed waar het fysieke vastgoedbeheer van alle gemeentelijke gebouwen is gecentraliseerd. Ook werken we nauw samen met team ICT welke onder andere ook de eerstelijns Facilitaire/ ICT verzorgt en met recordmanagement voor het verzorgen van de interne gemeentelijke zaken. De Servicedesk is integraal ingericht voor 1e lijns IT en Facilitaire klantvragen en wordt aangestuurd door de Teammanager van ICT. Team facilitair bestaat in totaal uit 20 medewerkers en wordt aangestuurd door teammanager Jan Willem de Wit.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.
Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

• Een leuke organisatie met een collegiale, informele, maar professionele werksfeer.
• Je krijgt een 32 of 36-urige werkweek;
• In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• De functie is ingedeeld in schaal 9. Deze schaal loopt van minimaal € 3.359 tot maximaal € 4.811 bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 572,71 tot maximaal € 820,27 bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden;
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. 70% van de pensioenpremie wordt door de werkgever betaald.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden;
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken;
• Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op locatie werkt.

Wil je meer informatie?

Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel naar Jan Willem de Wit, teammanager facilitair 06-40 43 66 64 of met Marc Lesschen (Recruiter) 06-41 17 48 27

Die baan wil ik!

Dat snappen we heel goed. Voor nu heb je de mogelijkheid om uiterlijk tot zondag 30 maart te reageren. Als er voor die tijd kandidaten reageren die goed aansluiten bij het profiel dan gaan wij met diegene alvast in gesprek.

Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) is onderdeel van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel!