Domeinsecretaris – De BUCH

Voor de duur van 1 jaar.

Wat ga je doen?
Als domeinsecretaris ben jij dé persoon waarop ons managementteam kan bouwen. Je staat naast de domeinmanager en de teammanagers en bent hun vertrouwde rechterhand. In deze veelzijdige rol ben je cruciaal voor het soepel laten verlopen van onze besluitvormingsprocessen en het behalen van onze ambitieuze doelstellingen. Je fungeert als klankbord voor de domeinmanager en het managementteam en ondersteunt ze bij het maken van afspraken, nemen van beslissingen en het uitzetten en opvolgen van acties. Je bent de brug tussen de domeinmanager en de teammanagers, en verschillende overkoepelende overlegstructuren binnen het domein.

En verder o.a. de volgende taken:

• Het plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, met name MT (overleg managementteam), SO (strategisch overleg) en BO (bestuurlijk overleg), en ervoor zorgen dat (digitale) vergaderlocaties goed voorbereid zijn. Daarnaast notuleer je tijdens vergaderingen, maak je actielijsten en bewaak en stuur je op realisatie van deze acties.
• Het ondersteunen en ontzorgen van de domeinmanager op diverse onderwerpen en werkzaamheden in de bedrijfsvoering.
• Het meedenken over en proactief voorstellen doen voor procesmatige verbeteringen.
• Het namens de teammanager Bedrijfsondersteuning aanspreekpunt en sparringpartner zijn voor de andere ondersteunende functies binnen het domein (management- en administratief ondersteuners), ten behoeve van het vergroten van digitale vaardigheid, eenduidig werken, efficiëntie en kwaliteit.

Jij?
Bent leergierig en nieuwsgierig. Hierdoor ben je altijd goed geïnformeerd en kun je je collega’s goed ondersteunen en adviseren. Jouw proactiviteit laat zien dat je weet welke uitdagingen er liggen in het domein. Verder zijn een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie en betrouwbaarheid een must. Je bent analytisch sterk, kunt op niveau meedenken, signaleert actief en kunt, waar nodig, zelfstandig beslissingen nemen. Je staat stevig in je schoenen zodat je als sparringpartner kunt optreden. Je kunt goed omgaan met feedback en geeft zelf feedback waar nodig. Uiteraard beschik je over een gezonde dosis humor en ben je in staat goed te reflecteren en te relativeren.

Verder heb jij:

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding niveau 4;
• Bij voorkeur kennis van of gevoel voor bedrijfsvoering en/of ervaring in een rol als, bijvoorbeeld, projectmedewerker of secretaris.
• Veel ervaring met het gebruik van Teams, Outlook en Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint).
• Bij voorkeur ook ervaring met “samenwerken in Microsoft 365”, maar in ieder geval in grote mate digitaal vaardig.

En wij?
Werken als één werkorganisatie voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Met de teams Bedrijfsondersteuning, Beleid, Jeugd, Preventie, Wmo, BOB (Balie, Ontvangst en Burgerzaken en KCC) en Inwonersparticipatie vormen wij het domein Dienstverlening en Samenleven binnen de BUCH. Samen halen we het beste uit onszelf, het team en de organisatie. De standplaats van ons domein is Bergen, gevolgd door Castricum. Als de situatie er om vraagt zul je ook werkzaam zijn in Uitgeest of Heiloo.

Een goed begin is het halve werk. Daarom begin je bij ons met een introductieprogramma zodat jij je snel thuis voelt. Je persoonlijke en professionele ontwikkeling vinden wij belangrijk. Daarom hebben wij onze eigen BUCH academie met een divers aanbod aan opleidingen en trainingen die bijdragen aan je professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Ben je jonger dan 35 jaar? Dan kun je je aansluiten bij BUCH Jong. Bij BUCH Jong ligt de focus op verbinding, kennis delen en ontwikkeling, maar er wordt ook genoeg aandacht besteed aan ontmoeting en ontspanning.

Verder bieden wij:

• Een brutosalaris tussen € 3.052,- en € 4.811,- per maand (schaal 8 of 9) bij 36 uur. Inschaling is afhankelijk van ervaring.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een sportabonnement, museumjaarkaart of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt – inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Jaarlijks ontvang je in de maand november een vitaliteitsbonus van netto €200,- en een bijdrage aan je zorgverzekering van bruto € 168,- in december.
• Een laptop, telefoon en thuiswerkvergoeding. Voor de dagen dat je op locatie komt werken ontvang je een kilometervergoeding voor woon-werkverkeer of kan je kiezen voor een persoonlijke NS businesscard waarmee je gebruik kan maken van alle vormen van openbaar vervoer 2e klasse, OV fiets, P+R parkeren en fietsenstalling.
• Ruim 5 weken vakantie per jaar.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar.

Interesse?
Leuk! Reageer dan uiterlijk 2 april a.s. Wil je eerst nog wat meer informatie? Bel of app dan met Eline Akkermans, teammanager Bedrijfsondersteuning, 06-54752972

Matchen we?
Zijn we allebei enthousiast, dan nodigen we je uit voor een gesprek. Hierna volgt eventueel een tweede sollicitatiegesprek en we ronden de procedure af met een arbeidsvoorwaardengesprek.