Specialist ICT Bedrijfsvoering – Gemeente Haarlemmermeer

Specialist ICT Bedrijfsvoering
Hbo | € 3.359 – € 4.811 | Schaal 9 | Jaarcontract met intentie tot vast contract | 24-27 uur

Wil je bijdragen aan de ondersteuning van ICT-projecten? Ben jij een financieel administratief talent? Vind je het fijn om samen te werken met diverse collega’s uit verschillende teams? Vind je het leuk om projecten te ondersteunen? Dan zien wij jou graag werken in deze functie binnen gemeente Haarlemmermeer!

Werken als Specialist ICT-Bedrijfsvoering bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Werken in een ambitieus team met gedreven collega’s waarbij jij echt het verschil kan maken in de uitvoering.
• Inventariseren en verbinden van die mensen die betrokken horen te zijn bij projecten en inkopen en bij de ondersteuning van de bedrijfsvoeringstaken, zodat we gezamenlijk tot de beste oplossing en mooie resultaten komen.
• Bewust zijn van het belang van professioneel projectmanagement, financiële administratie en bedrijfsvoering. Je hebt zin om hiervoor de ondersteunende taken uit te voeren.

De kern van jouw functie
Binnen deze functie maak je deel uit van het team Bedrijfsvoering Info+. Je functie valt uiteen in twee delen:

• Project Management Officer (PMO). Je ondersteunt de teammanager Vernieuwing en Digitalisering, de project portfoliomanager en de i-projectleiders bij hun taken.
• Binnen het team Bedrijfsvoering Info+ verzorg je samen met een fulltime collega de afhandeling van het operationele inkoopproces en verschillende administratieve en financiële taken. Het gaat daarbij om contractbeheer en het verwerken van offertes, inkooporders en factuurafhandeling.

Hoe ziet jouw week er ongeveer uit?
Als Specialist ICT Bedrijfsvoering is geen week hetzelfde. Je werkzaamheden bestaan uit een mix van contractbeheer, financiële administratie, projectondersteuning en het opstellen van nadere overeenkomsten voor inhuur van ICT specialisten. Je werkt hierbij nauw samen met verschillende teams en afdelingen.

Binnen contractbeheer van de IT afdeling houd je je bezig met het beheren van de ICT contractdossiers en bewaak je de contractactiviteiten in de contractenbank ISPNext. Ook stel je samen met een collega managementrapportages op en fungeren jullie samen als centraal aanspreekpunt voor contractbeheer. Een groot deel van je tijd besteed je aan de financiële administratie, waarbij je facturen doorzet en het budget voor digitale dienstverlening beheert. Hierbij speelt inkoop een belangrijke rol. Je verwerkt offertes, maakt inkooporders aan, stelt opdrachtbrieven op en zorgt ervoor dat het inkoopproces soepel verloopt.

Naast financiële administratie, contractbeheer en inkoop spelen projecten een belangrijke rol in je werkzaamheden. Dit betekent bijvoorbeeld het opvragen en bewaken van projectcontracten. Je zorgt ervoor dat alle contracten correct geregistreerd worden in het doorbelastingsregister en controleert of de juiste kostenplaatsen zijn toegewezen. Indien nodig pas je deze aan op basis van afwijkingsrapportages. Daarnaast verzamel en bewaak je voortgangsrapportages van lopende projecten en ondersteun je het capaciteitsmanagement om inzicht te krijgen in de beschikbare middelen.

Ook ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van de inhuuradministratie, waarbij je ervoor zorgt dat alle gegevens up-to-date zijn en vragen over inhuurprocessen beantwoord worden.

Door deze veelzijdige en dynamische combinatie van taken zorg je ervoor dat alle processen binnen ICT Bedrijfsvoering efficiënt verlopen en ondersteun je de organisatie bij een effectieve uitvoering van haar werkzaamheden.

We doen het samen!
Onze wereld verandert steeds meer in een informatiesamenleving, waarbij de inzet van data en informatie een steeds grotere rol speelt. Deze digitale transformatie van de samenleving doet een groot beroep op het cluster Info+ op veel gebieden en daarmee dus ook op jou. Jij bent samen met een collega verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van de ICT-bedrijfsvoering en je erkent het belang hiervan. Niet alleen zorg je voor de juiste administratie en contractbeheer, maar ook verbind je jouw kennis op het gebied van ICT-ondersteuning aan vragen vanuit je eigen team en cluster. Je bent je daarnaast ook bewust van het belang van aanhaken van andere teams zoals financieel adviseurs en het team Inkoop & Aanbestedingen voor de ICT-bedrijfsvoering. We doen het samen!

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 165.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met bijna 1.400 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien tot meer dan 200.000 inwoners en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse, inclusieve blik?

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 3.359,- en € 4.811,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou

• Je werkt heel nauwkeurig en krijgt energie van administratieve taken;
• Een stressbestendige persoonlijkheid, waarbij je helder en duidelijk communiceert in zowel woord als geschrift;
• Een gezonde dosis humor en enthousiasme;
• Grote zelfstandigheid maar je bent ook een echte teamspeler;
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met financiële administratieve werkzaamheden en het opstellen van rapportages;
• Je kunt goed werken met Excel en andere Office-programma’s. Kennis van het financiële systeem Erpx van UNIT4, het contractsysteem ISPNext en zaaksysteem Djuma is een pre;
• Administratief gerichte opleiding en/ of werkervaring, aangevuld met vaktechnische trainingen;
• Jouw eigen unieke waardevolle kennis, kunde en inzichten en creativiteit waarmee jij het verschil weet te maken binnen onze organisatie.

Herken jij jezelf hierin?
We maken graag kennis met je! Stuur je cv en motivatiebrief waarin je aangeeft wat jouw focus is en wat jou inspireert in deze functie.

Meer weten?Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Arno Witte, Teammanager ICT-Bedrijfsvoering, via 023-567 6628 of per e-mail: arno.witte@haarlemmermeer.nl.

Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Kevin Blommert, Corporate Recruiter, via 023-567 4122 of recruitment@haarlemmermeer.nl.

Sollicitatieprocedure
Reageren kan tot en met woensdag 9 april. Wij zullen na het verstrijken van de deadline kandidaten informeren over de terugkoppeling.
De eerste gespreksronde zal plaatsvinden in week 16.