Gemeenten werken vaak met tientallen, soms wel honderden partijen samen om allerlei diensten te leveren. Toezichthouden op een zo efficiënt en effectief mogelijke besteding van de gemeentelijke middelen is daardoor een omvangrijke klus geworden. Drie jaar geleden schakelde de gemeente Enschede hierbij Annual Insight in.
Enschede wilde minder tijd besteden aan allerlei cijfermatige analyses, maar zonder de grip op een goede besteding van het budget te verliezen. Christiaan Visser is adviseur financial control, hij adviseert hij de het team dat subsidieaanvragen en vaststellingen van subsidies behandelt. De gemeente heeft hiervoor twaalf tot vijftien subsidieadviseurs in dienst.
‘Dat lijken er veel, maar in de praktijk zijn die echt nodig’, zegt Visser. ‘De begroting van Enschede omvat 400 miljoen euro, waarvan 80 miljoen euro aan subsidies en 70 miljoen zorginkoop, Wmo en jeugdzorg. Het gaat dus om flinke budgetten, waar zorgvuldig mee moet worden omgesprongen.’
Nog slimmer aanpakken
Binnen de gemeente werd al naar de subsidieverantwoordingen aan het eind van het jaar gekeken. Wat hebben zorgverleners met het geld gedaan? Zijn ze financieel gezond? ‘Wij beantwoordden deze vragen in Excel met allerlei berekeningen’, aldus Visser. ‘Jaarlijks deden we twee checks. Daarvan is de eindcheck nu uitbesteed aan Annual Insight en hebben wij daar geen omkijken meer naar. Wel doen we de rechtmatigheid check halverwege het jaar nog zelf. De uitkomsten gebruiken wij bij de verlening van de nieuwe subsidies, rond september en november.’
De missie van Visser en de mensen met wie hij werkt, is voortdurend te kijken of zaken slimmer kunnen. Daar komt Annual Insight in het spel. Visser: ‘Annual Insight kan die taken sneller uitvoeren, omdat er meer specifieke kennis in huis is.’ Sommige gemeenten zouden de jaarrekeningen wel zelf kunnen analyseren, maar het is een tijdrovend en complex proces. ‘In de aanbiedermonitor van Annual Insight zitten kengetallen die wij zelf ook zouden kunnen uitrekenen. Maar dat moeten we dan wel doen. Omdat zij naar die jaarrekeningen kijken, kunnen wij ons richten op die dingen die voor ons net wat urgenter zijn. Annual Insight ontzorgt ons.’
Eén overzichtelijk dashboard
De aanbiedersmonitor is online toegankelijk via een dashboard waarin alle data zijn te zien. Dat dashboard is weer aan te passen aan de wensen van de klant, zodat die altijd ziet wat relevant is. ‘Het is bijvoorbeeld prettig dat ik kan aangeven hoe ik partijen gesorteerd wil hebben,’ aldus Visser. ‘Dat kan bijvoorbeeld naar producten, waar dan ook nog een subsidieadvies bij komt. Door daarop te klikken zie ik precies hoe mijn instellingen ervoor staan. Daar kan ik vervolgens verder op inzoomen.’ Het dashboard komt ook van pas om zaken uit te leggen: ‘Zo was er onlangs overleg met beleidsadviseurs over twee instellingen. Met behulp van de indicatoren konden we zien dat het misgaat op het gebied van winstgevendheid, maar dat er op korte termijn nog geen gevaar is.’
Reageren met inzicht
De aanbiedermonitor is ontwikkeld met het idee dat gemeenten tijdig kunnen reageren op mogelijk onwenselijke situaties. Niet de put pas dempen als het kalf verdronken is, maar proactief handelen. Visser: ‘Toen 80% van de jaarrekeningen in de monitor beschikbaar was, hebben we gekeken of we de inzichten konden vertalen naar de subsidiebeschikking van volgend jaar. Er zitten bijvoorbeeld instellingen tussen die de afgelopen drie jaar steeds verlies hebben gemaakt en hun ruime eigen vermogen zien slinken.’ Met de partijen die rood en oranje scoren in de monitor gaat gemeente Enschede vervolgens het gesprek aan: ‘Het is belangrijk dat we een signaal krijgen. Vervolgens kunnen we praten over de toekomst en subsidies.’
Samenwerken als collega’s
Visser houdt ervan te sparren, ook met Annual Insight: ‘Dat gaat alsof we collega’s zijn. Ik ervaar dat als heel prettig.’ Ook wordt extra informatie geleverd naar behoefte. ‘Tijmen Burggraaf, expert public & health, heeft dit jaar bijvoorbeeld een marktoverzicht voor ons gemaakt. We kunnen daarmee precies zien hoe de markt zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld.’
Geef een reactie