Slechts de helft van de contracten wordt gemanaged. Om de kosten binnen de perken te houden en waar voor het geld te krijgen, zijn bijzondere inkopers nodig. “Het is ook de vraag of één persoon dit allemaal kan.”
Kenner van de materie is René van den Hoven, onder meer als opleider verbonden aan kennisnetwerk NEVI. Via Twitter liet hij deze week nog weten een recente handreiking voor contractbeheer en –management een mooi handvat te vinden. Wie op de link klikt, ziet de volgende uitleg van de vereniging over de aanleiding het document te publiceren: “Contracten raken zoek of worden niet op tijd verlengd of beëindigd. Informatie uit contracten blijft onbenut.”
Echt waar? “Ja”, antwoordt Van den Hoven. “Dat is de praktijk vaak. Ruim de helft van de gemeenten doet niet aan contractmanagement.” Wat ze dan wel doen? “Veel contractbeheer. Dat is ook best een hele klus, het in kaart brengen van de enorme massa contracten. Gemiddeld kost dat ruim een jaar om te doen.”
En dan komen er met de transities weer veel nieuwe contracten bij.
“Absoluut. Als het goed is zijn die al tijdens de aanbesteding in kaart gebracht. Dan kan er vervolgens gemanaged worden.”
Is dat het geval?
“Nee. Te weinig.”
En nu, als je nog helemaal niet bezig bent met managen?
“Maak eerst beleid. Kies voor een visie. Een college van Burgemeester en Wethouders zegt vaak dat een contract is afgesloten en het daarom wel goed gaat, maar hoe zit het dan met de doelmatigheid, rechtmatigheid en prestatieafspraken?”
Wat zijn hiervan de risico’s?
“Het is de vraag of je op die manier waar krijgt voor je geld. Heb je zicht op meerwerk? Er zijn voorbeelden te over van gemeenten die zelf worden gemanaged, want dat is wat er gebeurd als je dit niet zelf in handen neemt. De opdrachtgever krijgt zo alle ruimte. De prestaties worden toch niet bijgehouden, hoor je dan.”
Wat doe je als de visie helder is?
“Dan begin je bij het proces. Vervolgens gaan medewerkers daar in mee. Het doel is te selecteren op waarde en dan niet alleen als een mooi verhaal maar vastgelegd in contracten, gedrag en verbeterplannen.”
Dit lijkt meer werk te zijn.
“Het is ander werk. De ambtelijk inkoper is meer dan voorheen een procesbegeleider.”
Wat voor kwaliteiten zijn daarvoor nodig?
“Het is de vraag of iemand die alleen een technische achtergrond de juiste match is voor contracten die om regie vragen. Nu is een bedrijfskundige instelling belangrijk, maar ook de kennis van de materie blijft belangrijk. Dit om de leverancier te begrijpen. Verder moet het om een sociaal persoon gaan, die zowel intern als extern sterk staat.”
Een supermens.
“Het is niet eenvoudig, nee. Of één persoon het contractmanagement voor zijn rekening weet te nemen, is ook maar de vraag. Wat dat betreft moet je oppassen met een smalle overheid. Je hebt stevige, ambtelijke inkopers nodig, want de zorgmarkt zegt toch wel ja bij een aanbesteding. Of ze het werk echt kunnen leveren? Daar is kennis van de markt voor nodig.”
En verder?
“Verder is een focus op waarde en innovatie nodig; niet op geld. Dat volgt op die andere manier van werken. Het gaat om aanbodgericht maatwerk door flexibele contracten.”
Wordt dit geleverd?
“Te weinig. Zeker als het gaat om de nieuwe taken is er nog veel twijfel over het wetgevend kader. Mag je langdurige afspraken maken? Dat soort vragen overheersen nog. Loop maar wat vaker tegen de grens aan, zou ik zeggen.”
Is er een rode draad bij scherp contractmanagement?
“Het is een estafette. Van belang is het eigenaarschap van het proces voor ogen te hebben. Wie gaan lopen, en wie heeft op welk moment het stokje in handen? Op die manier wordt duidelijk waar de eventuele problemen liggen. Dan is het mogelijk om verantwoordelijkheid te nemen.”
Eerder verschenen:
Onderzoek wijst uit dat contractmanagement (wat dus veel verder gaat dan contractbeheer) besparingen oplevert van 5 tot 10% van de contractwaarde. Je zou zeggen dat gemeentes daar met alle bezuinigingen ondertussen wel aandacht voor zouden moeten hebben! De handreiking contractbeheer en contractmanagement is een goede start, alleen een methodische aanpak mist. Een goede methode (CATS CM) helpt om contractmanagement praktisch aan te pakken en snel grip te krijgen op contracten.
Zowel bij ambtenarij als bij B&W en raad is weinig aandacht voor Governance&Compliance. Doorgaans een gebrek aan kennis en/of interesse. Dat is onnodig en potentieel kostbaar.
Anders dan een ‘bedrijfskundige instelling’ is dus een ‘bestuurskundige instelling’ noodzakelijk. ‘Ik kan, want ik mag’ vs. ‘Ik mag, want ik kan’.
Het in kaart brengen van contracten hoeft écht geen jaar te duren. Een paar rechtenstudenten klaren dat klusje in no time.
Ontbreekt gemeenten nu écht het gezond verstand en denken in simpele oplossingen om op dat idee te komen?