Mag ik een vraag die binnenkomt na de publicatie van de laatste Nota van Inlichtingen nog beantwoorden, zonder verlenging van de inschrijftermijn van de aanbesteding?
Het snel publiceren van antwoorden tijdens de Nota-van-Inlichtingenronde geeft inschrijvers de prikkel vragen zo snel mogelijk te stellen én de mogelijkheid een vervolg- of verduidelijkingsvraag te stellen binnen de gegeven termijn. De in januari gewijzigde Gids Proportionaliteit raadt dan ook niet voor niets aan om bij grote en complexe procedures meerdere inlichtingenronden in te plannen.
Antwoord is niet verplicht, maar…
Ook bij meerdere inlichtingenronden kun je een vraag binnenkrijgen ná de gecommuniceerde deadline voor vragen (maar nog voor de inschrijvingsdeadline).
De aanbestedende dienst is niet verplicht die vraag te beantwoorden. Maar de Gids Proportionaliteit meldt: ‘Het is disproportioneel om zonder (inhoudelijk afdoende) antwoord te geven de aanbesteding conform planning voort te zeten. Een aanbestedende dienst moet een evenwicht vinden tussen de belangen. Het kan in bepaalde gevallen proportioneel zijn om ná de termijn van vragen stellen toch nog vragen te beantwoorden, bijvoorbeeld als de vraag zou kunnen leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht.’
De kern zit hem in de zin: Een aanbestedende dienst moet een evenwicht vinden tussen de belangen.
Vragen doorlopen
Raadzaam is om een aantal vragen te doorlopen:
–> Is de vraag echt nieuw, wezenlijk voor het goed begrip van de aanbestedingsstukken of voor een objectieve beoordeling? Indien ja: beantwoord de vraag dan zeker!
- Leidt het tot een wezenlijke wijziging?
Zo ja, verleng de resterende inschrijftermijn tot de wettelijke minimuminschrijftermijn. Rectificeer de aanbesteding op Tenderned om mogelijke aanbieders die eerder afgehaakt waren, opnieuw te informeren en betrekken.
Maak hierbij duidelijk wat er is gewijzigd ten opzichte van de eerdere versie. - Leidt het niet tot een wezenlijke wijziging, maar vergt het wel aanpassing van de (mogelijk al opgestelde) inschrijving?
Verleng in dit geval de resterende inschrijftermijn naar minimaal tien kalenderdagen, om inschrijvers de kans te geven hun inschrijving aan te passen. Kies hier voor minimaal tien kalenderdagen, omdat de termijn tussen de laatste Nota en de deadline ook minimaal tien dagen moet zijn. - Is het overduidelijk een kleine wijziging of verduidelijking, waardoor de inschrijving niet aangepast hoeft te worden? Bijvoorbeeld een verduidelijking van de beoordelingsmethodiek.
Handhaaf dan de inschrijftermijn en vermeldt dit in een aanvullende Nota of in een Bericht aan alle inschrijvers.
Als de vraag naar de mening van het team al eerder is gesteld en beantwoord, is het raadzaam dit aan de vraagsteller te melden. Dan kan de partij overwegen de vraag anders te formuleren of geen vraag meer te stellen.
Geef een reactie