Gemeente Noordwijk is druk met de ontwikkeling van een nieuwe website. Een perfecte aangelegenheid om dit platform geheel volgens de laatste richtlijnen op het gebied van digitale toegankelijkheid in te richten. Wat zijn de kansen, uitdagingen én de geleerde lessen?
Een gesprek met Arjan Duijndam en Rosemarie de Haas, specialisten op het gebied van digitale toegankelijkheid en content van de Gemeente Noordwijk.
Intern promoten: de grootste uitdaging
‘Gemeente Noordwijk is actief bezig met haar missie om zo toegankelijk mogelijk te zijn. We willen ons als gemeente profileren én bewijzen als moderne, betrouwbare dienstverlener,’ aldus Arjan. Hij vervolgt: ‘Met deze missie krijgen wij intern onze werkzaamheden rondom het project: Digitale Toegankelijkheid gelukkig goed “verkocht”.’ Arjan legt hiermee direct de eerste uitdaging bloot: het intern ‘verkopen’ van de investeringen, qua tijd en geld en prioritering, rondom digitale toegankelijkheid. ‘Een pijnpunt voor veel organisaties’.
Het goed doorvoeren van digitale toegankelijkheid heeft impact op je hele organisatie.
Wet- en regelgeving
Het toegankelijk maken van content vergt veel menselijke en financiële investering. Dit komt mede door de actuele wet- en regelgeving voor overheidsinstanties, denk aan het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid. Het zijn nu nog alleen de gemeentelijke instanties die moeten voldoen aan diverse richtlijnen. Met de komst van de European Accessibility Act 2025 dienen ook andere organisaties zoals MKB-bedrijven te volgen.
‘Het goed doorvoeren van digitale toegankelijkheid heeft impact op je hele organisatie,’ aldus Rosemarie. ‘Het betekent niet alleen het bepalen van een goede strategie en het zorgen voor goede basiscontent, maar ook het continu trainen en bijsturen van collega’s. Collega’s die, zodra ze net een stuk hebben geschreven en als groot PDF-bestand digitaal op de site hebben aangeboden, te horen krijgen dat het zo niet meer de bedoeling is. Niet altijd de leukste boodschap om te brengen.’
Arjan: ‘Maar omdat we ons doel rondom digitale toegankelijkheid duidelijk hebben, is dit intern wel makkelijker te verkopen. Een goede missie geeft handvatten om dit traject met een positieve insteek aan te vliegen. Als gemeente willen we een moderne dienstverlener zijn en toegankelijkheid is hierbij een cruciaal onderwerp. Dat helpt om dit onderwerp snel hoog op de agenda te krijgen en er handen en voeten aan te geven. We geven intern ook voortdurend praktijkvoorbeelden, voor bewustwording en educatie.’
Andere koek
Rosamarie vertelt meer over het belang van het informeren van alle medewerkers. Zo is er binnen de gemeente Noordwijk een handboek geschreven. Ook helpt de communicatieafdeling waar Rosemarie werkt, graag bij het plaatsen van content vanuit alle afdelingen. Rosemarie: ‘Het thema toegankelijkheid speelt binnen communicatie al jaren. Het schrijven in B1, het wijzigen van je PDF documenten etc. Maar om alles 100 procent in lijn met wet- en regelgeving te krijgen én te houden is serieus andere koek.’
Arjan: ‘Doordat we met een professionele partij onze website onder de loep nemen is dit project in sneltreinvaart actueel geworden. Zo voert deze websitebouwer scans uit, waardoor snel inzichtelijk is waar we wel en niet voldoen. In ons geval betreft dat vooral de formulieren. Deze worden de komende maand herbouwd en medewerkers gaan in training. We zijn al eens op de vingers getikt door VNG Realisatie en nu staan alle neuzen, inclusief de budgettering en prioritering, dezelfde kant op. Gelukkig maar, want de controles worden steeds vaker en kritischer uitgevoerd.’
Positioneringskans
Arjan en Rosemarie zien het project digitale toegankelijkheid vooral als een kans. Arjan: ‘Ja het kost tijd en geld. Maar het geeft ook de mogelijkheid er promotionele waarde aan te geven. In ons geval door je als gemeente richting burgers breed te profileren als eigentijdse gemeente. Eentje die het belangrijk vindt om snel en vriendelijk met burgers in contact te staan.’ Hoe meer digitaal is ingericht, ook met bijvoorbeeld workflows, hoe sneller inwoners – al dan niet geautomatiseerd – een reactie krijgen. Zij hebben inzicht en duidelijkheid. Dat maakt digitale toegankelijkheid een ideale PR-tool voor gemeente Noordwijk.
Rosemarie: ‘Het is ons initiële doel om burgers en ondernemers beter te dienen. Het is essentieel dat we hiervoor een eigentijds platform creëren, gemixt met social media kanalen die per doelgroep hout snijden. Onze boodschap dient pakkend en doeltreffend overgebracht te worden. Binnen onze organisatie is een team dagelijks bezig met doelgroepanalyse, zodat de boodschap beter is afgestemd.’
Bevordering samenwerking
Een andere mooie ontwikkeling die Rosemarie ziet is de verbeterde samenwerking en communicatie tussen afdelingen intern. Rosemarie en haar afdeling voeren voortdurend gesprekken met de teams en voeden collega’s op. Door deze intensieve begeleiding en sturing werken we samen aan een nieuw gemeenschappelijk doel. En ja dat geeft soms frustratie, maar bovenal een groter gevoel van samenhorigheid.’
Noordwijk heeft nog een andere troef, de samenwerking binnen het Open Webconcept. Een initiatief van 30 gemeenten die onder andere gezamenlijk websites en componenten rondom digitale toegankelijkheid ontwikkelen. Arjan: ‘Binnen dit collectief worden ontwikkelingen in de gaten gehouden en tools ontwikkeld. Zo organiseerde Open Webconcept onlangs een hackathon, waar wij als gemeente ook aan deelnemen. Wij plukken hier als kleinere gemeente de vruchten van.’
Zo blijkt dat de plugin om teksten te vertalen naar bijvoorbeeld het Nederlands, Engels, Duits en Pools van de hand van Open Webconcept is. Rosemarie: ‘Willen we een bestaand formulier morgen bijvoorbeeld ook in het Syrisch aanbieden, dan is dat in een mum van tijd geregeld. Door deze samenwerking blijft dit soort projecten ook voor de kleinere gemeenten behapbaar.’
Geef een reactie