De inkopers van de publieke sector gaan niet altijd even professioneel te werk, blijkt uit het tweejaarlijkse onderzoek Best of Public Procurement van kennisnetwerk NEVI.
In vergelijking met zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) komen de gemeenten er bekaaid af. De zbo’s gaan het meest professioneel te werk, becijfert adviesbureau DPA, die het onderzoek heeft uitgevoerd. Dat zij meestal werken met een centrale inkooporganisatie is een belangrijke reden voor de hoge waardering.
Het Rijk, de provincies, waterschappen, zorg en onderwijs scoren gemiddeld. De gemeenten scoren het laagst, volgens dit onderzoek waarvoor is gekeken naar de voorbereiding, de aanbesteding en de zogeheten uitnutting.
Contractbeheer
Vaak gaat het mis in de eerste fase. Inkopers worden te laat betrokken bij het proces. Het probleem is dan vaak dat wordt vergeten wat een klant eigenlijk wil. Zeker bij Europese aanbestedingen ligt de focus al snel op het proces van inkopen, waardoor het startpunt zo belangrijk is. Een ander heikel punt is het contractbeheer, vooral bij gemeenten. Het advies is de inkoper ook het contractbeheer te laten doen. Dat is nu bij de helft van de gemeenten niet het geval.
Opvallend: van de ondervraagden geeft 94 procent aan dat er ruimte is voor verbetering. “Dat zijn percentages die zelfs als we ze ook maar gedeeltelijk realiseren de inkoop tot lieveling van politiek en directie maken”, staat in de presentatie van de resultaten (PDF).” Van alle deelnemers aan het onderzoek denkt bijna 33 procent dat er veel te verbeteren valt aan het begin van het proces. Bijna het dubbele aantal ondervraagden ziet veel mogelijkheden tot verbetering in de laatste fase.
Integraal werken
Het advies: integraal werken. Oefen invloed uit tijdens alle drie fasen. “Doe je dit niet”, stelt Hans Dussel van DPA. “Dan wordt inkopen aanbesteden en die tweede fase vonden we nou net het minst belangrijk.”
Dit hoge % is grotendeels te wijten aan het feit dat veel gemeenten nog in de transitie van contractbeheer naar contractmanagement zitten.
Volledig en actueel inzicht in contract essentials (kosten, risico’s, performance, interne klanttevredenheid) is in veel gevallen niet voorhanden waardoor kansen op verbeteringen niet altijd gerealiseerd worden.
Bij de overgang van aanbesteding naar uitnutting zijn vaak nog veel verbeteringen mogelijk:
– waar wordt het contractmanagement belegd en hoe verloopt de overdracht? Een goede inkoper is immers niet altijd een goede contractmanager.
– hoe controleert de contractmanager of de overeengekomen service levels gerealiseerd worden?
– hoe houdt de contractmanager feeling met de business? Organisaties veranderen snel. Dekken de (destijds) gecontracteerde diensten de huidige behoeften van de business? Welke flexibiliteit biedt het contract hierin?
Dit zijn slechts enkele vragen.
Door contractmanagement binnen een organisatie professioneel op te pakken en in te richten ontstaat een actueel contractinzicht. Dit inzicht leidt tot grip waardoor een organisatie wel verbeteringen kan realiseren op korte termijn.
Akkoord Contractmanagement kan hierin een passend advies uitbrengen. (www.akkoord.eu)
Inderdaad erg jammer om te moeten lezen dat 94% nog ruimte ziet voor verbetering. Vaak worden verbeteringen niet in gang gezet omdat men niet goed weet hoe de juiste stappen te zetten. Om via contractbeheer door te ontwikkelen naar volledig contract- en leveranciersmanagement is niet overdreven moeilijk, maar vergt wel doorzettingsvermogen van de organisatie.
Bij CRICS zijn we gespecialiseerd in dit soort trajecten, waarbij we eveneens de benodigde software ter ondersteuning kunnen leveren. Neem gerust contact met ons op via http://www.crics.com.
Geweldig om te lezen is dat 94% maar liefst ruimte ziet voor verbetering. Onze organisatie levert een contract management oplossing (http://www.contracked.com) en werkt op veel vlakken samen met specialisten in de markt. Bij hen horen we ook regelmatig geluiden dat veel bedrijven en organisaties geen idee hebben wat ze nu eigenlijk moeten doen. En hoe ze dat moeten doen. Wellicht komen de hoge percentage daar vandaan. De grap is dat het eigenlijk allemaal behoorlijk simpel valt op te lossen. Er kunnen dus snel en eenvoudig lievelingen van de politiek en directie worden gecre?erd. Heel snel.
Contractbeheer is in de kern niets anders dan de opdrachtnemers houden aan het programma van eisen en aanvullende afspraken.
Alle relevante contractdocumenten en -info digitaal en makkelijk vindbaar hebben, is van belang.
Dit is eenvoudig te realiseren met webapplicatie ProcesMeester.