Sturing. Ondersteuning. Van alle medewerkers bij gemeenten is ruim 33 procent bezig met dit soort taken. ‘Hier is nog veel winst te boeken’, stelt Mark Huijben in zijn proefschrift: Overhead Gewaardeerd.
Huijben onderzocht de overhead bij ruim 1300 organisaties
binnen de publieke sector. De overhead bij ministeries weegt het zwaarst. De
verhouding tussen uitvoering en management is nog niet een op een, maar het
komt in de buurt. Van het personeel op ministeries is 41,9 procent met
ondersteuning en sturing bezig. Sectoren met weinig overhead zijn de zorg
(13,2%) en het onderwijs (14,4%).
Opvallend. “Zelfs bij organisaties in dezelfde sector kan de
overhead een factor twee verschillen”, stelt Huijben. Dit terwijl zware
overhead volgens het onderzoek niet leidt tot hogere productie. Volgens
bedrijfskundig promovendus Huijben moeten de managementfuncties anders worden
georganiseerd. De vraag is: hoe?
Aanbevelingen
Onder meer door een vergelijking met de private sector concludeert
Huijben dat het aantal regelaars centraal moeten worden bepaald. Hoeveel overhead
heb je nodig en wat moeten zij precies doen? Er zijn duidelijke afspraken nodig.
Dat klinkt eenvoudig, maar het blijkt vaak niet te gebeuren.
Centraliseer de overhead, adviseert Huijben. “Waar overhead
verspreid zit over de organisatie, is het heel moeilijk te achterhalen wie waar
mee bezig is. Dat is bijvoorbeeld sterk het geval bij veel gemeenten.” De Raad
voor de Kinderbescherming wordt genoemd als voorbeeld. De raad heeft alle
overheadfuncties in één centraal kantoor van een werkplek voorzien. Zo wordt de
organisatie overzichtelijker. “Dit creëert tegendruk en houdt de overhead laag.”
Shared Service Centers
Huijben plaatst kanttekeningen bij de vermeende
schaalvoordelen van een Shared Service Centers. Schaalvergroting leidt niet tot
voordelen in de overhead, is de conclusie. Het is raadzaam eerst een benchmarkonderzoek
te doen, gevolgd door een zogenoemde Overhead Value Analyse, om te bepalen of
je hier te veel van in huis hebt. Of om de sturende en ondersteunende functies beter werk kunnen leveren.
In tegenstelling tot de gangbare vergelijking, ziet de promovendus
overhead niet als het vet maar als de spieren van organisaties, omdat de
functies wel degelijk van belang zijn. Met overhead wordt een groot aantal
functies bedoeld. Directie, management, de afdeling Personeel en Organisatie,
automatisering, communicatie en juridische zaken.
Ja, het zou goed zijn dit soort medewerkers te concentreren. In een doorzichtige ruimte. En vragen of ze wat minder jargon willen gebruiken.