Met een terugtredende overheid, decentralisatie van taken naar gemeenten en de bezuinigingen nemen steeds meer gemeenten een regierol aan. Het aannemen van deze rol stelt hoge eisen aan de omgang met leveranciers.
– VISIE – Rob Stinenbosch en Rinke Meijer
De gemeente is aan zet en bepaalt op welke wijze zij de relatie met haar leveranciers wil inrichten. Professioneel leveranciersmanagement haalt het optimale uit de relatie tussen gemeente en leverancier door het actief aansturen van die relaties die van waarde zijn voor de organisatie.
Leveranciersmanagement is een belangrijk instrument om de regiegemeente vorm te geven. Immers, de gemeente verschuift van uitvoerder naar bestuurder. Het is helaas ook een instrument dat volgens ons onvoldoende wordt ingezet. Dat is jammer, want het maakt de toegevoegde waarde van een leverancier voor uw organisatie inzichtelijk en richt zich op het vergroten van deze waarde.
Waarde
Wij hanteren hierbij bewust de term ‘waarde’ omdat dit verder gaat dan het verlagen van kosten of het verhogen van de kwaliteit van de geleverde producten of diensten. Waarde kenmerkt zich doordat hierin ook het klant- en burgerperspectief betrokken is, evenals minder tastbare (immateriële) elementen, zoals innovatiekracht of coördinatie- of regielast voor de opdrachtgever. De aandacht concentreert zich op die leveranciers die waardekritisch zijn voor het realiseren van uw organisatiedoelstellingen. Immers, alle leveranciers even intensief managen is kostbaar en veelal niet effectief.
Maar hoe dit te doen? Leveranciersmanagement begint met het in kaart brengen van welke leveranciers waardekritisch zijn voor het realiseren van uw doelstellingen. Deze zijn te categoriseren in vier typen leveranciers: incidentele leveranciers, contractleveranciers, kernleveranciers en strategische leveranciers. De typen leveranciers staan in volgorde van potentiële toegevoegde waarde voor de organisatie en daarmee in volgorde van benodigde managementaandacht.
Digitalisering
Bij een incidentele leveranciers zoals een koeriersdienst is aandacht alleen gewenst als hier directe aanleiding toe is. Bij een strategische leverancier past juist een flinke dosis aandacht. Immers, deze leveranciers voeren vaak een deel van primaire proces uit, de politiek kijkt over de schouder mee en het afbreukrisico bij eventueel falen is substantieel. Denk aan de leverancier die verantwoordelijk is voor de digitalisering van uw klantencontactcentrum, maar ook samenwerkingsverbanden met overige gemeenten zoals regionale uitvoeringsdiensten.
Juist van de leveranciers waaraan u een deel van het primaire proces hebt uitbesteed, wilt u de waarde maximaliseren, risico’s minimaliseren en is het inregelen van de relatie van essentieel belang.
Vervolgens hebt u handvatten nodig om een relatie professioneel te kunnen managen, denk hierbij aan het inrichten van processen en het ontwikkelen van templates. Ten slotte is inbedding in de organisatie en het creëren van draagvlak van belang. Stakeholders moeten de waarde van de nieuwe werkwijze onderkennen en de toekomstige leveranciersmanagers moeten worden opgeleid. Dat is van belang, want leveranciermanagement is niet alleen van inkoop.
De inkoper contracteert, maar de uitvoering werkt dagelijks samen met de leverancier en moet daarom de instrumenten hebben om de effectiviteit van de relatie te vergroten. Inkoop kan hier een ondersteunende rol in hebben.
Resultaten
Het lijkt misschien allemaal eenvoudig en open deuren, maar de praktijk spreekt dit tegen. Nog te vaak zien wij dat gemeenten geen zicht hebben op de effectiviteit van de relaties, de wederzijdse verwachtingen van gemeente en belangrijkste leveranciers niet scherp hebben en de verkeerde leveranciers de meeste aandacht geven. Dat is een gemiste kans, want het leidt mogelijk tot suboptimale resultaten.
Leveranciersmanagement is een kritische succesfactor om als professionele regiegemeente te kunnen acteren. Focus uw managementaandacht op in ieder geval op de belangrijkste leveranciers. En richt de relatie goed in. Dat is niet iets alleen van inkoop, dat is van de hele organisatie.
Rob Stinenbosch en Rinke Meijer, allebei adviseur bij Significant.
Complimenten voor dit artikel.
Terecht wordt gesteld dat veel gemeenten de gewenste regierol nog niet uitvoeren. Contractmanagement helpt gemeenten deze regierol te verkrijgen en op de jusite wijze in te richten.
Akkoord Contractmanagement (www.akkoord.eu) ondersteunt organisaties in deze stap naar professionalisering.