Vanuit de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) komt nu het advies aan gemeenteraden om zichzelf een adequate griffie te gunnen. Maar wat is nu een adequate griffie en wat mag dat dan wel kosten? Als gemeenteraad wil je aan je inwoners laten zien dat je ook zuinig bent voor jezelf. Alleen, is zuinig zijn voor jezelf wel zo fijn voor je inwoners?
Niet elk raadslid heeft op het netvlies wat een griffie precies doet of kan doen. Zolang alle stukken van de vergaderingen maar netjes op het digitale vergadersysteem staan en de griffie assisteert bij het opstellen van moties of een amendement, vindt menig raadslid het wel prima. Dat een griffie meer doet of kan doen is onzichtbaar. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn, als de gemeenteraad de griffie maar voldoende ruimte geeft om die onzichtbare werkzaamheden uit te voeren. Het is jammer als een gemeenteraad denkt dat er niet meer werkzaamheden zijn en de griffie niet de mogelijkheden krijgt om meer te doen.
Steun en toeverlaat
De griffier is de eerste adviseur van de gemeenteraad en dat houdt in dat de raad echt wel wat van een griffier mag verwachten. Hij of zij zoekt zaken uit en komt met voorstellen om de raadsleden te helpen beter hun rol te kunnen vervullen. Uiteraard let elk raadslid zelf op en zorgt dat de belangen van de raad in het oog worden gehouden. Maar juist de griffier kan in de driehoek (griffier, gemeentesecretaris en burgemeester) zorgen dat de belangen van de raad bij iedereen op het netvlies staat en blijft staan. Vanuit de neutrale rol biedt de griffier aan elk raadslid een luisterend oor en geeft adviezen.
Rollen van de raad
De griffie heeft een goede verhouding met de ambtelijke organisatie, neemt de ambtenaren inhoudelijk serieus en zorgt dat deze rekening houden met raadsleden die geen deskundigen zijn. De griffier blijft hameren op begrijpelijke raadsvoorstellen en zorgt dat er zonodig apart inhoudelijke mondelinge toelichting komt van de ambtenaar, met of zonder de portefeuillehouder. De griffier zorgt ervoor dat het college de ambtenaar daarin steunt.
Verantwoording en transparantie
Bij menig gemeente is de raad niet of (te) weinig zichtbaar. Raadsleden laten van zich horen via social media, de één meer dan de ander. Maar wat de gemeenteraad besluit en welke onderwerpen precies spelen dat krijgt lang niet elke inwoner mee. Het is vooral aan de griffie om te zorgen dat het werk van de raad voor de inwoners zo zichtbaar mogelijk en vooral ook zo toegankelijk mogelijk is. Dit vergt van de griffie extra inzet zodat in de lokale media, maar vooral ook op de gemeentelijke website voldoende aandacht is voor de raad. Voor de griffier is het de kunst om zowel college als organisatie mee te krijgen, en iedereen ervan te overtuigen dat zichtbaarheid van de raad als vanzelfsprekend hoort binnen ons democratische bestel.
De lokale democratie
Inwoners informeren en stimuleren om hun steentje bij te dragen aan waar de raad over besluit, dat is zeker een kerntaak van de griffie. Dat vraagt nog al eens extra uren om de dingen voor elkaar te krijgen en uren kosten geld. De griffie kan alleen optimaal functioneren als er voldoende uren, maar ook voldoende professionaliteit voor handen is. Met andere woorden: gun uzelf als raad voldoende budget en kwalitatieve menskracht, zodat u zo optimaal mogelijk al uw rollen kunt vervullen en de griffie in staat is om adequaat te handelen voor u als raad.
Meer over het advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur.
Els Boers is interim-griffier en adviseur voor lokaal bestuur. Ze schreef onder meer de gratis digitale publicatie Democratie en de griffier, 2020.
Geef een reactie