Opdrachtgeverschap draait om gemeenschapsgelden. Daarom alleen al luistert het nauw om kritisch en bewust in een traject te stappen en bijvoorbeeld opdrachtgevers te behoeden voor onrealistische doelen.
– c o l u m n –
Het was een mooie dag, al jaren terug, toen ik een ambitieus offerteverzoek van een ministerie in ontvangst mocht nemen. Het ministerie wilde op een nieuw beleidsterrein een heuse monitor inrichten. Spannend en uitdagend. Alleen wat jammer dat het offerteverzoek in de tweede week van juli aan ons was verstuurd, net toen één van onze op dit nieuwe terrein schaarse deskundigen met vakantie was gegaan. Manmoedig zette ik mij alsnog aan een passend aanbod. Al snel constateerde ik deze opdrachtgever wel heel veel wilde weten. Ik betwijfelde zeer dat al die informatie in de praktijk beschikbaar was. Om de opdrachtgever te beschermen tegen al te hoge verwachtingen, stelde ik voor om de opdracht in tweeën te knippen; eerst een voorstudie om te inventariseren of al die informatie eigenlijk wel te leveren was, pas daarna de inrichting van de monitor. Bij de eerste selectie van mogelijke opdrachtnemers vielen we direct af. Enthousiast werd mij medegedeeld dat alle andere aanbieders vonden dat het wél mogelijk was.
Had ik mij vergist? Was het echt wel mogelijk? Ik besloot om de voortgang van dit project te volgen. De aanvraag bevatte een ‘harde datum’ waarop de monitor gereed zou moeten zijn. Immers, de Minister had daarover een toezegging aan de Kamer gedaan. Alleen, op die datum was er nog niets gepubliceerd. Een half jaar later was dat nog steeds niet het geval. Bij navraag kwam ik erachter dat het project inderdaad hopeloos vast was gelopen. Alleen, de opdracht aan het bureau dat verantwoordelijk was voor de uitvoering was keer op keer verlengd en uitgebreid. Pas twee jaar na de oorspronkelijke deadline werd een schamel eindproduct opgeleverd.
Ik heb er van geleerd. Eerlijk tegen een opdrachtgever zeggen dat zijn vraag niet verstandig is, levert blijkbaar niets op. Glashard liegen wordt beloond; je krijgt de opdracht en je komt nog eens in de gelegenheid om keer op keer aanvullend budget los te peuteren. Weliswaar heb ik dat inzicht verkregen, ik ben er niet naar gaan handelen. Dat is commercieel wellicht geen verstandige strategie, maar ik ben ook inwoner en belastingbetaler. Een dergelijke verspilling van gemeenschapsgeld gaat mij toch wat te ver.
Sindsdien heb ik het gelukkig ook nooit meer zo bont meegemaakt. Toch denk ik niet dat de situatie wezenlijk is verbeterd. Ambtenaren worden maar weinig getraind in goed opdrachtgeverschap. Ze weten vaak zo weinig van methoden en technieken van onderzoek dat ze van alles op de mouw kunnen worden gesteld. Pogingen binnen ministeries om de onderzoeksfunctie te professionaliseren worden bij de eerste de beste bezuinigingsronde vaak weer de nek omgedraaid.
Er is nog iets dat ik in al die jaren heb geleerd. Ik werk liever met kritische en betrokken opdrachtgevers, die zelf weten waar ze het over hebben. Dat wordt dan wel voor mij hard werken, maar het resultaat wordt er vele malen beter van. En daar heb ik, als burger en belastingbetaler, op de lange duur toch heel wat meer aan.
In mijn rijke ervaring met uitbesteding en met het lostrekken van faalprojecten kan ik alvast één advies geven.
Nl. indien de dienstverlener, in plaats van klakkeloos de antwoorden in te vullen, blijk geeft van een eigen mening, leg die dan even apart. En besteedt daar even extra aandacht aan.
Want álle dienstverleners kunnen leveren, anders zouden ze immers niet reageren. Maar déze dienstverlener kan vermoedelijk méér, nl. kritisch nadenken. En dat houdt in dat deze dienstverlener fouten kan en wil voorkomen, en niet de vlucht zal nemen als het even tegen zit.
Want bij het laatste zit je met een 'faalproject'. En de kern van faalprojecten ligt bijna zonder uitzondering in de initatiefase.
Ook zelfs als de requirements volstrekt helder zijn betalen een voorstudie en een pilot zichzelf doorgaans dubbel en dwars terug.
Herkenbaar verhaal. Men houdt niet alleen elkaar voor de gek, maar ook zichzelf. Soms nog willens en wetens ook.
Wedden dat de gewoonte van deze vorm van opdrachtgeverschap in 1 lijn kan door getrokken naar werkgeverschap?
Probeer vaker te werken op basis van gelijkwaardigheid; denken in zoeken naar iets gemeenschappelijks in de individuele doelen en belangen… Er is nog veel te doen! En dus ook te behalen.