Gemeenten beschikken over onvoorstelbare hoeveelheden informatie in een berg e-mail. De uitdaging ligt in het beheren en bewaren. “Dat kan en moet beter.”
De Archiefwet regelt voor een groot deel hoe er met die informatie, óók e-mail, moet worden omgegaan qua archivering en beheer. Dat veel overheden hiermee bezig zijn en dat vele onderzoeken onvolkomenheden rapporteren, weten we. Als Rijk en gemeenten is het nu zaak daar samen wat aan te gaan doen.
Het ‘bonnetje van Teeven’ is landelijk bekend, maar zeker geen uitzondering. Bij meerdere parlementaire enquêtes kwam aan het licht dat zo’n zeventig procent van de informatie bij onder meer het ministerie van Financiën zich buiten de beheerde informatiebeheersysteem bevindt. Het kan nog erger: uit onderzoek is gebleken dat bij woningcorporaties een schamele vier procent in de officiële systemen is terug te vinden. De gemeenten scoren met een geschatte dertig tot veertig procent beter, maar feit blijft dat bij deze cijfers meer dan de helft van de informatiehuishouding niet terug te vinden is in de systemen die officieel beheerd worden en op verzoek moeizaam boven water komt. “Dat kan en moet beter”, stelt André Plat, adviseur en projectleider bij KING en pilotmanager van de Proeftuin e-mail bewaring. In een tijd waarin we – veelal via digitalisering – werken aan een transparante overheid, laten we daar te veel liggen. Het ultieme doel is dat we onze integriteit controleerbaar maken voor de bevolking. Uiteindelijk gaat het om de inwoners en ondernemers. Zij hebben recht op een transparante overheid.
Silo’s
“Inkomende en uitgaande stukken die via het postkanaal verlopen, worden opgenomen in het documentmanagementsysteem (DMS), waar context wordt aangebracht of dossiers worden gemaakt”, vervolgt Plat. “Maar er is tegenwoordig veel berichtenverkeer dat per e-mail verloopt. Hoe vaak gebeurt het niet dat een contract en factuur van een transactie niet aan een dossier worden gerelateerd of in de e-mailbox blijven steken?” E-mail is een van de zogenaamde silo’s: het DMS, de website, het taaksysteem, contractendatabases, financiële systemen en de e-mail.
“Deze silo’s vormen de bronnen voor de dossiers die we ook al uit het oogpunt van zaakgericht werken compleet willen hebben. Al te vaak is een belangrijk document niet terug te vinden bij het dossier. Bij een dossier over een bestemmingplan bijvoorbeeld zitten vergunningen, collegebesluiten en raadsstukken, maar ontbreken de afspraken met externe bureaus. Die zijn per e-mail afgehandeld en nooit in het systeem opgeborgen. Als je een compleet dossier wilt assembleren, moet je alle silo’s af. Dat is toekomstmuziek, maar de silo e-mail is geïdentificeerd door het Rijk als belangrijk, dus daar gaan we als eerste mee aan de slag.”
Sleutelfiguren
Natuurlijk kun je als hoofd informatiebeheer zeggen dat medewerkers hun e-mail in het DMS moeten bewaren, maar de praktijk wijst uit dat dat niet werkt. “Mensen zetten nu eenmaal makkelijker iets in Dropbox dan in het DMS”, aldus Plat. “Dat heeft te maken met gebruikersvriendelijkheid van zo’n DMS en met gedrag. In Dropbox maak ik een eigen naam voor mijn mapje, en kan ik iets terugvinden. In het DMS wordt er een andere naam aangegeven en raak ik de weg kwijt. Dus heeft iedereen z’n eigen systeempje en wordt er geen energie gestoken in het centrale systeem. Bovendien willen ze liever niet gecontroleerd worden.”
Dat is ook de ervaring bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Anderhalf jaar geleden zijn zij begonnen met een proeftuin voor het bewaren van e-mail. Gemeenten kunnen aansluiten. Plat: “We beginnen bij het bewaren van e-mail, de eerste belangrijke stap. Dat doen we, als het aan VNG en KING ligt, met onder meer de inzet van technologie. Kern van het project is dat we sleutelfiguren identificeren. Daar wordt een beslisboom voor ontworpen. Voor het Rijk kan zo’n sleutelfiguur de Secretaris-Generaal zijn en de ministers, voor gemeenten kunnen dat de directeuren Diensten en Domeinen en de gemeentesecretaris zijn. Van hen gaan we alle e-mail achteraf selecteren. Vooralsnog om te bewaren, later volgt het ontsluiten en assembleren. Daarna moet je kijken hoe je wat aan wie ter beschikking wilt stellen en wat je openbaar wilt maken. Dan heb ik het nog niet eens over de verplichting tot vernietiging uit de Archiefwet en uit de Algemene verordening gegevensbescherming. Laten we eerst maar beginnen met goede ideeën over het bewaren.”
Levend lab
“Voor nu is het belangrijk dat we met elkaar erkennen dat e-mail waardevolle informatie bevat en dat die niet goed wordt beheerd en gearchiveerd. Dat is ook niet eenvoudig als je denkt aan de veelvormigheid van processen bij gemeenten, met al gauw twintig hoofdclusters en zeshonderd processen. Een werkbaar concept rond het bewaren van e-mail is dan ook ingewikkeld. Maar we doen dit samen met een stevige partij, BZK. Samen met zoveel mogelijk gemeenten, in een levend lab. Daarom nodig ik gemeenten uit mee te doen aan de pilot. Met onze gezamenlijke kennis, content en mensen dagen we de techniek uit!”
In het kader van de Digitale Agenda 2020 is dit artikel onderdeel van een serie waarin gemeenten en organisaties vertellen over hoe zij denken over, en samen met andere gemeenten aan de slag gaan met, innoveren in dienstverlening en informatievoorziening.
Een mooie uitdaging licht ook in al die mail die niet meer bewaard mag worden. Naast de verplichtingen tot bewaren zoals de Archiefwet die stelt, is er ook wetgeving (WBP/AVG) die vernietiging verplicht.
Termijnen tussen bewaren volgens de archiefwet, en vernietigen volgens de WBP kunnen zeer verschillend zijn.