Veel werkgevers hebben de ambitie om de risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E’s) goed te regelen en meer te laten zijn dan die papieren tijger. Maar implementatie en opvolging is taai. Passende software helpt om de relevante vragen bij de juiste personen te krijgen. Dat helpt de acceptatie en daarmee krijgen we arbeidsveiligheid daar waar het hoort: op de werkvloer. Met software kunnen ook de andere aspecten van een dynamische RI&E worden geïmplementeerd.
Over een jaar kunnen we het 30-jarig jubileum van de RI&E vieren. Op 1 April 1994 werd de risico-inventarisatie en -evaluatie een wettelijk verplicht middel voor werkgevers ter bevordering van veilig en gezond werken. Bij grotere bedrijven (meer dan 100 werkgevers) heeft intussen ruim 90 procent een RI&E en 83 procent van de alle werknemers werkt bij een bedrijf of organisatie met een RI&E (bron Arbo in Bedrijf 2018).
Plan van Aanpak
Nu is het hebben van een RI&E één ding, het gaat pas bijdragen aan verbeterde arbeidsveiligheid als het Plan van Aanpak (PvA) daadwerkelijk wordt uitgevoerd en als de RI&E regelmatig wordt beoordeeld op eventueel veranderde bedrijfsrisico’s. Denk hierbij aan het zorgvuldiger werken met gevaarlijke stoffen, het beperken van stofblootstelling bij bakkerijen, het structureel geven van voorlichting en instructie en in het algemeen: meer grip op het Plan van Aanpak met de uitstaande maatregelen. Ofwel, de RI&E gaat pas echt werken als deze dynamisch is.
Dynamische RI&E
Het ministerie van SZW onderkent onderstaande elementen in een dynamische RI&E:
- Rapporteren over risico’s op verschillende organisatieniveaus
- Expliciet beleggen van verantwoordelijkheden op management (/lijn)-niveau
- Expliciet beleggen van verantwoordelijkheden op medewerkersniveau
- Doorwerking van risico’s /maatregelen in werkinstructies
- Besprekingen van risico’s /maatregelen met werkinstructie
Rond 2005 herkende A&O Kerndeskundige Michiel Ridder dat de traditionele RI&E-werkwijze weliswaar een mooie éénmalige RI&E rapportage oplevert, maar dat vele organisaties moeite hebben om het dynamische aspect van de RI&E geïmplementeerd te krijgen. Er zijn immers altijd prioriteiten vanuit het primaire proces, er is altijd tijd tekort en natuurlijk, veranderingen in werkwijzen zijn altijd taai.
AMS
Vanuit die probleemstelling is het ArboManagementSysteem (AMS) ontwikkeld. Naast diverse andere software oplossingen is AMS intussen de leidende SaaS (Software as a Service) oplossing in Nederland geworden. Meer dan 8.000 licentienemers met meer dan 40.000 gebruikers houden dagelijks hun RI&E dynamisch en up-to-date.
De inrichting van RI&E software sluit aan op de specifieke processen en arbeidsrisico’s van de organisatie, met de mogelijkheid om bijzondere aandacht te vestigen op risicovolle processen en activiteiten. Dat zorgt ervoor dat alleen de relevante (centraal geredigeerde) vragenlijsten en maatregelen bij de verantwoordelijke medewerkers terecht komen.
Goede stappen
De software is voorzien van workflow functionaliteit waarmee de acties uit het PvA direct kunnen worden belegd bij de juiste medewerker en op het juiste managementniveau. De software maakt het mogelijk om vooraf maatregelen te formuleren met een daaraan gerelateerde risicoklasse waarmee de uitvoeringsprioriteiten kunnen worden toegekend. Wat we in de afgelopen 10 jaar hebben vastgesteld is dat organisaties die software gebruiken voor het beheer van de RI&E goede stappen hebben gezet bij het structureel verbeteren van de veiligheidscultuur.
Ook hebben we gezien dat software het beter mogelijk maakt om managementrapportages eenvoudig samen te stellen. Die combinatie van ‘werkvloer-acceptatie’ en ‘management-informatie’ zorgt ervoor dat de RI&E niet langer het exclusieve domein is van de functionele (kern)deskundige, maar ontsloten wordt voor de primair verantwoordelijken binnen een organisatie. Het resultaat is meer regie op de RI&E en blijvend verbeterde arbeidsveiligheid.
Meer weten over hoe je slim gebruikmaakt van AMS? Onze expert Rick Jakobs helpt je graag verder.
Geef een reactie