Samenwerking. Hoe werkt dat? Daar kan je een boek over schrijven, natuurlijk. Tien spelregels kunnen gemeenten op weg helpen.
De spelregels zijn opgenomen in de publicatie Samenwerking in beweging van het platform Slim Samenwerken. Ze worden gebruikt voor de samenwerkingsverbanden van de gemeente Hoorn, maar waarom?
Criteria
“Veel gemeenten zien wel in dat sturingsbeleid verhelderend werkt, al is het maar om niet bij elke nieuwe collegeperiode de discussie over relevante criteria opnieuw te hoeven voeren”, stellen de schrijvers van de publicatie, Martin Eikenboom en Marly Kiewik.
“Sturingsbeleid kan onder meer bestaan uit een beleidsdocument waarin nadere eisen voor de kwaliteit en bedrijfsvoering worden beschreven, dat wordt toegevoegd aan de overeenkomst van een samenwerkingsverband.” De spelregels van Hoorn worden in de publicatie gezien als een mooi voorbeeld voor andere gemeenten.
Spelregels
1) “Informatievoorziening. Er hoeft ‘alleen’ maar een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen;
2) Bestuurlijke verantwoordelijkheid. Raadsleden nemen geen zitting in besturen van gemeenschappelijke regelingen (GR);
3) Zitting in dagelijks bestuur (DB). Hoorn streeft ernaar dat haar gedelegeerd bestuurder zitting heeft in het DB;
4) Actieve ondersteuning. Iedere GR heeft een verantwoordelijk collegelid en een ambtelijk verantwoordelijke;
5) Actief GR agenderen. Agendeer tweemaal per jaar actief de belangrijkste GR-en in raadscommissie en raad. Nodig daarbij de directeur uit om deze vergadering vanaf de tribune te volgen opdat deze functionaris direct ervaart wat er binnen “zijn” gemeente aan gevoelens en opvattingen leeft;
6) Afstemmen planning en controlcycli. Stem de planning en controlcycli op elkaar af, zodat de raad tijdig zijn zienswijze kenbaar kan maken;
7) Solvabiliteit. Beslis voor vier jaar over bijvoorbeeld de vereiste solvabiliteit van het samenwerkingsverband, waardoor men voldoende armslag heeft en er een financieel zo rustig en voorspelbaar mogelijk beeld bestaat;
8) Meerjarenkaders vaststellen. Stel als raad vervolgens duidelijke en simpele kaders voor meerdere jaren (vier) die SMART te verantwoorden zijn. De evaluatie zou aan het eind van het derde jaar van een bestuursperiode richtinggevend kunnen zijn voor de volgende periode.
9) Personeelsbeleid. Voer als DB door middel van directie een actief personeelsbeleid (werving, selectie, opleiding, mobiliteit, integriteit) en zorg dat een directeur professionele functionerings- en beoordelingsgesprekken krijgt;
10) Rekenkamercommissie. Zorg er als AB voor dat gemeentelijke rekenkamercommissies in hun onderzoek van de GR dezelfde bevoegdheden en verplichtingen hebben als de rekenkamers.”
In andere gemeenten zitten de toch al drukke raadsleden wel in de gemeenschappelijke regeling, waar het meestal gaat om de uitvoering van beleid. Dit terwijl raadsleden er juist zijn voor het vaststellen van beleid.
Ei van Columbus
De samenwerkingsverbanden zijn afhankelijk van de taken die ermee worden gedaan. Bijna gemeenschappelijk is wel dat van al deze verbanden meestal voordelen worden verwacht, waarbij gemeentesecretaris Frans Mencke een kanttekening plaatst.
“Door de bezuinigingsnoodzaak, is weer de beweging opgekomen om te gaan samenwerken. Iedereen verwacht er dan ineens heel veel van, soms teveel denk ik. Net of samenwerking het ei van Columbus is. Je moet het dan wel doen in een vorm waar je voordeel kan halen.”
Wie kan me vertellen: Wat is de minimaal planologisch juridisch basis om als gemeenten te gaan samenwerken met een bestemmingsplan
Zo staat de raad wel erg op afstand. Hoe kun je als raad sturen als maar twee keer per jaar de belangrijkste (dus niet alle?) GR-en besproken worden? Vraag als raad van je wethouder om voorafgaand aan de eerste besprekingen van een nieuw onderwerp in de GR de raad te informeren wat er aan de orde komt.
En raadsleden in GR-en is misschien vanuit een zuiver dualistische gedachte niet voor de hand liggend, maar verkleint naar mijn eigen ervaring de afstand tot de GR wel sterk.