Is het aanbieden van standaard middelen wel logisch in een organisatie waar we onze mensen willen faciliteren om hun werk zo goed, slim en efficiënt mogelijk te doen? Nee, dat is niet logisch.
– COLUMN –
De timmerman doet het al
Waarom krijgen veel timmermannen geen hamer en zaag van hun werkgever, maar een vergoeding om die zelf te kopen? Het antwoord is logisch. Wanneer je zelf je gereedschap mag uitzoeken, kies jij als vakman of –vrouw altijd het gereedschap waar jij het beste mee kunt werken. Niemand weet immers wat voor jou het beste gereedschap is, behalve jijzelf, alleen jij kent je eigen voorkeuren. Het is daarom slim om je medewerker tot een bepaald niveau (niet iedere timmerman heeft een eigen zaagmachine) zijn eigen gereedschap te laten uitzoeken. Het gaat de werkgever immers niet om het gereedschap dat zijn mensen gebruiken, maar om het resultaat van de klus. Bovendien zijn de meeste mensen zuiniger op hun privé eigendommen, wat ook een voordeel is.
Bij de overheid
Hoe doen we dat eigenlijk bij de (lokale) overheid? Wij verplichten onze kenniswerkers al jaren om met standaard gereedschap te werken dat wij voor ze hebben uitgezocht. Ambtenaren hebben vrijwel geen keuze, ze krijgen standaard computers en software om hun werk mee te doen. Op de computer thuis werken mensen vaak veel prettiger dan op de computer waar ze hun werk mee doen (hun brood mee verdienen). Dat komt doordat je thuis zelf kunt bepalen welke programma’s je op je privé computer installeert. Bovendien is de privé computer vaak sneller dan die op het werk. Is het aanbieden van standaard middelen wel logisch in een organisatie waar we onze mensen willen faciliteren om hun werk zo goed, slim en efficiënt mogelijk te doen? Nee, dat is niet logisch.
Bring Your Own Device (BYOD)
OVER-gemeenten heeft daarom Bring Your Own Device (BYOD) geïntroduceerd. Ambtenaren zijn vrij om hun eigen gereedschap (bijvoorbeeld laptop) te gebruiken, zolang het de kwaliteit en kwantiteit van hun werk maar ten goede komt. Ze kiezen (tot bepaalde hoogte) hun eigen apparaat om op te werken, daar bemoeit de organisatie zich niet (meer) mee. De leidinggevende focust in OVER-gemeenten op de resultaten van je werk, niet waarmee je je werk als beleidsmedewerker doet.
Randvoorwaarden
BYOD werkt het beste in organisaties waar resultaten leidend zijn. Aangezien OVER-gemeenten serieus met HNW bezig is, is BYOD een logische keuze. Om BYOD succesvol te kunnen toepassen is het belangrijk dat iedere medewerker vanaf zijn eigen apparaat het netwerk van de organisatie op kan. Om dit mogelijk te maken is in de gemeentehuizen van Oostzaan en Wormerland draadloos internet beschikbaar. Het maakt dus niet uit waar je bent, op kantoor of thuis, je kan overal bij je bestanden en mail. Het netwerk van OVER-gemeenten kan vanaf vrijwel ieder apparaat benaderd worden; Windows PC/laptop, Mac Computer/laptop, en zelfs de iPad en iPhone. Op ieder Device zie je exact dezelfde werkomgeving, alleen de grootte van het scherm varieert.
Beveiliging
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van hun eigen apparaat. Daar is niets nieuws aan. Wanneer medewerkers in het verleden vanaf hun eigen PC thuis werkten, waren ze ook al verantwoordelijk voor hun eigen privé PC. Zodra contact met het beveiligde netwerk van OVER-gemeenten wordt gemaakt, heeft de medewerker de beschikking over de software (Office, berichtenadminstratie etc.) en veiligheid die de organisatie aanbiedt.
“Ik wil niet flexibel werken”
Dient iedere medewerker van OVER-gemeenten nu zijn privé laptop te gebruiken om flexibel zijn werk te doen? Nee, het moet niet, het mag wel. Mensen die liever op kantoor achter een standaard computer werken kunnen dat blijven doen. De flexplekken (met Thin Client) blijven beschikbaar. Een combinatie van beide, werken op je privé laptop en op een Thin Client, is natuurlijk ook mogelijk.
ICT PGB
Om het flexibel werken van de ambtenaren te stimuleren stelt OVER-gemeenten aan de medewerkers een persoonsgebonden budget voor ICT middelen (ICT PGB) beschikbaar. Dat is geen cadeau, maar net als bij de timmerman een tegemoetkoming in de kosten voor het aanschaffen van gereedschap waar je mee werkt. De medewerker is zich bewust dat het apparaat voor minimaal 90% zakelijk gebruikt dient te worden. Voornamelijk de kenniswerkers kunnen van het ICT PGB in OVER-gemeenten gebruik maken.
Niet al het werk van de gemeente kan immers tijd- en plaatsonafhankelijk worden uitgevoerd. Het ICT PGB is primair bedoeld om de medewerkers in het flexibeler werken te faciliteren. Bij de toekenning van het ICT PGB wordt als belangrijke voorwaarde gesteld dat de medewerker na aanschaf van zijn Device flexibeler kan en wil gaan werken. Dit dient de medewerker bij zijn leidinggevende aannemelijk te maken voordat het ICT PGB wordt toegekend. In de resultaatgesprekken van leidinggevende en medewerker zal het flexibel en digitaal werken onderwerp van gesprek blijven. Doorlopend wordt bekeken of de verwachtingen op dit gebied uitkomen.
Mijn praktijk
Wat betekent deze ontwikkeling voor mij als medewerker van OVER-gemeenten? BYOD geeft mij de mogelijkheid om helemaal te werken zoals ik dat wil. Ik kan mijn privé MacBook mee naar kantoor nemen. Op de momenten dat ik dat handig vind, kan ik op mijn favoriete laptop werken. Soms heb ik echter behoefte aan een groot toetsenbord en een groot scherm; een laptop is dan minder handig. Op zo'n moment kies ik voor één van de flexplekken (met een vaste computer) in één van de twee gemeentehuizen van OVER-gemeenten.
En als straks mijn ICT PGB aanvraag wordt toegekend, kan ik aan mijn ambitie beginnen om 100% papierloos te werken. De aanschaf van een iPad wordt dan mogelijk. Ik stop dan met het printen van vergaderstukken en kan bij ieder overleg digitaal mijn documenten raadplegen en digitaal aantekeningen maken. De introductie van BYOD maakt het voor mij als beleidsadviseur mogelijk om met het gereedschap te werken waar ik het beste mijn werk mee kan doen. Mijn collega’s maken overigens hele andere keuzes, zij vullen BYOD weer helemaal anders in. Sommigen blijven liever op de vaste computers werken en houden alles bij het oude. Weer anderen delen mijn liefde voor Apple producten niet en gaan flexibeler werken met behulp van een Windows laptop.
Alles is goed, zolang je maar voor jezelf bepaalt wat jouw beste manier is en je de samenwerking met collega's zoekt.
Ronald Smit is HRM-beleidsadviseur bij de OVER-gemeenten.
Dit blog verscheen eerder op de netwerksite Ambtenaar 2.0
Ronald,
Ook ik ontvang graag een exemplaar van de regeling.
Alvast dank!
Kees
Hallo Ronald,
Op dit moment ben ik bezig met mijn afstudeeropdracht bij de gemeente Tiel. Hierbij doe ik onderzoek naar ‘Het Nieuwe Werken’. BYOD is ook een onderdeel dat wordt meegenomen in dit onderzoek. Ik ben erg benieuwd naar jullie regeling. Zou ik deze mogen ontvangen? Mijn e-mail adres is: jamiehoegen@hotmail.com
Alvast bedankt,
Met vriendelijke groet,
Jamie Hoegen
Beste Ronald,
Binnen onze gemeente zijn we ook bezig met het inventariseren van de mogelijkheden en wensen rondom HNW. Hierbij onderzoeken we ook met grote interesse BYOD. Zou ik jullie regeling eens in mogen zien om een idee te krijgen van hoe zo’n regeling er uitziet en waar hij allemaal aan moet voldoen?
Mijn mailadres is m.schrijver@olst-wijhe.nl
Alvast hartelijk dank!
Met vriendelijke groet,
Meike Schrijver
Hoi Ronald,
Ook binnen onze gemeente onderzoeken we de mogelijkheden voor BYOD. Ik ben vooral geinteresseerd in de wijze waarop jullie dit arbeidsvoorwaardelijk hebben geregeld, de regeling dus. Zou ik deze mogen ontvangen? Daarnaast ben ik benieuwd of de werkkostenregeling nog van invloed is op de wijze waarop jullie het nu hebben georganiseerd.
Alvast dank voor je reactie,
Sophia Poldervaart
Gemeente Pijnacker-Nootdorp
s.poldervaart@pijnacker-nootdorp.nl
Beste Ronald,
Bij ons staat HNW nog in de kinderschoenen. Daar hoort ook het concept BYOD onderzoeken bij. Zou ik jullie regeling mogen in zien?
Mijn mailadres is e.tigchelaar@franekeradeel.nl
Dank je wel.
Met vriendelijke groet,
Elise Tigchelaar
Gemeente Franekeradeel
cluster Personeel en Organisatie
Uit het hart gegrepen! Ben net als sommigen hier benieuwd naar hoe je de afspraken goed maakt: over gebruik maar ook over back-up in geval van storingen, verlies en meer.
Ik kan me voorstellen met een PGB te gaan werken maar ben nog op zoek naar een goede beheervorm hiervoor. Hoe beheer je verschillende platforms (android vz iOS bijvoorbeeld) of stel je hier kaders voor? Facilitieer je alle zelf meegebrachte devices of beperk je het ‘speelveld’? Ben voor zo veel mogelijk openheid, vrijheid en gebruikersgemak dus zoek ik naar ervaringen en alternatieven.
Met vriendelijke groeten,
Jan Willemsen
jan.willemsen@gemeentestein.nl
Enig idee hoe je kunt “aantonen” dat het device (wij denken na over laptops/macbooks in een BYOD context) idd voor 90% voor werk gebruikt wordt? Anders wordt het wel heel erg duur. Voor een laptopje van 600 euro moet je de werknemer al 1250euro meegeven, als onze vrienden vd belastingdienst een graantje mee willen pikken
Beste Ronald,
Op het moment is dit bij mijn werkgever ook een actueel thema.
Zou je mij een voorbeeld sturen van hoe dit bij de Over-gemeenten geregeld is?
Mijn mailadres is: s.neervoort@uneto-vni.nl
Hartelijk dank,
Sandra Neervoort
Ronald,
Een heldere omschrijving van de omslag van traditioneel werken naar HNW. Leuk om te lezen wat hier speelt.
Binnen de ontwikkelingen van HNW en BYD merken wij dat het belang van connectivity steeds meer toeneemt. Hierbij komen allerlei vragen kijken. Ik denk dat WaaS (WiFi as a Service) goed aansluit bij deze ontwikkelingen en een interessante mogelijkheid kan zijn binnen deze branche.
Hartelijke groet,
Bert Enserink
Beste ronald
Ook in onze organisatie (thuiszorg) denken we na over dit fenomeen. Hoe zit het eigenlijk met belasting. Wordt dit niet als loon aangemerkt of moet je dan inderdaad voor 90% voor het werk gebruik maken. Ook ik ben erg geinteresseerd in jullie regeling zou je mij die ook toe kunnen sturen. Alvast bedankt.
Mijn mailadres is t.vogel@sensire.nl
Beste Ronald,
Bij de gemeente Rotterdam zijn we ook aan het onderzoeken hoe we het concept BYO kunnen introduceren. We willen op korte termijn starten met een pilot smartphones en andere devices. Bij ons spelen dezelfde soort vragen en we zijn benieuwd naar jullie ervaringen; zouden we jullie regeling kunnen inkijken?
met vriendelijke groet,
Marty Rijk
m.rijk@ggd.rotterdam.nl
Projectleider IT / Informatieadviseur
Informatiemanafgement & Services
GGD Rotterdam-Rijnmond
In 1 woord geweldig. Dit haalt de eeuwige discussie onderuit die bij ieder initiatief dat op dit gebied wordt ontwikkeld, naar voren komt. ICT is geen hindermacht meer, gebruikers weten exact wat ze nodig hebben. Volgende stap wordt het naadloos vertrouwen van medewerkers die 80% thuis willen werken. Kwestie van cultuur en lange adem.
Momenteel ben ik projectleider voor de pilot portable devices, en natuurlijk lopen we tegen uitdagingen aan. Maar die hebben meer te maken met de Huis-versies van Office en ons iets te hoge tempo om te willen veranderen.
Gelukkig dat de markt hierop een passend antwoord heeft.
Ik zou het daarnaast wel omdraaien: flexibel werken moet je willen, daarna KAN alles.
Hallo Marcel,
Stuur me even een mail zodat ik je emailadres heb. Ik stuur je dan de regeling zoals die bij ons geldt. Antwoord op je vragen voor andere mensen die hier meelezen: we hebben een overeenkomst met de deelnemers dat ze een evenredig deel terugbetalen wanneer ze binnen 36 maanden vrijwillig uit onze organisatie vertrekken (of verwijtbaar ontslagen worden). We hebben het niet in het cafetariamodel ondergebracht. De 90% regel is een fiscale regel waar medewerkers zich aan dienen te houden http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/lb22_vormen_van_loon/lb22_vormen_van_loon-14.html
Groeten,
Ronald
ronald.smit@over-gemeenten.nl
Beste Ronald,
Bij de gemeente Heemstede onderzoeken we op dit moment de mogelijkheden om medewerkers een ” PGB Digitale Hulpmiddelen” te geven. Ik zou graag willen weten welke regels jullie hebben opgesteld omtrent het PGB. Is hier een regeling voor opgesteld? Hoe zit het met de terugbetaling? Hebben jullie het in het cafetariamodel ondergebracht? Is er ook nagedacht over medewerkers die de ICT middelen voor meer dan 10% prive gebruiken?
Bij voorbaat dank voor je reactie,
Met vriendelijke groeten,
Marcel Walkeuter
Gemeente Heemstede
Personeel en Organisatie
023-5485618