Ambtenaar en op het punt om een opdracht of nieuw project aan te nemen? Dan is een aantal vragen handig om te stellen. Met de antwoorden krijgt bureaucratie namelijk geen kans, wordt de opdracht kraakhelder en weet je precies wat er van jou wordt verwacht.
‘Bepaalde vragen stellen voorafgaand aan een nieuw project of opdracht kent een aantal voordelen,’ zo vertelt Johanna Kroon, veranderdeskundige en schrijfster van de survivalgids voor de andere ambtenaar. ‘In de praktijk gebeurt het vaak dat er te brede kaders worden geschapen en een opdracht daardoor uiteindelijk verwatert. Je schept juíst ruimte door vooraf de wegen die doodlopen weg te strepen. Met minder tijdverspilling en rompslomp als gevolg, net als een duidelijke koers en een glasheldere opdracht. Je zult al snel zien welke onderdelen van het plan niet werken zodat je bijtijds kunt bijsturen.’
Makkelijk is dat trouwens niet, volgens Kroon. ‘Dat is best een uitdaging, dat geef ik onmiddellijk toe, want in sommige rollen is het lastig toepassen (denk een bepalende leidinggevende of een opdracht die je opgelegd krijgt), maar het is de moeite waard. Want andersom werkt het vaak ook: hoe helderder je de opdracht formuleert, hoe meer vrijheid je meestal krijgt.’ Dit zijn haar tips:
Zoek naar het waarom
Zoek naar het waarom achter de opdracht: ‘Waarom is het in het belang van het land of gemeente dat jij dit doet? Dat er ‘iets is toegezegd’ is natuurlijk geen afdoende reden. Een goede reden klinkt bijvoorbeeld zo: ‘anders kunnen 3.000 chronisch zieke kinderen niet op schoolreisje.’
Spreek resultaat af dat je kunt leveren
Het moet tastbaar zijn, meetbaar en binnen jouw invloedssfeer liggen. ‘Minder kindermishandeling’ kan zelfs de beste ambtenaar niet leveren. ‘Meer bewustwording over kindermishandeling’ ook niet. Maar wel: een campagne die oproept tot het melden van vermoedens van kindermishandeling.
Spreek af wat je wel en niet behandelt
‘Tijdens de briefing zullen allerlei dingen de revue passeren die zijdelings met het onderwerp te maken hebben. Spreek direct af of die meegenomen moeten worden, of dat je die juist niet gaat behandelen. Door al meteen een aantal uitsluitingen te formuleren voorkom je dat er gaande het traject steeds nieuwe deelonderwerpen aan boord worden gehesen onder het motto: ‘oja, dat moet er ook nog in’.’
In het boekje ‘Survivalgids voor de andere ambtenaar’ staan meer adviezen voor ambtenaren die anders en efficiënter willen omgaan met hun werk. Het is gericht op rijksambtenaren, maar bevat adviezen die nuttig zijn voor elke andere ambtenaar.
Goed artikel als reminder aan de theorie die je tijdens je opleiding hebt gekregen. Blijkbaar is het in de praktijk niet uit te voeren. Zelfs de schrijfster krabt in de 3e alinea terug (makkelijk is……tips). Misschien handig om in plaats van over een partij (de opdrachtnemer) van alles te roepen en schrijven, voor de andere partij (opdrachtgever) hetzelfde te doen.
Titel van het boek: hoe maak ik opdrachten helder samen met mijn team!
En vergeet dan de reminders niet.