De samenleving is een netwerk is, de gemeentelijke organisatie moet daarop aansluiten. Oude IJsselstreek doet het.
In 2013 is de gemeente Oude IJsselstreek een proces van organisatie-ontwikkeling ingegaan om in haar werk de samenleving centraal te stellen. De gemeente wilde niet meer vanuit de top van de organisatie sturen op wat er moet gebeuren, maar uitgaan van en aansluiten bij initiatieven van inwoners. “Uitgangspunt bij de organisatieontwikkeling is dat de samenleving een netwerk is. De gemeente sluit daarop aan”, aldus Gerharda Tamminga, gemeentescretaris in Oude IJsselstreek.
Inmiddels werkt de organisatie een jaar vanuit de nieuwe principes en vanuit rollen in plaats van functiebeschrijvingen. Zo hebben de medewerkers van Oude IJsselstreek een van de volgende zeven rollen gekregen: leider, strateeg, realisator, gebiedsmakelaar, adviseur, dienstverlener en ondersteuner. Bovendien is met de nieuwe manier van werken een belangrijke financiële taakstelling gehaald. De organisatie is 30% kleiner geworden.
Hoe gaat het nu? Zijn de verwachtingen uitgekomen? Wat ging sneller dan verwacht en waar liep het soms wat stroef? Tamminga vertelt hoe het na het eerste jaar gaat en wat de eerste resultaten van de evaluatie van de organisatieontwikkeling zijn.
Verrassende resultaten
In de zomer van 2013 zijn alle medewerkers in hun nieuwe rol van start gegaan. Oude IJsselstreek is nu dus ruim een jaar bezig met de nieuwe organisatie en nieuwe wijze van werken.
Tamminga: “Wat mij het meest verrast heeft aan de ontwikkeling, is dat er groepen medewerkers zijn die de ontwikkeling sneller opgepakt hebben dan ik had verwacht. Heel mooi om te zien. Zo zijn bijvoorbeeld de ondersteuners echt proactief aan de slag gegaan. Zij pakten het helemaal vanzelf op. Het omgekeerde zie ik ook. Ik vraag medewerkers buiten te beginnen en de kennis in de samenleving met elkaar te verbinden. Dat blijkt soms lastig te zijn. Vooral bij medewerkers die het gevoel hebben ‘macht’ te verliezen, doordat we vanuit de inwoners vertrekken en veel meer bij hen neerleggen.”
Op maat
Het kernbegrip van de organisatie-ontwikkeling in Oude IJsselstreek is op maat werken. De gemeente heeft vier gebiedsmakelaars. Tamminga: “Zij vormen de verbinding tussen inwoners en wijkteams, organisatie en bestuur. De organisatie is faciliterend naar hen. Zij helpen inwoners om hun vraagstuk zelf op te lossen.”
Dat de gebiedsmakelaars een belangrijke rol spelen in de gemeente, blijkt uit hun aanwezigheid in het wekelijkse managementoverleg. Zij vertellen wat ze horen in de wijken en geven aan of het lukt om samen met collega’s te werken vanuit vragen van inwoners.
Tamminga: “Daarmee proberen we te voorkomen dat de gebiedsmakelaars vastlopen in de organisatie. Iets dat je soms ziet bij bijvoorbeeld wijkregisseurs in andere gemeenten. Dat komt vaak omdat andere dingen meer prioriteit krijgen en afspraken niet nagekomen worden. Door hen te betrekken bij het managementoverleg houden we de lijnen kort, zodat we meteen kunnen schakelen op het moment dat het vastloopt.”
Netwerkorganisatie
Niet alleen inwoners, ook medewerkers worden op maat gefaciliteerd door de organisatie. De visie van Tamminga is helder: “Het is een echte cultuurverandering, een continu leer- en ontwikkeltraject. Ik geloof niet meer in reorganisaties, dan loop je altijd een stap achter. Als organisatie moet je als een barbapapa meebewegen met de vragen die zich voordoen.”
Dat de gemeente steeds meer als netwerkorganisatie gaat werken, blijkt onder andere uit de resultaten van Vensters voor Bedrijfsvoering. Tamminga: “Ik was verrast dat uit de resultaten bleek dat we zo’n lage overhead hebben en lage kosten van de organisatie per inwoner, zelfs in vergelijking met regiegemeenten. Voor onze organisatie is het een echte kwaliteitsmonitor die we goed in willen zetten. Ik had ook niet beseft dat het zo’n effect zou hebben, het is een bevestiging en ondersteuning in de ontwikkeling die we doormaken.”
Vorig jaar is de laag van afdelingshoofden binnen de gemeente verdwenen. Inmiddels werken enkele teams zelfsturend. “In het begin was dat best even wennen”, volgens Tamminga. “Medewerkers waren op zoek naar een aanspreekpunt en vroegen nog vaak om toestemming voor diverse zaken. Van nature komen er nu momenten aan waarbij (teamleiders)rollen vrijkomen en die niet opgevuld gaan worden. Zo gaan we stap voor stap steeds meer naar een netwerkorganisatie.”
Tamminga gelooft in de netwerkgedachte en werkt zo min mogelijk vanuit hiërarchie. Dat blijkt bijvoorbeeld uit de terugkoppeling van de collegevergadering in de kantine. Iedere dinsdagmiddag geeft zij daar van 4 tot 5 een terugkoppeling van de besluiten. “Maar”, zegt Tamminga, “het is niet alleen zenden; het is halen en brengen.” Door besluiten goed met elkaar te bespreken, kan het zelfs zo zijn dat er in een volgende collegevergadering een aangepast besluit genomen wordt. Tamminga: “Mensen vinden het ook leuk, ik hoor heel positieve reacties. Iedereen zit door elkaar, het werkt gewoon heel goed.”
Effect op samenleving
Na een jaar op de nieuwe manier aan de slag te zijn, is het tijd voor een eerste evaluatie. Onderdeel hiervan is de burgervisitatiecommissie, een groep inwoners die vanuit hun achtergrond de eerste resultaten beoordelen en de gemeente adviseren over de verdere ontwikkeling. Op 11 september heeft de commissie het onderzoeksrapport gepresenteerd aan de raad.
“Het is een positief rapport, met positief-kritische en waardevolle aanbevelingen”, aldus Tamminga. “Ik betrek de adviezen in onze evaluatie en rapporteer aan de commissie ook terug over het vervolg. Dat betekent niet dat we alles overnemen. Ook al begrijp ik de achterliggende gedachte, een aantal zaken doen we heel bewust niet. Bijvoorbeeld het gedetailleerder beschrijven van taken en bevoegdheden van medewerkers.”
“Uit het rapport van de commissie en uit onze eigen gesprekken blijkt dat vooral het op maat benaderen van inwoners en de rol van de gebiedsmakelaars hierin zeer positief gewaardeerd worden. Aan het grote aantal initiatieven en aan de positieve ervaringen, zie ik dat we op de goede weg zijn.”
Oss wil meen ik ook een netwerkorganisatie zijn.
Zie ook slimmernetwerk.nl, de netwerkorganisatie/community voor de publieke dienstverlening.