‘De gemeenteambtenaar bestaat niet’

Je hebt ze in alle soorten en maten. Toch hebben ze dezelfde functie. Gemeentesecretaris Marc Knaapen van de gemeente Weert vertelt over zijn werk. “Ik wilde geen ambtenaar worden.”

Knaapen werkt in Weert sinds 2008, dichtbij het Noord-Brabantse Heeze waar hij opgroeide. Wilde hij als kind al gemeentesecretaris worden? “Nee”, antwoordt Knaapen. “Mijn vader was ambtenaar, maar ik had daar niets mee. We woonden buiten in de bossen, dat was mijn wereld. Ik was vooral geïnteresseerd in aardrijkskunde, geschiedenis en de natuur.”

Waarom koos je voor de lokale overheid?

“Dit is geen bewuste keuze. Ik werkte voor de rijksoverheid in een internationale baan, was veel en vaak voor langere tijd van huis. Dat wilde ik niet meer. Na ruim twintig jaar bij het rijk, was ik ook wel toe aan een andere werkkring. In mijn toenmalige woonplaats Gouda deed zich toen een kans voor bij de gemeente. Zo ben ik bij de lokale overheid terecht gekomen.”

Had je aan het begin van je carrière al de ambitie om gemeentesecretaris te worden?

“Nee, juist niet. Langere tijd heb ik volgehouden dat ik geen ambtenaar wilde worden. Toen ik dat uiteindelijk toch werd, was gemeentesecretaris geen doel. Mijn vader had inmiddels die functie en hoewel hij het geweldig vond, zag ik er de lol niet van in.”

Welke opleiding(en) heb je gevolgd?

“Uiteindelijk heb ik voor rechten gekozen en deze studie afgemaakt met afstudeerrichting internationaal strafrecht.”

Heeft dit geholpen om je huidige functie te beoefenen?

“Een juridische opleiding is zeker geen voorwaarde voor de functie van gemeentesecretaris. Het is wel een van de opleidingen die een goede basis vormen. Voor het vak is een combinatie van kennis, competenties en vaardigheden van groot belang. De vooropleiding doet denk ik wat minder ter zake.”

Zijn er andere, zelfs betere, wegen die leiden naar deze positie?

“Er zijn vele wegen die kunnen leiden naar het beroep van gemeentesecretaris. Dat blijkt al uit de diversiteit aan achtergronden van de mensen die dit beroep uitoefenen. Het carrièreverloop en de opgedane ervaringen zijn belangrijker. Secretarissen zijn mensen die een bepaalde ambitie hebben om sturing te geven aan een complexe organisatie, hun hart hebben bij de publieke zaak en over een goede dosis praktisch en strategisch inzicht beschikken. Een generalist die resultaatgericht is en – wat steeds belangrijker wordt – in staat is tot verbinden en goed communiceren op alle niveaus.”

Wat is het beste advies dat je ooit hebt gekregen?

“Het beste weet ik niet. Met name de adviezen die je aanzetten om zelf de goede afwegingen te maken, heb ik altijd zeer gewaardeerd. In plaats van het advies: ‘Dit moet je doen’ heb ik het meeste gehad aan de adviezen die mij ertoe bewogen de zaken vanuit verschillend perspectief te zien alvorens een keuze te maken. Adviezen die de eigen creativiteit en inventiviteit aanwakkeren zijn het meest waardevol.”

Hoe zie jij de gemeenteambtenaar van de toekomst?

“De gemeenteambtenaar bestaat niet, of niet meer. Het is een containerbegrip waaraan van oudsher ook nog een bepaald stereotiep beeld wordt gehangen. De complexiteit van de samenleving en het groeiende takenpakket van gemeenten dwingt wel tot een continu proces van doorontwikkeling van de rol en verantwoordelijkheden van de ambtenaar. Dit geldt uiteraard ook voor het bestuur.”

“In toenemende mate zal het een verbindende rol zijn tussen burgers en instellingen. Het is de uitdaging om telkens een goede keuze te maken tussen zelf doen als gemeente of het initiëren en verbinden van initiatieven in de samenleving. Gegeven de schaarste in mensen en middelen en de veranderende visie op de eigen verantwoordelijkheid van burgers, zal de ambtenaar zich meer en meer moeten richten op de laatste taak. Daar is nog veel in te leren en te ontwikkelen.”

Wat is jouw stijl van leidinggeven?

“Ik probeer open en transparant samen met anderen tot gewenste resultaten te komen. Coachend en stimulerend leiding geven binnen heldere kaders en gericht op resultaatsafspraken. Ik geef graag ruimte en vrijheid zodat mensen in hun kracht kunnen komen. Als het moet kan ik ook directief zijn als ik denk dat het voor het proces of de uitkomst noodzakelijk is.”

Welke eigenschappen zijn essentieel om het werk goed te doen?

“Goede communicatieve vaardigheden, openheid en doortastendheid. Verder het vermogen om in de schaduw te staan en kunnen genieten als anderen mede dankzij jouw inspanning kunnen excelleren. Humor en relativeringsvermogen maken het werk ook plezieriger maar dat geldt voor heel veel banen.”

Wat is het mooiste aan dit werk?

“De rol van de makelaar, het middelste van de zandloper zijn zonder continu in de schijnwerper te hoeven staan. De vele contacten en het omgaan met mensen.”

Wat is vervelend?

“Soms de afhankelijkheid van anderen om tot succes te komen. Vanwege de complexiteit van zaken duurt het soms lang om dingen voor elkaar te krijgen. Bureaucratie is noodzakelijk om tot goede en zorgvuldige besluitvorming te komen. Wat vervelend is dat we af en toe zijn doorgeschoten in de regels en procedures. Ik sta daarom altijd kritisch tegenover in mijn ogen onnodige bureaucratie.”

Wat weten mensen niet over jouw werk?

“De noodzaak om altijd te letten op allerlei kleine details die irrelevant lijken maar als ze niet kloppen zeer verstorend kunnen werken. Iemand noemde dit ooit de strategische details.”

Wat is jouw intrinsieke motivatie voor dit werk?

“Meewerken aan een prettige leefomgeving in je eigen stad en aan goed werkgeverschap voor je medewerkers. De overstap van het rijk naar de gemeente gaf mij meer voldoening door het feit dat je bij een gemeente direct ziet en ervaart wat de effecten zijn van de gemeentelijke activiteiten. Het is minder abstract en indirect.”

Wat is jouw lievelingsanekdote over jouw werk als gemeentesecretaris?

“Mijn voorganger herinnerde zich vlak voor mijn start dat hij, en door de wisseling dus ik, de eerste week van mijn secretarisschap piket had voor het operationeel team van de Veiligheidsregio. Met de woorden: ‘Het piket is vier keer per jaar en ik ben al jaren niet opgeroepen’ wuifde hij het verder weg. En jawel, meteen de eerste zaterdag werd ik opgeroepen in een GRIP 2 situatie een grote brand in een andere gemeente. Ja, dan moet je improviseren en dat is gelukkig goed gelukt. Het voordeel is dat je zo meer zal leren dan in een oefening.”