Vijf tips bij schaalvergroting belastingproces

Steeds meer gemeenten en waterschappen zoeken schaalvergroting voor uitvoering van hun belastingprocessen. Maar hoe begin je daar goed aan? Vijf tips om af te wegen of schaalvergroting (horizontaal of verticaal) soelaas biedt.

– VISIE – Joost Janssen

Zorg voor een (strategische) visie
Idealiter sluit uw oriëntatie op alternatieve uitvoering van de belastingprocessen aan op een brede visie op de rol van – en taakuitvoering door – uw gemeente en op uw visie op samenwerking. Uw visie is bruikbaar:
- als afwegingskader voor de meeste geschikte samenstelling en vorm;
- ter beoordeling van mogelijkheden om overhead- en desintegratiekosten in de toekomst af te bouwen;
- om de keuze voor samenwerking of uitbesteding aan de direct betrokkenen (medewerkers) uit te leggen.
Zorg voor een goede nulmeting van uw huidige uitvoering
Een goede nulmeting levert u op:
- inzicht in de sterke en zwakke punten van de huidige uitvoering, enen daarmee inzicht in wat er voor uw organisatie te winnen, maar ook te verliezen is bij samenwerking of uitbesteding;
- houvast bij het formuleren van duidelijke en onderbouwde (kwaliteits)eisen (programma van eisen/bestek) aan de beoogde samenwerkings- of uitbestedingspartner(s);
- een basis voor een evaluatie van de samenwerking of uitbesteding. Dit om na verloop van tijd de meerwaarde objectief vast te kunnen stellen en zo onnodige discussie(s) tussen opdrachtgever (gemeente of waterschap) en opdrachtnemer (uitvoerder) te voorkomen.
Formuleer concrete doelen en randvoorwaarden.
Het is belangrijk om uw doelen concreet te formuleren en te prioriteren. Wat moet de samenwerking/uitbesteding (ten minste) opleveren en binnen welke randvoorwaarden? Ook dit verkleint het risico op oneigenlijke discussies (achteraf).
Inventariseer en beoordeel mogelijke partners
Beoordeel de geïnventariseerde partners aan de hand van een toetsingskader, dat naast meetbare criteria ook prioriteiten bevat op basis van uw (strategische) visie, doelen en randvoorwaarden. Besteed ook aandacht aan de juridische constructie van de samenwerking of uitbesteding. Zorg ongeacht de juridische constructie, te allen tijde voor een dienstverleningsovereenkomst of service-level-agreement waarin prestatie- en betalingsafspraken zijn vastgelegd.
Breng de consequenties van samenwerking of uitbesteding in beeld
Als u weet wat de beoogde samenwerkings- of uitbestedingspartner kan bieden en u over een goede nulmeting beschikt, is het benoemen van (potentiële) voordelen niet moeilijk. Om een weloverwogen besluit te kunnen nemen, moet u ook inzicht hebben in de (o.a. financiële, personele en inhoudelijke) consequenties voor de ‘achterblijvende organisatie’. Ofwel, wat levert het mij op en wat lever ik ervoor in?