Het blijft voor veel ambtenaren een grote uitdaging om in duidelijke taal te schrijven. Terwijl het belang daarvan inmiddels stevig tussen ieders oren zit. Wat maakt begrijpelijk schrijven dan zo lastig?
Zeker acht ambtenaren
buigen zich over een nota voordat deze de lezer onder ogen komt. Er is lang geschreven,
uitbundig geschrapt, heftig gediscussieerd, kwistig toegevoegd en even royaal weer
doorgehaald. En nog komt de boodschap te vaak niet bij de lezer over.
Vijf valkuilen bij het op papier
zetten van beleid:
1. Ingewikkelde zinnen
- U
schrijft: Wij doen u twee voorstellen,
waarbij het eerste voorstel, dat meer de diepte ingaat, waardoor het een beter
fundament legt voor een vervolgtraject, duidelijk onze voorkeur geniet. - Beter
is: Wij doen u twee voorstellen. Het
eerste voorstel gaat meer de diepte in. Daardoor legt het een beter fundament
voor een vervolgtraject. Dit voorstel geniet dan ook duidelijk onze voorkeur.
Zinsdelen
die bij elkaar horen, moeten zoveel mogelijk bij elkaar staan. Dat is in de
eerste, lange zin niet het geval. Na de woorden waarbij het eerste voorstel wordt een zijweg ingeslagen. Pas bij
het woord duidelijk komen we terug op
het hoofdpad. Voor een lezer is dit verwarrend, want zijn kortetermijngeheugen
wordt er onnodig door belast. Je moet namelijk eerst een onafgemaakt deel
onthouden. Vervolgens moet je daar een nieuw gedeelte bij opstapelen en pas
daarna krijg je de informatie die aansluit bij het beginstuk. Dit soort
ingewikkelde zinnen moet je twee keer lezen voordat ze duidelijk zijn.
In het verbeterde tekstje
staat bij elkaar wat bij elkaar hoort. Bovendien bevat elke zin maar één
kernboodschap. Zo kan de lezer de informatie in kleine, afgeronde brokken
verwerken.
2. Aartsvoorzichtige taal
- U
schrijft: De vraag zou mogelijk gesteld
kunnen worden of het niet wenselijk moet worden geacht om de voorwaarden voor
huurtoeslag verder aan te scherpen. - Beter
is: We kunnen de vraag stellen of we de
voorwaarden voor huurtoeslag verder moeten aanscherpen.
Met
woorden zoals zou, mogelijk, kunnen en wenselijk kunt
u een uitspraak nuanceren. Dat is soms belangrijk om te doen, maar lang niet
altijd. Sommige schrijvers zwakken uit gewoonte hun uitspraken af. Dit maakt op
lezers een onzekere indruk. Bovendien wordt een tekst er vaag en ondoorzichtig
van. De lezer heeft namelijk alle ruimte om een genuanceerde tekst te begrijpen
zoals hij zelf wil. Dat kan vervelende gevolgen hebben.
Schrijf
dus zo direct mogelijk en breng nuanceringen bewust en goed doordacht aan.
3. De passieve vorm met worden
- U
schrijft: Eind van dit jaar wordt de
onderbouwing voor het reorganisatieplan beoordeeld. De lezer denkt: Wie gaat dit dan doen? - Beter
is: Eind van dit jaar beoordeelt de sectordirecteur
de onderbouwing voor het reorganisatieplan.
De
eerste voorbeeldzin staat in de passieve vorm. Dit betekent dat niet te zien is
wie iets gaat doen of wie verantwoordelijk is. De passieve vorm maakt een zin dan
ook onduidelijk en onpersoonlijk. De lezer weet bijvoorbeeld niet bij wie hij
moet zijn als hij het er niet mee eens is. Ook komt hij niet in actie als hij
zelf iets moet doen, want hij voelt zich niet direct
aangesproken. Iets ‘wordt’ immers gedaan? Passieve zinnen leiden in de
praktijk daarom vaak tot misverstanden.
De
tweede voorbeeldzin staat in de actieve vorm. Het saaie werkwoord wordt heeft plaatsgemaakt voor het dynamische
werkwoord beoordeelt. Ook is te zien wie beoordeelt.
De
actieve vorm maakt een zin duidelijker en persoonlijker. Kies daarom standaard
voor de actieve vorm. Gebruik de passieve vorm alleen ter afwisseling. Of als het
niet van belang is dat de lezer weet wie iets doet of moet doen.
4. Uitdrukkingen zoals ten aanzien van, met betrekking tot en in het
kader van
- U
schrijft: De wettelijke eisen ten aanzien van de naleving van het
rookverbod zijn verzwaard. - Beter
is: De wettelijke eisen aan de naleving van het rookverbod zijn
verzwaard.
Uitdrukkingen
zoals ten aanzien van, met betrekking tot en in het kader van zijn erg geliefd in
ambtenarenland. Ze staan op de plaats van gewone, gemakkelijk te begrijpen
voorzetsels, zoals aan, over en bij. Uitdrukkingen zoals ten
aanzien van maken een zin moeilijker dan nodig is. Lezers begrijpen niet
altijd precies wat ze betekenen. Dat komt doordat ze er op latere leeftijd mee
in aanraking zijn gekomen.
Ook
maken deze uitdrukkingen uw zinnen vaag, want ze hebben meer dan één betekenis.
Ten aanzien van kan bijvoorbeeld
betekenen: op, over, voor, bij, van
of aan. Een lezer moet soms gissen
welke van die betekenissen u voor ogen hebt. De context helpt echt niet altijd.
Vermijd deze lastige uitdrukkingen dus en gebruik voorzetsels die iedereen
begrijpt.
5. Formele, moeilijke
woorden
- U
schrijft: De periode is dientengevolge te
kort om de aan de orde zijnde problematiek te analyseren en genoegzaam aan te
pakken. - Beter
is: De periode is daarom te kort om de problemen
te begrijpen en goed aan te pakken.
Woorden
die je van jongs af gebruikt, zijn het gemakkelijkst te begrijpen. Dit zijn onze
normale omgangswoorden. Ambtenaren vermijden deze woorden vaak, omdat ze vrezen
daarmee niet professioneel over te komen. Ze denken dat hun nota een bepaalde
status krijgt als er formele, moeilijke termen in staan. Maar een lezer is niet
geïnteresseerd in een nota met status. Die wil alleen maar de boodschap
begrijpen, het liefst zonder dat het veel moeite en tijd kost. Laat formele en
moeilijke termen dus achterwege. U komt bij een lezer pas echt professioneel
over als u ingewikkelde zaken in eenvoudige taal kunt uitleggen.
Tot slot
Bij
het schrijven van een nota hebben ambtenaren vooral oog voor de inhoud, niet
voor de lezer. Maar als een lezer uw nota niet begrijpt, is het schrijven pure
tijdverspilling geweest. Zet uw lezer daarom centraal en schrijf met een grote
boog om de vijf valkuilen heen.
De auteur
Mariët
Hermans is manager Communicatie bij Boertiengroep
met dank aan collega Don die gelijk heeft. inruilt dient in de onvoltooid tegenwoordige tijd met een “t” te worden geschreven. al voltooid deelwoord met een “d”. mijn fout.
het ging echter niet om de spelling in het artikel maar om de weergave van de boodschap.
het siert de heer Don mijn berichtje met zoveel aandacht te hebben gelezen. waarvoor mijn dank.
Goed en helder schrijven is belangrijk, zowel uit respect voor de lezer als om te voorkomen dat de lezer afhaakt. Maar in mijn ogen is het nog belangrijker om goed en helder te denken, voordat je gaat schrijven.
Stimulansz heeft een professioneel redactieteam dat gespecialiseerd is in het schrijven van teksten op B1-niveau (VMBO) en voor laaggeletterden. Stimulansz levert producten en diensten aan bijna alle gemeenten en werkt samen met onder meer het Nibud, VNG en Divosa. Voor meer informatie mailt u naar: cassandra.bosters@stimulansz.nl
Herkenbare valkuilen, goede adviezen. Mooie, heldere voorbeelden.
Blijft wel de vraag staan waarom schrijvers vaak zo’n onleesbare stijl hanteren en of deze tips voldoende zijn om tot goede teksten te komen.
In mijn praktijk ontdek ik dat veel schrijvers twee functies van schrijven door elkaar laten lopen: de conceptualiserende functie en de didactische functie.
Bij de eerste functie ontdekt de schrijver al schrijvend wat zijn boodschap is. Wallace Stevens zei het al mooi: “how do I know what I think, before I see what I write?” Dus schrijven als middel om je boodschap te ontdekken. Daarbij gebruikt bijna iedereen meer woorden dan nodig is.
Bij de tweede functie van schrijven is de boodschap al helder en heeft de schrijver alle ruimte om die boodschap didactisch slim en in begrijpelijke woorden en heldere zinsconstructie te verpakken.
In mijn ogen verleidt de computer schrijvers vaak om beide functies van schrijven door elkaar te laten lopen waardoor onleesbare teksten en niet effici?nte schrijfprocessen ontstaan.
Ik vind het dan ook interessant om naast de concrete producttips om teksten begrijpelijk te maken ook op zoek te gaan naar procestips. Hoe kun je voorkomen dat de conceptualiserende functie en didactische functie door elkaar lopen? Welke technieken kun je inzetten om het denkproces van schrijvers te versnellen en te versterken? Hoe zorg je voor een goede onderbouwing van je betoog?
Gelukkig zijn op dat vlak ook veel tips en technieken aan te reiken!
En dan met een spellingscursus voor collega Kool erbij, zodat het woord ‘inruild’ voortaan met een ’t’ wordt geschreven.
zoals godfried bomans reeds zei: schrijven is schrappen. niet de lengte van het verhaal is bepalend maar de inhoud ervan.
het wordt inderdaad tijd dat men het ambtelijk taalgebruik inruild voor een vorm die voor eenieder begrijpelijk is.
Zie de website van de gemeente Zeist: Bouwen aan Brieven!
Begrijpelijk schrijven is voor velen inderdaad een probleem. Voor gemeenteambtenaren biedt de VNG Academie daarom de tweedaagse training ‘Weg met de wolligheid!, doelgericht en toegankelijk schrijven’. Zie http://www.vngacademie.nl/index.php?page_id=64&lnm=7b798818c039268df75c2771729ab9fd