Trend: Meer vergaderen

5 maart 2014 door Redactie Gemeente.nu

Een van de vijf vergadertrends in 2014 is dat we meer om de tafel gaan voor overleg. “De aandacht voor efficiënt vergaderen neemt toe.”

Voor dit artikel zijn twee verschillende benchmarks gebruikt. Het gaat om zakelijke bijeenkomsten in de brede zin van het woord. Het German Convention Bureau kijkt bijvoorbeeld ook naar overleg op congressen, ook in Nederland. Samen met de bevindingen van de Amerikaanse keten Benchmark Resorts & Hotels zijn tien trends te ontdekken:

Meer vergaderingen

In het bedrijfsleven wordt meer vergaderd om er meer financiële ruimte is gevonden voor overleg en trainingen. Een kleinere overheid die meer taken moet uitvoeren vraagt ook om meer coördinatie.
Meer besprekingen buiten de deur

Het grotere aantal flexwerkers is gewend niet alleen op de vaste werkplek af te spreken. Deze trend is reeds een feit en zal zeker in 2015 een vlucht gaan nemen.
Grens tussen online en offline overleg vervaagt

Steeds vaker kiezen collega’s ervoor een bespreking te houden via conference calls of door in te bellen. Dit ook als voorbereiding op een persoonlijker treffen.
Aandacht voor efficiënt vergaderen neemt toe

Staan als je vergadert. Aan collega’s melden slechts in hun eigen tuin een boom op te zetten. De ondervraagden voor de benchmarks geven aan dat er bij vergaderingen steeds meer aandacht is om het kort en krachtig te houden. Let wel: dit is vaak nog werk in uitvoering.
Social media wordt deel van overleg

Waar het vaak nog als niet zo netjes wordt gezien om tijdens een persoonlijke bespreking ook naar je mobiele telefoon te kijken, wordt dit langzaamaan geaccepteerd, al is het alleen maar omdat iemand zo het antwoord kan vinden op een vraag die anders in de lucht blijft hangen.

Uiteraard zijn er vergadertijgers en mensen die het bespreken als een noodzakelijk kwaad zien. Hoe dan ook, tijd is geld. Daarom zijn hier nog vijf tips te vinden om het efficiënt aan te pakken: