Afdelingssecretaresse – Gemeente Wijdemeren

Afdelingssecretaresse (32 -36 uur per week)

Ben jij een proactieve en georganiseerde secretaresse met oog voor detail? Krijg jij energie van het ondersteunen van managers en het soepel laten verlopen van hun dagelijkse werkzaamheden? Dan is de functie van afdelingssecretaresse iets voor jou!

Wat ga je doen?

In eerste instantie start je met de ondersteuning van de afdelingsmanager Omgeving. Maar ook de afdelingsmanagers Samenleving en Bedrijfsvoering kunnen jouw hulp goed gebruiken. Binnen de afdelingen verzorg je het agendabeheer van de 3 afdelingsmanagers en wat daarmee samenhangt, zoals telefoonbehandeling, voorbereiding van agendastukken en verzorging van e-mailcorrespondentie. Daarnaast heb je een representatieve taak ter ondersteuning van de afdelingsmanagers naar in- en externe relaties, beheer je het digitale archief en zorg je voor budgetbeheer van jouw activiteiten. In overleg met de afdelingsmanagers verzorg je wekelijks de voorbereiding en afhandeling van de bespreking van het afdelings-MT.

Jouw werkzaamheden;

• Agendabeheer afdelingsmanager;
• Voorbereiding (agenda, stukken verzamelen, afstemming collega’s rondom de onderwerpen) en notulen afdelings-mt;
• Organisatie van bijeenkomsten met meerdere personen, gerelateerd aan de taken van de afdelingsmanager (regulier en fusie);
• Archiefbeheer, met gebruik maken van mail, decos, notubiz;
• Mail helpen bewaken;
• Verbetervoorstellen doen in het kader van organisatie en secretariële ondersteuning (omdat het nieuwe omstandigheden zijn, vraagt het zelfstandigheid en eigenaarschap om tot efficiënte ondersteuning van management te komen);
• Notulist van besprekingen.

Waar kom je te werken?

De gemeente Wijdemeren, gevestigd in Loosdrecht, ligt in een prachtige waterrijke en groene omgeving, tussen Amsterdam en Utrecht.

Met een team van ruim 200 collega's werken we samen aan een fijne, duurzame leefomgeving waar wonen, werken en recreëren hand in hand gaan.

Wijdemeren heeft 3 afdelingen, Omgeving, Samenleving en Bedrijfsvoering. Je wordt een van de medewerkers binnen de afdeling Omgeving. Tijdens je werk heb je veel contact met het bestuurssecretariaat (voor bestuur en directie). en de projectondersteuners van de verschillende teams.  Als afdelingssecretaresse werk je nauw met hen samen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende baan, waarin je jezelf in de breedte en de diepte ontwikkelt;
• Een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, waarbij een vervoerskaart voor het openbaar vervoer volledig wordt vergoed;
• Een tijdelijk contract, tot eind 2025. Vanaf 2026 gaan wij fuseren met Hilversum;
• Inschaling in schaal 8 cao Gemeenten (bruto maandsalaris tussen de € 3.052, – en €4.297 , – op basis van een 36-urige werkweek);
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, naar eigen wens in te zetten voor bijvoorbeeld extra verlof of een fiets;
• Een laptop, thuiswerkvergoeding en telefoonvergoeding;
• Flexibele werktijden met een goede balans tussen werk en privé.

Wat vragen we?

Je bent een enthousiaste, energieke persoonlijkheid en het visitekaartje van de afdeling Omgeving en de afdelingsmanager. Je bent representatief, stressbestendig en laat je niet snel gek maken. Je beschikt minimaal over MBO(+) niveau en minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.

Dat het werk soms flexibele werktijden vraagt, vind je geen probleem.

Daarnaast beschik je over:

• Ervaring als afdelingssecretaresse en/of directiesecretaresse;
• Interesse in of ervaring met het werken bij een gemeente;
• Je bent in ieder geval beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag
• Organisatietalent en een gezonde dosis humor!

Wie zijn wij?

Wij zijn #WijvanWijdemeren! Met ongeveer 200 mensen zetten wij ons in voor ruim 24.000 inwoners. We zijn een uitdagende organisatie die continue in ontwikkeling is. Kenmerkend zijn de prettige informele werksfeer, de korte lijnen en de diverse ontwikkelingsmogelijkheden. Omdat we relatief klein zijn, weten collega’s elkaar snel te vinden en kun je nog echt het verschil maken.

Ook schakel je regelmatig tussen diverse rollen. Zo organiseer, adviseer èn voer je vaak ook uit. Het verder ontwikkelen van onze organisatie staat de komende jaren bij ons centraal. Ons doel? Binnen de mogelijkheden zo goed mogelijk aansluiten bij de behoeften van onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties.

Onze kernwaarden zijn: eigenaarschap, eigentijds en vernieuwend, inclusief, benaderbaar en professioneel.

Wijdemeren is een schitterende groene gemeente in Gooi & Vecht tussen Amsterdam en Utrecht. De dorpen die samen de gemeente vormen, liggen tussen prachtige wateren en ongeëvenaard natuurschoon waaronder de Loosdrechtse Plassen. De combinatie van natuur en kleine dorpen dichtbij de Randstad geeft precies weer hoe het werken bij ons is: afwisselend! 

Ben je enthousiast geworden?

Wij nemen graag de tijd voor je. Onder het genot van een (digitaal) kopje koffie of tijdens een korte rondleiding vertellen wij je graag meer over deze boeiende functie. Neem gerust contact op met Judith Vermaas-Laurijsen, afdelingsmanager Omgeving, telefoonnummer 06-34460902.

Of wil je eerst nog meer weten? Voor informatie over het sollicitatieproces neem je contact op met Victoria de Geest, Corporate Recruiter gemeente Wijdemeren, telefoonnummer 06 25 32 48 84 .

Deze vacature wordt tegelijkertijd voor interne en externe kandidaten opengesteld. Interne kandidaten hebben daarbij voorrang.

Indien een geschikte kandidaat zich aanmeldt, wordt er direct een gesprek ingepland. Bij een aangenomen kandidaat gaat de vacature dan direct offline.

Acquisitie n.a.v. deze vacature stellen wij niet op prijs!