Bestuurssecretaresse – Gemeente Leiderdorp

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie binnen een kleine en overzichtelijke organisatie, maar waar wel van alles gebeurt? Dan ben je bij ons aan het juiste adres! Er is namelijk genoeg te doen om jou al snel onmisbaar te maken. Zie jij organiseren en alles er omheen als uitdaging? Dan drinken wij op korte termijn graag een kop koffie met jou om elkaar beter te leren kennen.  

WAT GA JE DOEN ALS BESTUURSSECRETARESSE?

Is plannen en organiseren jou niet vreemd? Zie jij het als een uitdaging om dat ene gaatje te vinden voor een overleg in die overvolle agenda’s van de wethouders? Lees dan snel verder, want misschien zoeken wij jou!   

In deze afwisselende functie voer je secretariaats werkzaamheden uit en ben je hét aanspreekpunt voor de bestuurders en managers die je ondersteunt. Complex agendabeheer en het plannen van complexe afspraken is een greep uit de werkzaamheden waar je dagelijks mee te maken krijgt. Je beheert op een zorgvuldige manier de agenda’s en regelt afspraken. Ook bewaak je het telefoonverkeer, neem je boodschappen aan en je verstrekt algemene informatie. Verder ondersteun je bij het ontvangen van bezoekers, de verwerking en behandeling van post. 

Je organiseert, begeleidt en bereidt afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen voor. Je beheert het bestuurlijke besluitvormingsproces, waarbij je in charge bent van een goede aanlevering en afwikkeling van dossiers in het zaaksysteem. Je zorgt ervoor dat stukken op tijd en kwalitatief goed worden aangeleverd. Je neemt als logboekschrijver deel aan Bevolkingszorg Regio Leiden (BRL). Ook voer je verschillende administratieve ondersteunende werkzaamheden uit, zoals het verwerken van facturen en het aanmaken van orders. Het secretariaat is het centrale punt wat betreft het regelen van attenties, bijvoorbeeld bloemen en relatiegeschenken.   

Kortom, een functie in een dynamisch team dichtbij het bestuur van de mooie gemeente Leiderdorp. 
 

DIT KRIJG JIJ 

Aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 3.831,00 bruto per maand (schaal 7), o.b.v. een 36-urige werkweek. Verder bieden wij jou:  

• Een contract van 32-36 uur per week voor de periode van één jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst. 
• Een organisatie met korte lijnen en een informele sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners.
• Een professionele werkomgeving waarin aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling. We hebben een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer als je binnen een straal van 40 kilometer woont, óf maak gebruik van een NS-business Card.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) dat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
• Opname in het ABP-pensioenfonds en een jaarlijkse tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en laptop.
• Ons gemeentehuis is goed bereikbaar met de auto en het OV én we beschikken over gratis parkeergelegenheid. 
   

DIT NEEM JIJ MEE

Je bent een enthousiaste teamspeler die goed kan samenwerken met verschillende disciplines. Schakelen tussen verschillende niveaus is voor jou geen probleem. Daarnaast ben je flexibel, zorgvuldig, proactief en stressbestendig. Je gaat planmatig te werk, bent omgevingsbewust en resultaatgericht. Je kunt heel goed prioriteiten stellen en overzicht houden. En als het werk een keer afgemaakt moet worden na werktijd, is dat voor jou geen probleem. Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat, er is dus ruimte voor groei en kansen. Hiernaast neem je de volgende kennis en ervaring mee: 

• Minimaal mbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding als managementassistent/directiesecretaresse.
• Kennis en ervaring in of affiniteit met een gemeentelijke organisatie op secretarieel gebied.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.
• Ruime ervaring met Microsoft Office.  

Het team is in ontwikkeling. Dat houdt in dat we met elkaar kijken naar ieders talenten en interesses en daarop het werk verdelen. Dat kan ook betekenen dat de inhoudelijke werkzaamheden in de toekomst nog kunnen veranderen. Hierbij kan gedacht worden aan een andere verdeling van portefeuilles, maar ook aan het beheren van kabinetszaken, zoals de koninklijke lintjes, jubilerende bruidsparen etc.
 

ONS TEAM  

Je werkt samen met drie collega’s op het bestuurssecretariaat. Dit team is onderdeel van team Bestuur en Organisatie Ondersteuning dat uit 15 medewerkers bestaat en zich bezighoudt met bestuurs- en managementondersteuning, directieadvies, regiocoördinatie, communicatie en Arbo & verzuim. 
 

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE 

Wil je eerst meer informatie over de functie of een kop koffie of theedrinken om kennis te maken, neem dan contact op met Esther Fien (manager Bestuur en Organisatie) via 06 4104 4264.  

Meteen enthousiast? Solliciteer dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk zondag 6 april 2025 ter attentie van Esther Fien. De gesprekken staan gepland op vrijdag 11 april. 

Heb je vragen over het sollicitatieproces, bel of app dan met onze recruiter Marjolein van der Meij, via 06 3633 8450. Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt. Voor deze vacature werven wij gelijktijdig in- en extern.

TYPISCH LEIDERDORP 

Gemeente Leiderdorp stimuleert de kennis van onze inwoners, instellingen en ondernemers. Wij werken bevlogen en zijn behulpzaam. Onze nieuwsgierige instelling biedt ruimte om met oplossingen te komen. Zo kan iedereen tot bloei komen. Vertrouwen, respect en verbinding zijn altijd ons vertrekpunt. We luisteren en handelen vanuit sterke betrokkenheid bij onze omgeving. Op onze polders zijn we bijzonder trots, we willen die voor iedereen in de regio beter toegankelijk maken. Vanuit een energieke en toegankelijke werkomgeving is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en nieuwe kansen. Wendbaar en flexibel werken zit ons in het bloed waardoor we met een open en kritische blik onze dienstverlenende taken kunnen volbrengen. We moedigen nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen aan. Initiatieven met lef. Mede daarom wonen, werken en leven mensen hier graag. Onze ambitie is actief verbinden en blijvend vernieuwen in een kansrijke omgeving.