Bestuurssecretaresse

Heb jij passie voor ondersteuning en organisatie? Wil je jouw carrière voortzetten bij een dynamische organisatie met maatschappelijk impact die jou verder laat groeien en ontwikkelen? Dan is de functie als Bestuurssecretaresse bij de Gemeente Soest iets voor jou!

Wat ga je doen?

Zoek jij afwisseling in je werk? Dan is deze functie echt iets voor jou! Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris.

Als eerste aanspreekpunt namens de wethouders signaleer je, plan je vooruit en denk je mee. Je biedt ondersteuning rondom de diverse taken van de wethouder. Ook ben je de schakel tussen bestuur, inwoners en interne organisatie. Je houdt hierbij het overzicht en bewaakt de actiepunten. Je bent een spin in het web en brengt rust in een hectische omgeving.

Daarnaast heb je een representatieve taak ter ondersteuning van het bestuur naar in- en externe relaties. Zo kan het voorkomen dat mee helpt bijeenkomsten te organiseren zoals de Nieuwjaarsreceptie of de bijeenkomst voor nieuwe inwoners.

Het ondersteunen van het managementteam en de bestuurlijk-ambtelijke overleggen valt ook onder het bestuurssecretariaat, en is belegd bij een van de collega’s. Dit geldt ook voor de ondersteuning van de protocollaire aangelegenheden van de burgemeester. Je springt in bij dringende taken van collega’s als dat nodig is en sta je klaar om je collega’s op het bestuurssecretariaat te vervangen bij afwezigheid.

Hoe maak jij het verschil?

Als bestuurssecretaresse ben jij goed in het onderscheiden van hoofd- en bijzaken en houd jij je hoofd altijd koel. Jij zorgt ervoor dat de zaken goed op orde zijn. Jouw vooruitziende blik en daadkracht om alle werkzaamheden op het bestuurssecretariaat goed te regelen, dragen bij aan het succes van ons college van burgemeester en wethouder en ons managementteam.  Jij weet precies wat zij nodig hebben. Linksom of rechtsom, jij regelt het!

Wat krijg je ervoor terug?

Je komt terecht in een informele en ambitieuze organisatie met betrokken collega’s. Bij de gemeente Soest krijg je meer dan alleen een baan.

Wij bieden een salaris tot maximaal € 3.831, – bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 7). Dit salaris is afhankelijk van jouw ervaring en opleidingsniveau.

Naast het salaris bieden wij:

• Flexibel in te richten werktijden voor een goede werk-privé balans;
• Hybride werken;
• 17,05% individueel keuze budget boven op je salaris;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals betaald ouderschapsverlof;
• Een aantrekkelijke pensioensregeling bij het ABP;
• Een actieve personeelsvereniging met de leukste activiteiten;
• Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voorafgegaan door een jaarcontract.

Wanneer zijn we een match?

Jij bent een zelfstandige, representatieve, doortastende en initiatiefrijke ondersteuner die zich als een vis in het water voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je legt op alle niveaus makkelijk contact en werkt graag met collega’s samen om collegeleden en de gemeentesecretaris zo goed mogelijk te ondersteunen.

Je bent accuraat, proactief en je kunt goed plannen en organiseren. Daarnaast ben je je bewust van het vertrouwelijke karakter van de functie en handel je hiernaar.

Omdat flexibiliteit en samenwerking essentieel zijn, vragen we een hoog commitment: je bent optimaal beschikbaar. Deze rol vereist een beschikbaarheid tussen de 32-36 uur per week.

Verder vragen wij:

• MBO 4 + werk en denkniveau, bij voorkeur als directiesecretaresse of managementassistent;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, officemanager of directiesecretaresse;
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden (o.a. Office 365, Teams, iBabs);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Dit zijn wij

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.

De gemeente is bewust bezig met duurzaamheid en werkt hard aan de ambitie om in 2050 CO2-neutraal te zijn. Onlangs heeft Soest als een van de weinige gemeenten het certificaat voor de CO2-prestatieladder behaald. Bij Gemeente Soest staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving.

Informeren & solliciteren

Is deze functie jou op het lijf geschreven? Aarzel dan niet en upload gelijk je motivatie met cv. Dit kan tot en met 12 januari 2025. Je kunt je motivatie richten aan Miranda van de Kamp, teamleider a.i.

Heb je vragen over de inhoud van de functie? Neem contact op met Miranda van de Kamp via 06-48253776.

Voor vragen over het sollicitatieproces kun je contact opnemen met recruitment via solliciteren@soest.nl, of neem telefonisch contact op met Laura van Leeuwen, 06-34 61 21 55. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten en meer te vertellen over deze uitdagende functie.