Coördinator Ondersteuning Juridische Zaken – Gemeente Tilburg

Voer de regie zodat de ondersteunende processen binnen juridische zaken soepel verlopen

Informatie
Tilburg, met 230.000 inwoners de zevende stad van Nederland, is een dynamische organisatie met ruim 2.500 professionals. We pakken bestuurlijke uitdagingen aan en werken samen met de samenleving. Onze afdeling Juridische Zaken is een belangrijke kennispartner en adviseur binnen de organisatie.

Als Coördinator Juridische Ondersteuning heb je directe invloed op de kwaliteit en snelheid van juridische processen. Je zorgt dat juristen optimaal worden ondersteund en kunnen focussen op hun kerntaken. Zo versterk je de afdeling en draag je bij aan de ambities van Tilburg.

Ben jij een ervaren coördinator met affiniteit voor het juridisch vakgebied, sterk in prioriteiten stellen en werk verdelen? En zoek je een rol waarin je ondersteunt en regie voert? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?
In jouw rol als coördinator voer je regie zodat de ondersteunende processen binnen juridische zaken soepel verlopen. Je hebt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat alles op tijd en efficiënt uitgevoerd wordt. Bij (bestuurlijk) spannende bezwaren hou je vinger aan de pols en neem de interne communicatie op je.

Jouw taken omvatten onder andere:

• Coördineren van werkvoorraad en prioriteiten: Doordat jij de werkzaamheden zelf ook goed kent ben je in staat de werkdruk goed te bewaken binnen het team, verdeel je taken en zorg je ervoor dat de werkvoorraad op de juiste manier wordt afgehandeld. Bij drukte schakel je snel om te zorgen dat het werk efficiënt wordt verdeeld.
• Begeleiden van stagiaires: Je zorgt ervoor dat stagiaires goed worden begeleid en ondersteunt ze bij hun ontwikkeling.
• Procesverbetering en proactief bijdragen aan veranderingen: Je signaleert procesverbeteringen binnen het subteam en draagt deze aan bij de manager. Je denkt mee over team overstijgende (of zelfs afdeling overstijgende) verbeteringen en initieert waar nodig veranderingen in werkprocessen.
• Ondersteunen afdeling: Eerste aanspreekpunt/vraagbaak afdeling ondersteunende bedrijfsvoering zaken, jij weet waar de collega terecht kan voor inhoudelijke vragen (over onder ander Validsign, Exxelence, microsoft M365, Topdesk etc.).
• Eerste aanspreekpunt bij problemen: Jij fungeert als eerste aanspreekpunt voor juristen bij problemen in het proces. Je biedt ondersteuning bij de afhandeling van complexe of urgente zaken.
• Ondersteuning bij politiek gevoelige zaken: Bij politiek gevoelige zaken neem jij, in samenwerking met het team, de communicatie op je en zorg je voor een juiste afstemming.
• Samenwerken aan lopende projecten: Je sluit aan bij lopende projecten binnen Juridische zaken en draagt actief bij aan het proces.

Waar kom je te werken?
Je komt te werken binnen afdeling Juridische Zaken, een dynamisch en ambitieus team van professionals die zich richten op juridische processen binnen de gemeente. Samen met juristen en ondersteunende medewerkers zorg jij ervoor dat de afdelingsprocessen optimaal verlopen.

Je werkt nauw samen met juristen, beleidsmedewerkers en andere afdelingen. Je hebt een coördinerende rol en werkt proactief aan verbeteringen in werkprocessen. Je hebt veel vrijheid in je rol en kunt het werk zelf goed indelen. De functie biedt een goede werk-privébalans, met de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken.

Wat breng je mee?
Je beschikt over een proactieve werkhouding en bent in staat om werk efficiënt te verdelen en prioriteiten te stellen. Je communicatieve vaardigheden stellen je in staat om effectief te overleggen met diverse stakeholders, zoals juristen, beleidsmedewerkers en externe partijen. Je hebt een flexibele en oplossingsgerichte instelling, waarmee je actief bijdraagt aan procesverbeteringen binnen het team. Daarnaast werk je met integriteit en ben je in staat om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Verder breng je mee:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een administratieve of juridische achtergrond.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een coördinerende of ondersteunende rol, bij voorkeur in een juridische of overheidsomgeving.
• Ervaring met het coördineren van werkvoorraad en het beheren van meerdere processen tegelijkertijd.
• Kennis van juridische processen en basisbegrippen, bij voorkeur ervaring met systemen zoals Excellence, Outlook en JDE.

Wat krijg je ervoor terug?
Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 met aanloopschaal 7. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.700,- en maximaal € 4.297,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte;
• 194,4 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Een goede pensioenregeling bij ABP en korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Word je enthousiast van het lezen van deze vacature, wacht dan niet en solliciteer dan via onderstaande button!

Vragen?
De vacature staat intern open t/m 16 februari. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Olivier Nagelkerke, manager, via tel nr. 06-50030598. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: JUR25-01.

Overige info
Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor burgers en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Delen van de vacature mag, graag zelfs! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Meer over Gemeente Tilburg: Afdelingen – Werken voor Tilburg
Meer over onze arbeidsvoorwaarden: Arbeidsvoorwaarden – Werken voor Tilburg
Meer over CAO-gemeenten: Salaris, Salaristoeslagen en vergoedingen – Cao Gemeenten