Griffiemedewerker – Gemeente Woerden

Wil jij werken in het hart van de lokale politiek? Ben jij nauwkeurig, communicatief sterk en houd je van een dynamische werkomgeving? Kom dan werken bij ons! 

De functie

Werk waar je trots op kunt zijn 

De gemeenteraad van de gemeente Woerden is volop in beweging en staat midden in de samenleving. Onze raad bestaat uit 31 raadsleden verdeeld over tien fracties. In deze raadsperiode zijn onder andere bouwen en wonen en een duurzame toekomst belangrijke speerpunten. 

De griffie werkt voor de gemeenteraad en adviseert en ondersteunt de gemeenteraad in al zijn taken. De griffie organiseert de bijeenkomsten van de gemeenteraad en activiteiten om inwoners te betrekken bij het werk van de gemeenteraad. De griffie neemt een bijzondere plaats in de organisatie in en is de schakel tussen gemeenteraad, college en organisatie. Ondanks de onafhankelijke positie van de griffie, werk je samen met verschillende collega’s uit de organisatie.  

Dit ga je doen 

Je maakt onderdeel uit van het griffieteam dat samen de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad verzorgt. Raadsleden moeten erop kunnen vertrouwen dat stukken compleet en vindbaar zijn. Als griffiemedewerker vervul je daarin een belangrijke rol. Jouw aandacht en nauwkeurigheid zijn daarbij van groot belang. 

Je bent onder andere verantwoordelijk voor: 

• Voorbereiding van vergaderingen van de gemeenteraad.
• Publiceren van vergaderstukken in het Raadsinformatiesysteem
• Verwerking van ingekomen stukken voor de gemeenteraad.
• Verwerking en bewaking van vragen van raadsleden aan college en ambtelijke organisatie.
• Zorgdragen voor de administratieve taken rond de installatie van raads- en commissieleden.
• Het raadsinformatiesysteem is voor jouw werk belangrijk. Je treedt op als functioneel applicatiebeheerder, draagt bij aan de doorontwikkeling van het systeem en fungeert als aanspreekpunt voor raadsleden en commissieleden bij vragen over het systeem. In het verlengde hiervan onderhoud je een korte lijn met de leverancier van beeld en geluid in de raadzaal.  

Zo ziet jouw werkdag er ongeveer uit: 

Je begint de dag met het openen van de mail en het zaaksysteem, waar je de stukken voor de raad en griffie uit haalt. Je plaatst brieven in het digitale raadsinformatiesysteem en zet vragen van raadsleden uit bij het college. Ondertussen overleg je met een van de bodes over de gewenste ondersteuning bij de raadsvergadering die vanavond plaatsvindt. In de middag zet je alles klaar voor die vergadering en test je het vergadersysteem. Tussendoor beantwoord je vragen van inwoners en collega's uit de ambtelijke organisatie en overleg met collega's van de griffie over een paar praktische puntjes. Aan het einde van de middag werk je de laatste mails weg. Omdat je werkt in een politieke omgeving, kan een dag ook compleet anders zijn dan het bovenstaande voorbeeld. Dat maakt het werken in een politieke omgeving zo leuk. 

Dit neem je mee 

Competenties  

• Organisatorische en communicatieve vaardigheden: Je bent een meester in het plannen en organiseren. Je bent makkelijk benaderbaar voor je collega’s en de raads- en commissieleden.
• Stressbestendig: In een omgeving waar veel tegelijk gebeurt, weet jij het hoofd koel te houden en prioriteiten te stellen.
• Nauwkeurig en georganiseerd: Je bent nauwkeurig en kan altijd alles vinden. Je bent een vraagbaak voor raads- en commissieleden en collega’s in de organisatie.
• Verantwoordelijkheidsgevoel: Je voelt je verantwoordelijk voor je eigen werk maar ook voor de griffie als geheel.
• Collegiaal: De druk op de griffie is soms hoog, en het griffieteam is een klein team. Waar nodig nemen we taken van elkaar over. 

Kennis en ervaring  

Wat jou verder onze nieuwe griffiemedewerker maakt?  

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal MBO+ niveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met administratieve processen.
• Je hebt digitale vaardigheden.
• Je bent 32-36 uur per week beschikbaar. Je bent bereid om periodiek in de avonduren te ondersteunen bij de raads- en commissievergaderingen. 
• Extra enthousiast worden wij als je ervaring hebt met werken in Join en/of GemeenteOplossingen. 

Team en Organisatie 

De griffie bestaat uit 4 medewerkers, naast jou zijn er een griffier, een plv. Griffier en een raadsadviseur die tevens secretaris van de rekenkamer is. Je hebt binnen de organisatie geregeld contact met het bestuurssecretariaat, de bodedienst en met de catering van Ferm Werk.  

Ons team heeft jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht. 

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet.  

Arbeidsvoorwaarden  

• Wij bieden een salaris tot € 4.297 (schaal 8), afhankelijk van jouw kennis en ervaring. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeente Woerden? Hier lees je meer over op onze website: werkenbij.woerden.nl.

Reageer nu 

Zin in deze baan?  

• Met inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met de griffier Fransje Backerra met telefoonnummer 06 2009 4742. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met onze Adviseur Werving en Selectie Melissa Baas met telefoonnummer: 0348 42878.
• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek. 
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding. 
• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.