Managementassistent afdeling Omgevingsbeleid – Gemeente Haarlem

We zijn de leukste afdeling bij de gemeente!
De collega's van de afdeling OMB zorgen er mede voor dat Haarlem en Zandvoort plaatsen blijven waar het goed wonen en werken is. Het verleden wordt gekoesterd en gebieden worden (opnieuw) ingericht. Er worden wettelijke taken uitgevoerd, die ervoor zorgen dat de kwaliteit van de fysieke leefomgeving behouden blijft; er worden beleid en plannen gemaakt voor de fysieke leefomgeving en er wordt deelgenomen aan projecten om nieuwe delen in de stad te realiseren. De planjuristen, planologen, stedenbouwers, landschappers en de specialisten op het gebied van monumenten, archeologie en milieu, werken met veel passie voor de stad en het dorp. Kortom een afdeling waar altijd reuring is en waar het altijd ergens over gaat. Een afdeling die graag samenwerkt met collega's uit de organisatie, en waarvan collega's betrokken zijn bij het realiseren van de ambities die we als gemeente hebben. De afdeling bestaat uit ca 50 fte.

Functiebeschrijving

Als managementassistent schrik jij niet van zeer drukke agenda's en weet jij deze goed te organiseren. Je bent dienstverlenend en kan prioriteiten stellen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kan je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt. Je kijkt verder dan je eigen opdrachtgevers en werkt in teamverband. Het is voor jou dan ook vanzelfsprekend dat je je collega vervangt bij haar afwezigheid. 

• Je verzorgt de digitale agenda, onderhoudt de mail en stemt dit wekelijks af met de afdelingsmanager en de teammanagers. Je houdt de actielijst bij vanuit het MT en je bewaakt de voortgang van acties en processen.
• Je verstuurt agenda's/ vergaderstukken en zorgt voor de verslaglegging van overleggen. Je ondersteunt de doorontwikkeling van de afdeling en denkt hier graag over mee.
• Je handelt zelfstandig facturen af in GFS, houdt de BAZ-lijsten bij, verzorgt in Verseon de postregistratie en je werkt nieuwe collega's in t.b.v. de administratieve systemen zoals Verseon en Motion. Je begeleidt ook evt. stagiaires.
• Je bent het aanspreekpunt voor facilitaire zaken, zorgt voor bezoekerspassen en het inplannen van vergaderruimten. Je helpt mee interne en in voorkomende gevallen externe bijeenkomsten te organiseren.
• Je vindt het leuk om bij te dragen aan een afdeling met oog voor lief en leed.

Functie-eisen

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd. Je bent nieuwsgierig zelfreflectief. Je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Affiniteit met financiën is een pré.
• Je hebt een Mbo+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
• Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.

Organisatiewaarden
Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten