Managementassistent directeur fysiek domein – Gemeente Haarlem

De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Zij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op deze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Je komt te werken in een hecht team van vier ondersteuners. Jullie nemen elkaars taken waar en zorgen er samen voor dat het directiesecretariaat soepel blijft draaien.

Functiebeschrijving

Dankzij jou loopt het dagelijks reilen en zeilen voor de directeur op rolletjes. Een belangrijke rol, want je zorgt met je collega's van het directiesecretariaat voor het ontzien van de directie. 

• Je ondersteunt de directeur van het fysiek domein. Dit doe je samen met je collega's van het directiesecretariaat. Het is van essentieel belang dat je goed op de hoogte bent van de activiteiten binnen het fysiek domein, aangezien je deel uitmaakt van het netwerkteam fysiek domein. Het netwerkteam komt twee keer per week bijeen. Samen met de secretaris van het fysiek domein ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van bijeenkomsten en specifiek voor de logistieke organisatie, verslaglegging en opvolging van acties.
• Daarnaast beheer je de drukke agenda van de directeur fysiek domein tot in de puntjes en je schakelt snel bij onverwachte veranderingen. Het is belangrijk dat je verbanden weet te leggen en verschillende belangen en consequenties kan inschatten om effectief besluiten voor te kunnen leggen. Je neemt daarbij initiatief en geeft de directeur gevraagd en ongevraagd advies. Daar waar nodig spring je bij voor je overige collega's.
• Beheren van agenda's en e-mailboxen, beantwoorden en afhandelen van telefoontjes, ondersteunen van directie met het organiseren van bijeenkomsten en andere praktische werkzaamheden.
• Voorbereiden van overleggen in Ibabs, notuleren en opvolgen van acties.

Functie-eisen

• Je bent een professional met ruime ervaring op directie- en bestuurssecretariaten (ervaring met het werken voor de top van organisaties). Heb je minder ervaring maar heb je een nieuwsgierige aard en heb je een open blik en de wens om te leren? Dan word je van harte uitgenodigd om te reageren.
• Je hebt minimaal mbo/hbo werk- en denkniveau.
• Je kunt goed notuleren en je hebt ervaring met Outlook, Word en IBABS, Whatsapp en social media.
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena. Interesse in de onderwerpen van het fysiek domein is een pré, zodat je afspraken en inkomende correspondentie goed kunt doorgronden.
• Je kunt zelfstandig, proactief, gestructureerd en zorgvuldig werken en bent bestand tegen hoge werkdruk.
• Je bent integer en flexibel en houdt van dynamiek in je werk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
• Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.

Organisatiewaarden
Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten