Medewerker Ondersteuning Directie- en managementteam – Gemeente Zuidplas

Aantal uur: 24 per week
Salaris: tussen €3.052,- en de €4.297,- (schaal 8) o.b.v. 36-urige dienstverband
Contract: 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband
Reageren vóór: 3 maart 2025
Zorg jij ervoor dat directie en management optimaal functioneren? Vind je het leuk om snel te schakelen? Ben je officevaardig en kan je goed overweg met Excel? Dan is dit een interessante functie voor jou. Ben jij de onmisbare schakel in het proces van agendavoorbereiding, bespreking en vastlegging? Word dan onze enthousiaste, energieke en proactieve ondersteuner van het directie- en managementteam bij Zuidplas.

Informatie
Als ondersteuner ben je verantwoordelijk voor de planning en ondersteuning van het besluitvormingsproces van het directie- en managementteam. Je voert je werk uit in opdracht van de gemeentesecretaris en werkt daarin nauw samen met de directiesecretaris. Je weet om te gaan met complexe agenda’s, kan vanuit een overleg de vertaling maken naar concrete acties en besluiten, en borgt de vastlegging en opvolging daarvan. Daarnaast ondersteun je het proces van de jaarplanning, moties en toezeggingen. Je weet daarvoor snel te schakelen met o.a. de bestuursadviseurs en de griffie. Als ondersteuner val je onder het team Bestuursondersteuning, welke bestaat uit drie collega’s. De werkzaamheden van de twee andere ondersteuners zijn ongeveer gelijk en jullie zijn dus in geval van ziekte en verlof elkaars achtervang.

Je werkt ondersteunend aan de directieteamoverleggen en de managementoverleggen en bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

Voor het directieteam:

• Beheer van de postbus, intranetgroep en archief;
• Verzamelen van stukken, deze checken op huisstijl en lay-out;
• Opmaken van agenda’s (concept in Excel, definitief in Notubox) en het bijhouden van de voorraadagenda in Excel;
• Notuleren, opmaken van de besluitenlijsten en actiepuntenlijsten;
• Ondersteuning van de directiesecretaris;
• Borging van de besluitvorming in Corsa.

Voor de managementoverleggen:

• Verzamelen van stukken, deze checken op huisstijl en lay-out;
• Opmaken van de MO-agenda, notuleren en verslaglegging alsmede bijhouden van de actielijst.

Overige werkzaamheden:

• Het administratief verwerken van de jaarplanning en het monitoren van de deadlines;
• Het administratief verwerken van de overzichten moties en toezeggingen en het monitoren van de deadlines;
• Voor bovengenoemde werkzaamheden heb je nauwe contacten met de bestuursadviseurs en de Griffie.

Functie-eisen

• Je werktijden zijn bij voorkeur maandag, woensdag en donderdag;
• Flexibiliteit in de dagen, zodra één van je collega’s door ziekte/verlof uitvalt. Altijd in goed verleg met elkaar;
• Je bent een administratieve duizendpoot;
• Je weet digitale systemen snel eigen te maken (je werkt met Notubox en Corsa);
• Kennis van Excel is een must;
• Je bent een kei in het plannen en organiseren;
• Je werkt accuraat en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Je bent je bewust van je omgeving en voelt goed aan wat er in de organisatie speelt;
• Je zoekt de samenwerking, bent communicatief en in staat onder druk je kalmte te bewaren, prioriteiten te stellen en flexibel te handelen.

Arbeidsvoorwaarden
Als je komt werken bij gemeente Zuidplas ben je verzekerd van goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, namelijk:

• Een uitdagende functie en een plezierige werkomgeving bij een groeigemeente met grote ambities;
• een salaris tussen de € 3.052,- en de € 4.297,- bruto per maand o.b.v. 36 uur;
• Een Individueel Keuze Budget van 17.05% van het bruto jaarsalaris dat je helemaal naar eigen wens kan inzetten. Denk hierbij aan de mogelijkheid van het laten uitbetalen of het kopen van extra vakantiedagen;
• Een contract van een jaar met zicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd;
• Een fulltime werkweek van maximaal 36 uur;
• Hybride werkmogelijkheden en de flexibiliteit om je werktijden in te richten zoals dat bij jou past;
• Een goede werk-privébalans en 5 weken vakantie bij een fulltime werkweek zodat je even goed tot rust kunt komen;
• Vanaf dag één volg je een leerpad dat je ondersteunt in je werk en gedurende je hele dienstverband bij Zuidplas blijft uitdagen en ontwikkelen;
• Je krijgt toegang tot ons digitale leerplatform, de Zuidplas Academie met een breed scala aan trainingen en cursussen, waardoor je jezelf continu kunt ontwikkelen en blijft groeien;
• Een reiskostenvergoeding van € 0.23 per kilometer, van 10 tot 30 kilometer enkele reis. Maar als je het ons vraagt, kom je met het Openbaar Vervoer en krijg je een NS Businesscard om naar je werk te reizen;
• Een Smartphone en Laptop zodat je overal je werkt kunt doen. In het gemeentehuis staan elektrische fietsen voor je klaar om op werkafspraken te komen.
• Pensioenregeling via het ABP waarbij gemeente Zuidplas 70% van jouw pensioenopbouw betaalt;
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per dag en voldoende faciliteiten om thuis je werkplek in te richten.

Maar het allerbelangrijkste; werken met gedreven en betrokken collega’s die samen maatschappelijke impact willen maken voor de inwoners van gemeente Zuidplas.

Contactinformatie
Voldoe je aan ons profiel en spreekt de functie je aan? Dan maken we graag kennis met je! Solliciteer voor 3 maart 2025!

Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Diane Snel, Clustermanager Beleid Samenleving en Bestuursadvies. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je stellen aan Sandhia Sheombar, Corporate Recruiter. Beiden zijn telefonisch bereikbaar via (0180) 330 300.

Over Gemeente Zuidplas
Zuidplas is een dynamische en ambitieuze groeigemeente, bestaande uit de dorpen Moerkapelle, Moordrecht, Nieuwerkerk aan den IJssel, Zevenhuizen en het nog nieuw te bouwen vijfde dorp: Cortelande. Door onze ligging tussen de steden Rotterdam en Gouda kun je jezelf wagen aan zowel grootstedelijke als landelijke vraagstukken; een interessant speelveld, zowel politiek als geografisch.

Zuidplas groeit de komende jaren flink in inwonersaantal en daarmee ook in het aantal collega’s. We staan voor uitdagende en ambitieuze opgaven en passen onze werkwijze aan de vragen vanuit de samenleving aan. Dat vraagt om collega’s die passen bij Zuidplas en meegroeien door het maximale uit zichzelf en hun carrière te halen. Onze kernwaarden Verbindend, Open, Energiek en Lef sluiten hierop aan. Kortom; Zuidplas is een organisatie die je uitdaagt en laat groeien!