Ben jij die administratieve duizendpoot die het leuk vindt om de PenO administratie op orde te brengen en houden, teamleiders te ondersteunen en in contact te staan met jouw directe collega’s? Kortom wil je op een mooi, veelzijdig en breed terrein binnen P&O werkzaam zijn? Dan zoeken we jou!
Wat ga je doen?
Samen met twee andere officemanagers P&O vorm je een team die de taken op administratief en secretarieel gebied binnen P&O oppakken. Daar waar ieder een eigen focus heeft binnen het geheel aan taken vervang je elkaar bij afwezigheid en spring je in bij drukte. De kern van de functie valt in twee onderdelen uiteen. Als officemanager zorg je enerzijds voor de managementondersteuning van drie teamleiders: twee teamleiders uit het team P&O en de teamleider van Opdrachten en Innovatie. Daarnaast heb je een veelzijdige administratieve taak die onder te verdelen is in een aantal aandachtsgebieden zoals: onboarding, verzuim, personeelsadministratie, het bijhouden van de P&O pagina op het intranet etc.
Je bent verantwoordelijk voor onder andere de volgende administratieve taken:
Personeelsadministratie
- medewerkers invoeren in het personele systeem Motion Pro;
- medewerkers met vragen sta je te woord aan de fysieke “FIP-desk”, je wordt meerdere dagdelen per week ingeroosterd voor deze dienst;
- verwerking van post, zowel fysiek als digitaal.
Onboarding
- je zorgt voor de secretariële ondersteuning van de onboarding van nieuwe collega’s en de off-boarding van vertrekkende collega’s;
- je ondersteunt de burgemeester en gemeentesecretaris bij het afnemen van de eed en belofte met de administratieve voorbereiding en afhandeling.
Overig
- je zorgt dat de informatie actueel en vindbaar op intranet wordt geplaatst en verwijderd wordt waar nodig. Ook zorg je dat de onboarding app voorzien is van actuele informatie;
- coderen van facturen en aanmaken van zogenaamde ‘verplichtingen’;
- je zorgt voor aan- en afmeldingen voor diverse trainingen.
Wie zoeken wij?
Wij zoeken een officemanager die van aanpakken weet. Je vindt het leuk om dingen te organiseren, initiatief te nemen en weet dit tot in de puntjes te verzorgen. Je bent zorgvuldig, accuraat en hebt er plezier in als de dingen ‘kloppen’. Je kijkt verder dan alleen de administratieve taak en snapt het belang ervan. Je bent sociaal vaardig en legt gemakkelijk contact. Je bent verantwoordelijk en betrokken.
Verder zien we graag:
- een afgeronde relevante MBO diploma (secretarieel/administratief);
- secretariële ervaring;
- je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken;
- je bent vaardig met verschillende computerprogramma’s;
- je bent voor 24 uur in de week beschikbaar, werken op vrijdag is een pré.
Wie zijn wij?
Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.
Het Team Bedrijfsvoering en Procesoptimalisatie P&O
Binnen PenO klopt het hart van de personele administratie. We zorgen dat de medewerkers goed geregistreerd staan in het personele systeem, zodat salarissen op tijd en juist worden uitbetaald. Allerlei personele regelingen van ouderschapsverlof tot het toepassen van Individueel Keuzebudget en de verwerking van reiskostendeclaraties worden bij ons verwerkt.
Daarnaast zorgen wij voor de personele administratie in brede zin. Van administratieve taken bij onboarding tot taken die de administratieve ‘verzuimcase’ ondersteuner regelt en nog veel meer.
Wat bieden wij?
Bij Gemeente Alphen aan den Rijn kom je terecht in een hecht en ondersteunend team waar open communicatie en samenwerking centraal staan. Onze collega's zijn niet alleen toegankelijk, maar ook enthousiast om hun kennis te delen en met jou te sparren over uitdagende vraagstukken. We geloven in een cultuur van vertrouwen en moedigen een positieve werkomgeving aan waar ruimte is voor humor en een glimlach. We streven ernaar om elkaar te inspireren en te ondersteunen, in een hybride werkomgeving.
Wij leren door te doen. Dat geldt dus ook voor jou, je krijgt bij ons de ruimte om te proberen, leren en je verder te ontwikkelen. Wij durven vernieuwend te zijn, jij ook?
Verder bieden we je:
- Salaris in schaal 7 CAO Gemeenten max. €3.831,- o.b.v. 36 uur;
- Een leuke parttime functie voor 24 uur in de week;
- Een individueel keuzebudget van 17,05% met o.a. de mogelijkheid tot koop van vakantie-uren en financiering van een (elektrische) fiets;
- Een pensioenregeling via het ABP, waarbij gemeente Alphen aan den Rijn het grootste deel betaalt;
- Flexibele werktijden en alle faciliteiten om hybride te werken, waaronder een smartphone en een laptop;
- Diverse opleidingsmogelijkheden zodat je jouw potentie verder kunt ontwikkelen;
- Een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding en zelfs gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof;
Onze visie en cultuur zie je terug in onze manier van werken, ons transparante gemeentehuis en dynamische werkomgeving. We hebben flexibele werkplekken en een werkcafé; dé plek voor een inspirerend werkoverleg en toevallige ontmoetingen.
Kijk voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijalphenaandenrijn.nl/arbeidsvoorwaarden.
Meer weten?
Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Brenda Slingerland (teamleider P&O), bereikbaar op 06-47107539 of met Leonie Wassenburg (coördinator), bereikbaar op 06-46973473.
Interesse?
Voel jij je aangesproken? Dan zien we je korte motivatie en cv graag tegemoet. Solliciteren kan via de solliciteerknop bovenaan deze webpagina. Wij vragen je om in je motivatie aan te geven over welke competenties jij beschikt en hoe die een verschil gaan maken binnen onze organisatie.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Een antecedentenonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
Wacht niet tot het laatste moment met reageren! De vacature sluit mogelijk eerder dan de sluitingsdatum.
Geef een reactie