Procescoördinator Bestuurlijke Besluitvorming – Gemeente Voorschoten

Werken in Voorschoten, de Parel aan de Vliet

Onze groene gemeente, gelegen in de Leidse regio, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze ruim 26.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en ons medewerkers die zich dagelijks inzetten voor het welzijn van onze inwoners en ondernemers.

Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

Bij de gemeente Voorschoten staan we voor spannende uitdagingen. We zijn volop bezig met de ontwikkeling en verdere professionalisering van onze organisatie, waarbij we toewerken naar een klantgerichte organisatiestructuur die klaar is voor de toekomst. Het doel? Samen met plezier en betrokkenheid werken aan een gemeente waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. We bouwen aan een organisatie die niet alleen de inwoners centraal stelt, maar ook jou de ruimte biedt om bij te dragen aan innovatieve en duurzame oplossingen. De nieuwe organisatie is onderverdeeld in drie afdelingen: Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Bestuur.

Daarom zijn wij op zoek naar een Procescoördinator Bestuurlijke Besluitvorming (Agendakamer) die zich thuis voelt in de bestuurlijke processen van de gemeente. Iemand die er plezier in heeft de schakel te zijn tussen organisatie en bestuur. Ben je op zoek naar een bijzondere baan? Dan is dit iets voor jou. Met jouw komst tillen wij de Agendakamer naar een (nog) hoger niveau!

Wat ga je doen?
Als Procescoördinator Bestuurlijke Besluitvorming van de Agendakamer sta je midden in de organisatie. Je werkt in het team Projecten, cluster ondersteuning, van de Afdeling Bestuur. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de beleidsinhoudelijke advisering en procesondersteuning van het gemeentebestuur (college van B&W, burgemeester en gemeenteraad). Je bent de spil en vraagbaak in het bestuurlijke besluitvormingsproces, inclusief de onderliggende documentenstroom door de Agendakamer.

• Je voert een beknopte kwaliteitstoets uit of bestuurlijke stukken voldoen aan de gestelde eisen (zoals format, tijdigheid, accordering en inhoud).
• Je informeert en adviseert collega’s en bestuurders actief en proactief over de planning en de te volgen stappen in de diverse besluitvormingsprocedures.
• Je bent innovatief ingesteld en signaleert kansen om werkprocessen en de kwaliteit van producten te optimaliseren.
• Je bent fysiek aanwezig bij de collegevergaderingen op de dinsdag en maakt tijdens vergaderingen de besluitenlijsten en houdt de actielijst bij. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda voor de collegevergaderingen. Indien de gemeentesecretaris afwezig is verzorg je de terugkoppeling van de collegevergadering aan de collega’s in de organisatie.
• Je onderhoudt nauw contact met de beleidsadviseurs, ondersteuners, de griffie, de gemeentesecretaris en de bestuurders om het proces goed te laten verlopen en bent een vraagbaak voor medewerkers bij vragen over het proces van de stukkenstroom.
• Je beheert de overzichten van raadsvragen, moties en toezeggingen, en je bewaakt de termijnen voor de afhandeling ervan.
• Je levert ook een bijdrage aan de planning en actualisatie van de langetermijnagenda (LTA). Daarnaast werk je nauw samen met de teamleider projecten om periodieke rapportages te bespreken en deze te vertalen naar de Langetermijnagenda (LTA). Hierin weet je verbanden te leggen tussen grote projecten en ze te verwerken in bestuurlijke processen.

Wat zoeken wij in jou?
We zoeken een gestructureerde en proactieve procescoördinator die goed kan omgaan met de complexiteit van bestuurlijke processen. Je werkt in een dynamische omgeving en daar haal jij je energie uit! Je hebt ervaring in een gemeentelijke context en kunt zelfstandig opereren binnen het politieke krachtenveld. Je begrijpt wat nodig is in de voorbereiding en opvolging van collegevergaderingen.

Daarnaast:

• Heb je een HBO-werk- en denkniveau.
• Sta je voor een hoge kwaliteit van de stukkenstroom en werk je nauwkeurig en gestructureerd. Je houdt goed overzicht over lopende én afgeronde zaken;
• Ben je bestuurlijk sensitief en sta je stevig in je schoenen. Je weet wanneer je discreet moet zijn en wanneer je actief moet optreden.
• Ben je flexibel en meedenkend waar het kan, standvastig waar nodig.
• Ben je communicatief vaardig en kun je helder uitleg geven aan verschillende lagen binnen de organisatie.
• Attendeer én adviseer jij je collega's af wanneer iets niet goed gaat. Een beetje humor kan daarbij helpen!
• Ben je digitaal vaardig en heb je het vermogen om snel een systeem als iBabs te leren, zodat je snel zelfstandig kunt werken.
• Werk je graag samen, bijvoorbeeld met de teamleider projecten en collega’s van de Agendakamer, om rapportages en processen te vertalen naar bestuurlijke actiepunten.

Wat bieden wij jou?
Een dynamische werkplek in een gemeente die zelfstandig vooruit wil. Een unieke positie in een compacte gemeente met een breed takenpakket dat bijdraagt aan jouw persoonlijke ontwikkeling. De kans om te werken in een actieve gemeenschap waar ideeën snel tot uitvoering worden gebracht. Een toegankelijk bestuur en korte lijnen. Flexibele werktijden, hybride werkmogelijkheden en respect voor werk-privébalans. Een informele sfeer met sterke collegialiteit, teamgevoel en maatschappelijke betrokkenheid. Ruimte en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Een salaris tot maximaal € 5.313,- bruto per maand (schaal 10). Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, laptop en mobiele telefoon en nog tal van andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Gedetailleerdere informatie over onze arbeidsvoorwaarden tref je hier.

Solliciteren?
Ben jij de Procescoördinator Bestuurlijke Besluitvorming die wij zoeken en herken jij jezelf in het Voorschoten-gevoel waar je wordt gewaardeerd om wie je bent en wat je bijdraagt? Voor deze uitdagende rol ontvangen wij graag jouw sollicitatie. Reageren kan tot en met 5 januari 2025.

Als je vragen hebt, kun je contact opnemen met Angela van der Zijden, Teamleider Projecten bij de Afdeling Bestuur, tel. +31 88 65 49 548 of via avdzijden@voorschoten.nl.

Een ontwikkelassessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Kijk voor meer informatie over de sollicitatieprocedure op de website.