Project Adviseur & Secretaris Projecten – Gemeente Haarlemmermeer

Projectadviseur / secretaris Cluster Projecten

WO | € 4.264 – € 6.072 | Schaal 11 | Vast | 32-36 uur

Werken als Projectadviseur / secretaris bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Het verbinden van zowel interne als externe partijen die betrokkenheid hebben bij de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming van toonaangevende projecten binnen de gebiedsontwikkeling;
• Besluitvormingsprocessen versnellen en daarmee bijdragen aan gebiedsontwikkelingsprojecten met lokale impact die er écht toe doen;
• Werken binnen projectteams met grote ambities op actuele thema’s;
• Een dynamische werkomgeving, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden.

De kern van jouw functie
De projectadviseur / secretaris ontzorgt de (senior) programma- of projectmanager bij het proces van ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming en is daarbij de rechterhand van de projectmanager, zowel op inhoudelijk als organisatorisch vlak . Je regelt dat afstemming plaatsvindt over bijvoorbeeld notities, (voortgangs-)rapportages en besluitvormingsnota’s en dat deze via de juiste route de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever, het college van B&W en de gemeenteraad worden geagendeerd. Je bewaakt en coördineert de procedure van het besluitvormingsproces en bent de schakel naar de directie- en bestuursadviseurs. Daarnaast is het verbinden met zowel interne als externe partijen je tweede natuur. Je pakt graag de regie en communiceert makkelijk om daarmee sneller resultaten te behalen.

Je stuurt actief op de organisatie van overleggen. Je belegt deze, bereidt ze voor, stelt acties op en bewaakt de voortgang hiervan. Je schrijft of redigeert voorstellen die namens de projectmanagers worden verzonden. Je bent aanspreekpunt voor de secretariële ondersteuning met betrekking tot het project. Kortom je bent een zeer pro-actieve spin in het web en een rechterhand voor de programma- of projectmanager.

Binnen de gemeente Haarlemmermeer is het ontwikkelen en realiseren van woningbouwprogramma’s met bijbehorende infrastructuur, groenvoorzieningen en maatschappelijk vastgoed één van de grootste prioriteiten. We zijn dan ook dringend op zoek naar een secretaris, die een enthousiaste bijdrage wil leveren aan projecten en programma’s binnen deze actuele thema’s.

We doen het samen!
Je komt te werken in het cluster Projecten, hier zijn zo’n 80 collega’s werkzaam. Het cluster bestaat uit drie teams: Senior Project- en Programmamanagement, Projectmanagement en Project Management Office (PMO). Het cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt.
De groep projectsecretarissen bestaat uit 9 personen en maakt deel uit van het PMO.

Ontmoet meer collega’s

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 165.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met meer dan 1.300 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Enkele voorbeelden van projecten waar we nu aan werken zijn de ontwikkeling van het centrum van Badhoevedorp, Hoofddorp en Nieuw-Vennep en het stationsgebied in Hoofddorp. Maar ook het ontwikkelen van PARK21, een mooi groen gebied tussen Hoofddorp en Nieuw-Vennep of de aanleg van nieuwe infrastructuur zoals Weg om de Zuid, diverse hoogwaardige OV-verbindingen en de Noord-Zuidlijn naar de gemeente maakt onderdeel uit van onze portefeuille. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie op gebiedsontwikkeling goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 4.264,- en € 6.072,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 11).
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Werken waar en wanneer je wilt en flexibele begin- en eindtijden, ondersteund met een telefoon en laptop.
• Professionele groei met ons leerportaal Bouw aan Jezelf, diverse opleidingsmogelijkheden, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou
Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers en je bijt je graag vast in een stevige uitdaging. Gebiedsontwikkeling heeft je interesse. Daarnaast ben je je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin wij werken, weet je hierop te anticiperen en heb je affiniteit met het openbaar bestuur. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen en je beschikt over analytische vaardigheden en overtuigingskracht. Ook ben je sterk in het schrijven van notities en andere (bestuurlijke) stukken. Je bent in staat mee te denken en krijgt energie van samenwerken. Je bent sterk in het plannen, voorbereiden en uitvoeren van een project en kunt hierin goed met deadlines omgaan. Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend, pro-actief en flexibel.
Hou je van complexiteit en ben je een kei in het op hoog niveau meedenken en ondersteunen? Reageer dan snel.

Verder heb je:

• HBO-WO opgeleid, zoals in de richting Bestuurskunde of Communicatie;
• Ervaring als (project)secretaris of vergelijkbare PMO-rol in het openbaar bestuur;
• Ervaring met de (gemeentelijke) ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Grote affiniteit met het schrijven van bestuurlijke stukken;
• Kennis van en ervaring met projectmatig werken;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je.
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk dinsdag 4 februari 2025 via het sollicitatieformulier. Laat geen dagen verloren gaan, want mocht de juiste kandidaat reageren dan nemen we wellicht al eerder contact op voor het maken van een afspraak.

Meer weten over deze vacature?
Neem contact op met Rina Noorlander, teammanager PMO, via 06-4319 4492 of per mail via rina.noorlander@haarlemmermeer.nl. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Rolf van de Haar, corporate recruiter, via +31623427622 of per mail via rolf.van.de.haar@haarlemmermeer.nl