Projectassistent Cluster Projecten – Gemeente Haarlemmermeer

Projectassistent Cluster Projecten
Mbo/hbo | € 3.014- € 4.244 | Schaal 8 | vast | 32-36 uur

Werken als Projectassistent bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Als spin in het web het overzicht houden en daarmee bijdragen aan projecten met lokale impact die er écht toe doen.
• Werken binnen projectteams met grote ambities op actuele thema’s.
• Met jouw sociale vaardigheden lever je een actieve bijdrage aan de teamdynamiek; je werkt met leuke en gedreven collega’s naar een duidelijk doel toe.

De kern van jouw functie
Als project assistent ben je de ogen en oren van verschillende projectmanagers. Je ondersteunt en ontzorgt hen in de dagelijkse gang van zaken. In overleg met de projectmanagers voer je de voorbereidende werkzaamheden van projecten uit en bewaak je de voortgang van verschillende processen en informatiestromen. In deze functie onderhoudt je zowel interne als externe contacten, en hou je zicht op de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken.

Je taken bestaan o.a. uit:

• Verzorgen van complex agendabeheer;
• Organiseren en vastleggen van overleggen met externen;
• Bijhouden van actielijsten bij interne overleggen;
• Beheren van het gehele administratieve proces rond de projecten, waaronder aanbestedingen, facturering, urenregistratie etc;
• Zelfstandig afhandelen van (project) e-mail en telefoonverkeer;
• Verwerking van post, bewaking van de afhandeltijd van binnengekomen berichten via een gedigitaliseerde tool;
• Organiseren van kennis- en participatiesessies met o.a. bewoners;
• De administratieve verwerking van Woo-verzoeken

Zorg voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen

We doen het samen!
Het team projectassistenten bestaat uit 10 collega’s die ieder voor verschillende projecten actief zijn. Je kunt altijd terugvallen op elkaar voor advies en kennisuitwisseling en je vervangt elkaar waar dit relevant is.

Ontmoet meer collega’s. Samen zijn wij meer.

Waar ga je werken
Het cluster Projecten (totaal circa 60 personen) bestaat uit drie teams: Senior Project- en Programmamanagement, Projectmanagement en Project Management Office (PMO). Het cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer uiteenlopende fysieke opgaven in de buitenruimte op een professionele wijze uitvoert. De drie teams worden elk aangestuurd door een teammanager.

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 165.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met meer dan 1.350 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Enkele voorbeelden van projecten waar we nu aan werken zijn de ontwikkeling van het centrum van Badhoevedorp, Hoofddorp en Nieuw-Vennep en het stationsgebied in Hoofddorp. Maar ook het ontwikkelen van Park21, een mooi gebied tussen Hoofddorp en Nieuw-Vennep of de aanleg van nieuwe infrastructuur in de gemeente maakt onderdeel uit van onze portefeuille. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 3.052,- en € 4,297,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou
Als projectassistent weet je de juiste prioriteiten te stellen en hoofdzaak en bijzaak te onderscheiden. Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende complexe projecten en gevarieerde taken. Je bent pro-actief, doortastend en stressbestendig, en wordt er blij van om verantwoordelijkheid te dragen. Het is belangrijk dat je snel de weg weet te vinden binnen de organisatie om je de projecten eigen te maken. Daarom beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en kunt goed plannen en organiseren. Tot slot ben je energiek, flexibel en heb je een gezonde dosis doorzettingsvermogen.

Verder heb je:

• MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring met complex agendabeheer in Outlook.
• Affiniteit met financiële en administratieve taken.
• Ervaring met alle Microsoft office programma’s.
• Bij voorkeur ervaring met het werken in een gemeentelijke omgeving met ruimtelijke projecten.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk maandag 17 februair 2025 via het sollicitatieformulier. Wacht niet te lang, want zodra we goede reacties ontvangen starten we met het inplannen van gesprekken.

Meer weten over deze vacature?

Neem dan contact op met Rina Noorlander, teammanager team PMO, via 06-4319 4492 of rina.noorlander@haarlemmermeer.nl Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Rolf van de Haar corporate recruiter, via 023-5676273 of recruitment@haarlemmermeer.nl.