Secretaresse – Gemeente De Bilt

Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken voor onze inwoners? Heb jij een positieve en enthousiaste persoonlijkheid? Heb jij al een aantal jaar ervaring als assistent/secretaresse voor directie, management of bestuur? Kijk jij verder dan jouw neus lang is én vind jij het leuk om mee te helpen bouwen aan het secretariaat voor gemeente De Bilt? Ben jij ook op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wegens uitbreiding van het team zoeken wij een secretaresse voor 32-36 uur per week.

Wat ga je doen?

Samen met je collega's (bestuurs- en managementondersteuning/BMO) zorg je ervoor dat de agenda’s van onze bestuurders en managers gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je team en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie. 

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van onze bestuurders, directie en strategisch managers. Het betreft complex agendabeheer: het monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden organiseer je bijeenkomsten, laat je het portefeuillehoudersoverleg vlekkeloos verlopen, help je mee in het proces voor de bestuurlijke besluitvorming en regel je waar nodig facilitaire zaken. 

Jouw team

Binnen gemeente De Bilt werken we in zelforganiserende teams. Jij gaat deel uitmaken van het team BMO. BMO ondersteunt burgemeester, wethouders, directie en strategisch managers. Incidenteel help je de teams binnen de domeinen. 

In de organisatie is grotere behoefte ontstaan aan algemene secretariële en administratieve ondersteuning. Het takenpakket van het secretariaat breidt zich dan ook steeds verder uit. Samen met je collega’s creëer je je eigen functieprofiel op basis van je talenten en interesse. Het is nu al een enthousiast team waarin hard gewerkt, maar ook graag gelachen wordt, waar we met elkaar steeds beter worden en wezenlijke stappen zetten. Samenwerken en structuur vinden we belangrijk zodat iedereen zijn/haar taak kan uitvoeren. We helpen en vervangen elkaar waar nodig en jouw inbreng vanuit jouw ervaring is van harte welkom! 

Onze collega Mariska vertelt je graag meer over het werken bij onze gemeente:

Bekijk ook de video’s van onze andere collega’s.

Wat neem je mee? 

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder het overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooral vooruit. Je helpt meebouwen vanuit de inhoud en kunt zowel in de breedte als in de diepte kijken. Je bent politiek sensitief. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding te leggen met het team en de rest van de organisatie. 

• Je hebt al een aantal jaar ervaring als ondersteuner/ assistent/ secretaresse voor management en/of teams op mbo+ niveau.  
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een pre.  
• Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9-tot-5-mentaliteit).  
• Je kunt voor jezelf, de bestuurders, de managers en jouw omgeving de juiste prioriteiten stellen. 
• Je hebt ervaring met werken in een dynamische omgeving.  
• Natuurlijk ben je digitaal vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, Teams, Zaaksysteem, Parlaeus of soortgelijke systemen).  

Wat bieden we?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. We ontmoeten elkaar wekelijks in ons goed bereikbare gemeentekantoor en thuiswerken kan, maar uiteraard alleen in overleg met je team (je werkt daar waar het werk je nodig heeft). Je krijgt 275 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.052 tot maximaal € 4.297 (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 oktober 2024).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Diverse opleidingsmogelijkheden.

Interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kunt je brief richten aan Sandra Faas, Senior Medewerker Bestuurssecretariaat. Deze vacature blijft openstaan tot er een geschikte kandidaat is gevonden.

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Neem contact op met Sandra Faas via s.faas-buitenhuis@debilt.nl of 06-28149708.

Zó werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen:  Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen? Kijk op ons YouTubekanaal om te zien wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal!

Tenslotte

We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Delen? Ja graag!

Acquisitie? Nee, bedankt.