Welke toepassing biedt AI voor contractbeheer?

Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat inefficiënt contracteren ertoe leidt dat bedrijven 5 tot 40 procent van een opdrachtwaarde verliezen. Enerzijds doordat contractdata niet op een juiste wijze worden vastgelegd, anderzijds omdat er onvoldoende capaciteit is om de grote hoeveelheden contracten te verwerken. Steeds meer organisaties zijn daarom op zoek naar manieren om het contractbeheerproces te versnellen en anderzijds om fouten eruit te halen. Welke mogelijkheden biedt Artificial Intelligence (afgekort: AI) voor contractbeheer?

Contractbeheer en AI

In de praktijk worden verschillende definities gehanteerd van contractbeheer en contractmanagement. In deze blog ga ik ervan uit dat contractmanagement bestaat uit één of twee van de volgende onderdelen: 

• Contractbeheer: het administratieve proces van beheren van contracten inclusief archivering zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.
• Prestatie management: Contractmanagement betekent ‘krijgen wat er is afgesproken’. Contractmanagers monitoren namens de contracteigenaar de werking van contracten, leggen dit vast in contractbeoordelingen en stellen waar nodig het contract bij.

Digitalisering is een ontwikkeling die inmiddels ook voor digitale ondersteuning van contractbeheer en -management processen niet meer weg te denken is. Denk hierbij aan een contractsysteem waarin de kerninformatie van contracten is vastgelegd, waarbij via automatische signalering een waarschuwing geeft aan de juiste rollen bij een opzegging of verlenging van contracten. Zie ook het e-Procurement onderzoek naar contractmanagement software in de Benelux, waaruit blijkt dat er meerdere aanbieders zijn die contractmanagementsoftware (als standalone oplossing of als module van een inkoop of ERP oplossing) aanbieden. De laatste jaren zien we een trend dat AI inmiddels wordt omarmd door internationale aanbieders van contractmanagement software en steeds meer wordt geïntegreerd in software (zie onze blog ‘trends in contractmanagement’). De verwachting is dat deze ontwikkeling zich ook doorzet naar de Nederlandse markt.

AI en de mogelijkheden

Tot de belangrijkste hedendaagse, sterk in ontwikkeling zijnde, AI-technologieën behoren:

1. Natural Language Generation voor automatische vertalingen bij customer services en rapportgeneratie;
2. Spraakherkenning voor voice-responsesystemen en mobiele applicaties;
3. Text Analytics/Natural Language Processing voor het maken van tekstanalyses bij o.a. fraudedetectie;
4. Virtual Agents zoals een spraakassistent (chatbots) voor (hulp bij) de bediening van apparaten en hulp via customer services;
5. Biometrics voor het herkennen van menselijke eigenschappen voor de communicatie tussen mens en machine;
6. Machine (Deep) Learning Platforms voor classificatie, patroonherkenning en ondersteuning van besluitvorming en leerprocessen;
7. Robot Process Automation voor het geautomatiseerd laten verlopen van processen op basis van scripts;
8. Smart Analytics voor het visualiseren van verbanden, patronen en andere uitkomsten
9. AI hardware dat geoptimaliseerd is voor het vergaren en verwerken van gegevens en het uitvoeren fysieke taken.

Deze technologieën worden vaak gecombineerd toegepast. Zo kunnen technologieën 1 tot en met 6 worden gecombineerd om geavanceerde chatbots te creëren. Deze robots helpen gebruikers van een systeem bij het beantwoorden van vragen en het uitvoeren van de juiste acties.

Toepassing AI op contractmanagement

AI biedt diverse toepassingen voor contractbeheer, waaronder:

1. Contractanalyse: AI-software is in staat grote hoeveelheden contractdata te analyseren en patronen te herkennen om belangrijke informatie zoals vervaldata, financiële bepalingen en verantwoordelijkheden en risico’s snel te identificeren.
2. Contractclassificatie: AI kan worden gebruikt om contracten te analyseren, te categoriseren en te classificeren op basis van specifieke criteria, zoals type contract, branche, inkooppakket of regio.
3. Contractverwerking: AI kan worden ingezet om contracten automatisch te verwerken, waaronder het toevoegen van handtekeningen, het genereren van rapporten en het opslaan van contracten in een centrale database.
4. Contractsignalering: Door toepassing van AI kunnen contracten automatisch worden bewaakt en herinnerd worden aan vervaldatums, contractherzieningen en andere belangrijke deadlines.
5. Contractonderhandelingen: Het vergelijken van contractbepalingen met orderperformance, betalingen, prijsontwikkeingen in de markt e.d. en het doen van suggesties ter ondersteuning van contractonderhandelingen.
6. Compliance: Het scannen van contracten op de naleving van wet- en regelgeving en bedrijfsbeleid, waardoor het risico op non-compliance wordt verlaagd.

Bovenstaande toepassingen bieden organisaties kansen om contracten efficiënter, effectiever en nauwkeuriger te beheren en ontwikkelen, om daarmee het risico op fouten en overschrijdingen van deadlines van budgetten te verminderen. Kenmerkend voor toepassing van AI is dat deze de kwaliteit van de voorgestelde acties continu verbetert door het gebruik en interactie.

AI wordt niet altijd juist toegepast

AI wordt niet altijd op een juiste wijze toegepast. Uitdagingen waarmee organisaties te maken krijgen bij implementatie en gebruik van AI zijn:

1. Bias: bij toepassing van AI is de informatie zo nauwkeurig als de data waarmee ze zijn getraind. Als deze (contract)data onevenwichtig of bevoordeeld zijn, zal het AI systeem dit weerspiegelen in zijn beslissingen en uitkomsten.
2. Fouten: Bij toepassing van AI kunnen fouten worden gemaakt, bijvoorbeeld door verkeerde beslissingen te nemen of door onjuiste informatie te verschaffen.
3. Privacy: sommige AI-toepassingen kunnen persoonlijke informatie verzamelen en analyseren, wat privacy issues oplevert.
4. Discriminatie: AI-systemen kunnen discriminerend gedrag vertonen, bijvoorbeeld door bepaalde groepen mensen te diskwalificeren op basis van ras, geslacht of leeftijd.

Implementatie en beheer van AI essentieel

Om de voorgaande uitdagingen aan te pakken, moet AI wel op een juiste wijze worden geïmplementeerd en beheerd. Dit kan door duidelijke richtlijnen en beleid op te stellen voor verzameling, verwerking en opslag van contractdata, en door regelmatig beoordelingen en audits uit te voeren.

Daarnaast is AI slechts een hulpmiddel, menselijke interventie blijft nodig om te bepalen of de uitkomsten en beslissingen van AI-systemen juist zijn.

Wat zien we in de praktijk?

AI kan op vele wijzen worden ingezet om contractbeheer processen slimmer en beter te maken. Onbekendheid met AI leidt er echter in de praktijk toe dat organisaties nog te vaak koudwatervrees hebben om zich te verdiepen in de mogelijkheden van AI dan wel om processen te innoveren met deze technologie. Een breed gehoord advies is om op beperkte schaal te experimenteren met AI-toepassingen. 

De houding van inkopers en juristen tegenover AI lijkt divers te zijn. In zijn algemeenheid staan inkopers en juristen open voor de mogelijkheden die AI biedt voor contractbeheer. Ze zijn echter alert voor de potentiële uitdagingen van AI. Daarnaast zien ook zij de noodzaak in van een goede implementatie en beheer van AI, dit door het opstellen van beleid en/of regelgeving om de integriteit en nauwkeurigheid van AI-systemen te waarborgen.

Meer weten?

VIND Inkoop en Aanbesteding biedt thematische uitleg over contractbeheer, contractmanagement en inkoopdigitalisering.
Ook biedt deze kennisbank ondersteuning bij het doorlopen van processtappen bij het inkopen van werken, leveringen en/of diensten. Elke processtap is aanklikbaar en voorzien van praktijkinformatie.

Tagged With: aanbesteding, contractmanagement Filed Under: Sdu VIND